Personalfragebogen

Der Personalerfassungsbogen (auch Personalfragebogen genannt) dient dazu, die für Arbeitgebende erheblichen Informationen über seine Arbeitnehmenden zu sammeln. Er besteht aus einer standardisierten Zusammenfassung von Fragen.

Kommt der Personalfragebogen zum Einsatz, bevor es zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch kommt, enthält er allgemeine Informationen wie die Kontaktdaten des*der potentiellen Arbeitnehmer*in. Außerdem enthält er Informationen über den persönlichen Werdegang, fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Darunter fallen Informationen bezüglich des höchsten Schulabschlusses, der Berufsausbildung oder bisherige Berufserfahrung.

Wird der Personalfragebogen hingegen verwendet, nachdem der Arbeitsvertrag geschlossen wurde, so enthält er darüber hinaus solche personenbezogenen Daten, die für die Anmeldung und eine korrekte Lohnabrechnung des*der neuen Arbeitnehmer*in wichtig sind. Darunter fallen Informationen wie die Bankverbindung, Angaben zur Krankenversicherung, Sozialversicherungsnummer und Steuermerkmale wie Kinderfreibeträge, Konfession und Steuerklasse.

Handelt es sich bei der Tätigkeit um einen sogenannten Minijob, so dienen die Fragen dazu abzuklären ob es sich für den*die Arbeitnehmer*in tatsächlich um einen Minijob oder eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit handelt.

Wie auch im Vorstellungsgespräch, sind im Personalfragebogen natürlich nicht alle Fragen an Arbeitnehmende zulässig. Die Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) müssen auch hier beachtet werden. Danach sind vor allem solche Fragen unzulässig, die sich auf die Religion und Weltanschauung, die Herkunft oder die sexuelle Identität der Arbeitnehmenden beziehen.

Grundsätzlich sind nur solche Fragen gestattet, an deren Beantwortung die Arbeitgebenden ein berechtigtes und schutzwürdiges Interesse haben und das Interesse der Arbeitnehmenden am Schutz ihrer Privatsphäre hinter diesem Interesse zurücktritt. Ist eine Frage unzulässig, so können Arbeitnehmende deren Beantwortung verweigern.

Gemäß § 94 Abs. 1 S. 1 BetrVG bedarf ein Personalfragebogen der Zustimmung des Betriebsrats. Kommt eine Einigung über dessen Inhalt nicht zustande, entscheidet darüber die Einigungsstelle (§ 94 Abs. 1 S. 2 und 3 BetrVG).