Begriff
Unter Onboarding versteht man das Einführen neuer Mitarbeitender in bestehende Unternehmensstrukturen („An-Bord-nehmen“). In der Praxis wird unter diesem Begriff der aus einzelnen Trainings bestehende gesamte Anlernprozess zusammengefasst.
Ziel des Onboardings
Hauptziel des Onboardings ist eine gerechte Vorbereitung der neuen Mitarbeitenden auf die Anforderungen der Arbeitsstelle. Diese soll möglichst umfassend und in kurzer Zeit geschehen, um möglichst früh eine gute Arbeitsproduktivität der Mitarbeitenden zu erreichen. Es ist essentiell, den Prozess auf das Wesentliche zu beschränken um das Hauptziel unter Beachtung der Nebenziele Mitarbeiterbindung, Unternehmensidentifikation und soziale Eingliederung zu erreichen.
Gestaltung des Onboardings
Idealerweise fängt das Onboarding bereits vor Antritt der neuen Arbeitsstelle an. Den neuen Mitarbeitenden sollten schon vorab Infomaterialien zur Verfügung gestellt werden, um sich sowohl mit dem Unternehmen als auch dem notwendigen Fachwissen auseinanderzusetzen. Das Unternehmen sollte den Arbeitsplatz, notwendige Arbeitsmittel (Softwarezugänge, Schlüsselkarten, Arbeitskleidung) und die wichtigsten Dokumente vorbereiten, um einen reibungslosen Einstieg zu gewährleisten. In der frühen Phase gilt es, die hohe Motivation neuer Mitarbeitender zu nutzen und Leerlauf/Unterforderung zu vermeiden. Daher ist es sinnvoll, einen Ablaufplan für die Anlernphase zu gestalten, welcher für eine ausgewogene Auslastung sorgt. Ausgewogen deswegen, weil sowohl Unter- als auch Überforderung vermieden werden sollten, um Langeweile und Frust vorzubeugen.
Bewährt hat sich in der Praxis ein modularer Aufbau des Onboardings. Mittels eines solchen Aufbaus kann der Onboarding-Plan schnell an die unterschiedlichen Stellen des Unternehmens angepasst werden. Unterschieden werden sollte hier zwischen allgemeinen Standard-Modulen, die für alle Mitarbeitenden des Unternehmens wichtig sind, und Spezialmodulen, die nur für ausgewählte Jobs mit in den Plan aufgenommen werden. Es empfiehlt sich, generell eine Abfolge vom Allgemeinen zum Speziellen im Ablauf einzuhalten. Das heißt, der Fokus verschiebt sich mit fortschreitendem Onboarding mehr in Richtung der eigentlichen Arbeitsaufgabe, sodass man am Ende beim sogenannten „Training-on-The-Job“ angekommen ist.
Durch den modularen Aufbau wird es darüber hinaus möglich, Onboarding-Klassen aus Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Aufgabengebieten zu bilden, welche den Aufwand des Onboardings durch Synergieeffekte unternehmensweit reduzieren. Weitere Vorteile hiervon sind eine angenehmere Lernatmosphäre und das frühzeitige Schließen unternehmensweiter Kontakte, welche die langfristige Bindung an das Unternehmen fördern.
Ein Buddy-System kann darüber hinaus der Orientierung im Unternehmen helfen und Berührungsängste nehmen. Hier wird allen neuen Mitarbeitenden jeweils ein*e erfahrene*r Kolleg*in aus einem ähnlichen Aufgabengebiet zugewiesen, welche*r als Ansprechpartner*in für Sorgen und Probleme gerade in der Phase des Training-on-The-Job fungiert.
Onboarding im Zeitgeist
Die global und regional gestiegene Mobilität von Arbeitskräften führen zu durchschnittlich häufigeren Arbeitsplatzwechseln. Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil von Unternehmen ist daher die Fähigkeit, neue Mitarbeitende schnell und nachhaltig zu integrieren. Hierdurch kann zum einen durch eine stärkere Bindung dem Arbeitsplatzwechsel und hoher Fluktuation entgegengewirkt werden. Zum anderen ist es möglich, den Verlust von Arbeitskräften schneller zu kompensieren. Gerade der Standardisierung und Optimierung des unternehmenseigenen Onboarding-Prozess kommt hier eine unternehmensstrategische Bedeutung zu.