Dienstplan

Der Dienstplan ist ein Mittel der Personaleinsatzplanung, um Arbeitseinsätze (Dienste) zu definieren, zu planen, abzustimmen und zu kommunizieren. In Ausnahmefällen wird der Dienstplan auch zur Dokumentation von Arbeitseinsätzen und als Grundlage für die Lohnabrechnung genutzt. Diese Verwendung ist jedoch nicht im engeren Sinne Aufgabe der Dienstplanung.

In vielen Branchen wird im Arbeitsvertrag der Umfang, die Dauer und mögliche zeitliche Lage eines Arbeitseinsatzes (Tag-/Nachtarbeit, Wochenenden, Feiertage) festgelegt. Häufig muss jedoch in der direkten Planung noch über einen Dienstplan spezifiziert werden, wer, wann, wo und in welcher Funktion tätig wird. Typische Branchen mit solch einem Dienstplanungsproblem sind unter anderem die Gastronomie, Hotellerie, Gesundheits- und Pflegebranche, Feuerwehren, Polizei und produzierende Unternehmen.

Als Dienstplanungsproblem wird somit die Harmonisierung von Arbeitskräfteangebot und -nachfrage mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der jeweiligen Betriebsfunktion bei gleichzeitiger Maximierung des wirtschaftlichen Betriebsergebnisses (Umsatz-Personalkosten) definiert. Dabei ist die Beachtung rechtlicher, funktionaler und persönlicher Anforderungen zu gewährleisten. Rechtliche Anforderungen fußen auf dem Recht des jeweiligen Staates und können durch gesonderte Vereinbarungen (z. B. Tarifverträge) ergänzt werden. Funktionale Anforderungen zielen in erster Linie auf die Auswahl von Arbeitskräften mit geeigneter Qualifikation für den einzelnen Arbeitseinsatz ab. Wichtig ist hier immer auch eine Betrachtung möglicher Synergien und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitskräften. Persönliche Anforderungen sind unter anderem Präferenzen der Arbeitnehmernden hinsichtlich Aufgabe, Zeitpunkt und Zeitdauer des Arbeitseinsatzes.

Mittels des Dienstplans kann der*die Arbeitgeber*in sein Weisungsrecht gem. § 106 GewO ausüben. Grundsätzlich ist ein Dienstplan nach Aushändigung verbindlich. Der Zeitpunkt der Aushändigung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, soweit nicht Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder der Arbeitsvertrag hierzu gesonderte Absprachen erhalten.

Die Erstellung des Dienstplans wird eingeschränkt durch:

Verfügbarkeiten, die Mitarbeitende dem*der Arbeitgeber*in mitteilen, müssen nicht berücksichtigt werden. Eine Berücksichtigung dieser kann lediglich im Rahmen des „billigen Ermessens“ eine Rolle spielen und bedarf einer Sonderfall-Auslegung.

Bezüglich der Vorankündigung des Dienstplans hat sich die Faustformel der Ankündigung des Dienstplans und Änderungen desselbigen von 4 Tagen im Voraus bewährt, welche auch den Vorgaben des TzBfG entspricht. (Mantel-)Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können auch eigene Regeln hierzu enthalten.

Das Entstehen einer betrieblichen Übung bei der Gestaltung des Dienstplans ist umstritten und eher zu verneinen.

Voraussetzung für die Erstellung eines fortgeschrittenen Dienstplans ist eine ausgereifte Betriebsstruktur mit klar definierten Arbeitsbereichen, Prozessen und Funktionen. Diese definieren die Gestalt des Dienstplans. Generell lassen sich vier verschiedene Arten der Dienstplan-Erstellung unterscheiden:

Die klassische Variante ist die in der Praxis gerade bei kleineren Unternehmen und Betrieben dominierende Variante der Dienstplan-Erstellung. Sie ist natürlich sehr fehleranfällig und die Einhaltung der an den Dienstplan gestellten Anforderungen hängt ganz individuell von den Erstellenden ab. Durch eine Implementierung der Dienstplan-Systematik in Excel kann für den Einzelfall schon eine deutliche Komfortsteigerung erreicht werden. Diese kann allerdings keinen Anspruch darauf haben, alle Anforderungen ausreichend zu berücksichtigen. Häufig ist sie nicht intuitiv und setzt prinzipiell weiterhin speziell geschulte Anwender*innen voraus.

Aus den genannten Gründen ist ein deutlicher Trend zu kompletten Software-Lösungen für die Dienstplan-Problematik zu erkennen. Die Systeme sind häufig Cloud-basiert, in eine umfassende Personalorganisationssoftware, wie z. B. gastromatic, integriert und stellen den Planenden alle Informationen in intuitiver und komfortabler Weise für die Dienstplanung zur Verfügung. Durch die Assistenzsysteme können automatische Konflikthinweise (Unterschreitung des Mindestlohns, Nichteinhaltung von Ruhezeiten etc.) gegeben, Key Performance Indicators (KPI) visualisiert und eine verbesserte Echtzeit-Kommunikation des fertigen Dienstplans an die Mitarbeitenden erreicht werden.

Das Dienstplan-Problem kann auch als mathematisches Optimierungsproblem mit einer Vielzahl an Randbedingungen formuliert werden. Aktuell gibt es noch keine Software, die eine massentaugliche und anpassungsfähige Lösung hierfür anbieten kann. Gerade aber wegen der durch die Rationalisierung des Problems möglichen Automatisierung ist diese Art der Dienstplanung das Zukunftsthema, welches aufgrund seiner Komplexität bisher nur von wenigen Anbietern seriös angegangen wird. Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom „heiligen Gral“ der Dienstplanung, weil die aktive Planungstätigkeit auf ein absolutes Minimum reduziert werden kann und Fehler nahezu ausgeschlossen werden.

Der Dienstplan als Medium, welches personenbezogene Daten enthält, fällt unter die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Bei einer Veröffentlichung des Dienstplans zu Zwecken der Kommunikation ist also zwingend das Einverständnis der betroffenen Mitarbeitenden einzuholen. Dies kann z. B. über eine gesonderte Einwilligungserklärung erfolgen. Ein* Mitarbeiter*in hat dementsprechend kein automatisches Recht darauf, den kompletten Dienstplan einzusehen. Hierunter fällt auch eine Übersicht der generellen Urlaubs- und Arbeitstage von Kolleg*innen.