Kunde
Das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) ist eine öffentlichrechtliche Rundfunkanstalt mit Sendezentrum in Mainz. Aktuell beschäftigt das Unternehmen rund 3.500 feste sowie zahlreiche freie Mitarbeitende, die an den Standorten Mainz, Berlin sowie in 16 Inlands- und 18 Auslandsstudios
tätig sind. Das Personalmanagement von gastromatic wurde beim ZDF zuerst im Bereich „Aktueller Schnitt“ getestet und
dann schlussendlich auch eingeführt.
Herausforderung
Herausforderung im Bereich „Aktueller Schnitt“
• Enormer Kommunikationsaufwand während der Einsatzplanung von freien Mitarbeitenden
• Jährlich sind bis zu 10.000 Schichten zu planen
• Koordination nicht nur von festen, sondern auch von freien Mitarbeitenden
Lösung
• Kommunikation mit freien Mitarbeitenden läuft hauptsächlich über die Mitarbeiter-App
• Abgabe von Wunschzeiten
• Aktivitätenprotokoll unterstützt bei der Einhaltung des Bestandsschutzes
Das Problem
Im Bereich „Aktueller Schnitt“ beim ZDF wurde die Langzeit-Personaldisposition zunächst mit Excel vorgeplant. Als Erstes wurden hierfür die festen Mitarbeitenden eingeplant, danach die freien. Der Kommunikationsaufwand mit den freien Mitarbeitenden war sehr zeitintensiv, da unterschiedliche Wege zur Kontaktaufnahme genutzt wurden, wie z. B. Telefon, geschäftliche und private E-Mails sowie WhatsApp. Wenn dann schlussendlich alle Rückmeldungen eingetroffen waren, wurde der Dienst- bzw. Einsatzplan in ein internes System übertragen. Das Problem: Alles, was man in dieses interne System einträgt, ist unmittelbar für alle Nutzer*innen sichtbar und es können keine Entwürfe gespeichert werden. Auch die Dokumentation relevanter Absagen war nicht lückenlos gewährleistet. Hinzu kam, dass kurzfristige Ausfälle und Zusatzbedarfe ebenfalls mit einem sehr großen zeitlichen Aufwand verbunden waren.
Die Lösung
Der Personalleiter des ZDF erfuhr von gastromatic dann bei einer Tagung des NDR, bei der ein ehemaliger Kollege von seinen guten Erfahrungen mit der Software berichtete. Daraufhin entschloss sich das ZDF, gastromatic ebenfalls zu testen. Nach ausgiebigen und erfolgreichen Tests wurde gastromatic dann für die Personaldisposition und Bestandschutzdokumentation in mehreren Abteilungen und Bereichen des ZDF eingeführt. Mithilfe von gastromatic werden die Prozesse rund um das Personalmanagement deutlich vereinfacht. Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden läuft zentral über die Mitarbeiter-App, in der auch Wunschzeiten und Urlaubswünsche ganz unkompliziert abgegeben werden können. Die Kommunikation über unsichere Kanäle, wie z. B. WhatsApp, gehört damit der Vergangenheit an, denn in gastromatic sind alle Einsatzzeiten sicher und digital an einem Ort abgelegt. Besonders gut kommt bei den Mitarbeitenden die visuell ansprechende Optik und die zeitgemäße und moderne App an sowie dass für die Nutzung von gastromatic keine Softwareinstallation nötig ist. Dadurch können sowohl die Planenden als auch die Mitarbeitenden von überall auf die Daten zugreifen. Das Aktivitätenprotokoll unterstützt die Personalabteilung zudem bei der Einhaltung des Bestandsschutzes.
Mit welchen drei Adjektiven würdest du
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„Intuitiv, zeitgemäß & synchron“
Das Ergebnis
Das Personalmanagement in den eingesetzten Bereichen des ZDF läuft nun zeitsparend und zentral über gastromatic und die Mitarbeitenden werden über die Mitarbeiter-App in Echtzeit über Änderungen informiert. Der Dienst- bzw. Einsatzplan kann so optimal geplant werden, weil schneller die passende Person für die jeweilige Schicht gefunden wird und das ohne zeitaufwendiges Telefonieren oder andere Kommunikationswege. Durch das Aktivitätenprotokoll werden die Dispositionen zudem bei der Einhaltung des Bestandsschutzes unterstützt und gleichzeitig hilft es dem ZDF, die rechtliche Sicherheit zu erhöhen.