Kunde
El Burro war zunächst ein Over-the-counter-Restaurant und hat sich in den letzten Jahren zu einem Fullservice- Restaurant mit Platz für 140 Gäste entwickelt. In Mainz gelegen, kann man bei El Burro in modernem Ambiente neu interpretierte mexikanische Gerichte schmausen und den ein oder anderen Cocktail genießen.
Herausforderung
Zerstreute, unstrukturierte Kommunikation mit Mitarbeitenden führte zu:
• nicht optimaler Dienstplanung
• Unmut im Team und schlechte Planbarkeit
für das Personal
• Personalplanung als Zeitfresser
Lösung
Zeiterfassung, Dienstplanung und digitale
Personalakte von gastromatic ermöglichen
• alle relevanten Informationen an einem Ort
• transparente, effiziente und zufriedenstellende Kommunikation zum Team
Das Problem
Bevor El Burro mit gastromatic die Personalplanung professionalisiert hat, wurden Wunschzeiten, An- und Abwesenheiten & Co. über ein buntes Potpourri an Kanälen wie WhatsApp, Zettelchen und E-Mail kommuniziert. Anfangs war das auch kein Problem, aber mit dem Wachstum von El Burro wude diese Vorgehensweise immer fehleranfälliger. Zeiten wurden nicht richtig erfasst, Wunschzeiten wurden nicht berücksichtigt und Abwesenheiten wurden falsch geplant, was zu großem Unmut bei den Mitarbeitenden führte. Und im Umkehrschluss dann auch bei den Planer*innen und den beiden Geschäftsführern David Kling und Iliya Borisov. Die Unübersichtlichkeit über die Fülle an Informationen hatte zusätzlich einen großen Zeitaufwand zur Folge. Neben Diskussionen mit Mitarbeitenden, dauerte auch das Erstellen des Dienstplans länger, weil sämtliche Informationen aus den verschiedenen Kanälen zunächst zusammengetragen werden mussten. Zeiterfassung und Dienstplanung hatten sich bei El Burro also zu einem unzufriedenstellenden System für alle Beteiligten entwickelt und es stand fest: es muss sich etwas ändern.
Die Lösung
Dem Geschäftsführer David Kling war schnell klar, dass El Burro gastromatic einführen würde. Der Branchenfokus, das moderne und intuitive System und der kompetente Kundenservice hatten ihn überzeugt. Außerdem gab es wohl noch einen kleinen Regionalitäts-Bonus (Darmstadt x Mainz x Rhein- Main). Iliya Borisov, der zweite Geschäftsführer von El Burro und ursprünglich aus der Systemgastronomie, war ebenfalls direkt begeistert von gastromatic.
El Burro benutzt die Dienstplanung und Zeiterfassung von gastromatic und zusätzlich die Personalverwaltung, die unter anderem die digitale Personalakte und Vertragsvorlagen beinhaltet. Vor allem die Kombination aus Zeiterfassung und Dienstplanung in einem System hat das modern-mexikanische Restaurant in der Personalplanung gestärkt. Das Abgeben von Wunschzeiten, das Einreichen von Abwesenheitsanträgen und auch das Einstempeln der Arbeitszeiten werden von den Mitarbeitenden über die App von gastromatic erledigt. Es gibt also nur noch eine Informationsquelle. Dadurch haben einerseits die Planer*innen und die Geschäftsführer bei El Burro die Zeiten jederzeit im Blick, aber auch die Mitarbeitenden haben mehr Transparenz zu ihren gestempelten und genehmigten Arbeitszeiten. Außerdem gibt es noch jemanden, der davon profitiert: der Steuerberater. Bei El Burro arbeitet dieser direkt im System und kann über die Schnittstelle zu DATEV die Lohnabrechnungen unkompliziert vorbereiten.
Mit welchen drei Adjektiven würdest du
gastromatic beschreiben?
gastromatic beschreiben?
„Professionell, attraktiv und innovativ“
Das Ergebnis
Die Mitarbeitenden, die drei Planer*innen (Küche, Service & Bar) und die Geschäftsführer von El Burro haben sich schnell in gastromatic eingearbeitet und sind begeistert von den vielen Funktionalitäten und der gleichzeitig einfachen Bedienung. Diskussionen zu und Unmut über nicht vorhandene Arbeitszeitkonten gehören dank Zeiterfassung und Mitarbeiter-App der Vergangenheit an und die Dienstpläne werden jetzt „in 5 Minuten“ geschrieben, weil alle Informationen in gastromatic zusammenlaufen und nicht mehr mühselig zusammengetragen werden müssen.