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Schnittstellen in der Hotellerie: Was sind Schnittstellen und wie beeinflussen sie den Betriebsablauf?

So steigerst du mit smarten Softwareschnittstellen die Effizienz in deinem Betrieb

1.
Kurz und knapp
2.
Was sind Schnittstellen und warum ist ihre Integration wichtig?
3.
Schnittstellen in der Hotellerie: Herausforderungen & Lösungen
4.
Rechtliche Grundlagen zur Datenerhebung und Datenweitergabe
5.
Fazit

Kurz und knapp

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt suchen viele Arbeitgebende immer wieder nach Mitteln und Wegen, wie sie das Arbeiten in ihrem Betrieb effizienter gestalten können. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels versprechen schlanke und effizientere Arbeitsabläufe Erleichterung im oft hektischen und stressigen Arbeitsalltag.

Doch wie können Arbeitsabläufe denn nun ganz praktisch effizienter gestaltet werden? Als Beispiel blicken wir hierzu in die Hotellerie und schauen uns an, wie gerade diese turbulente Branche von smarten Schnittstellen profitieren kann. Wir zeigen dir, welche Arten von Schnittstellen es in der Hotellerie gibt und wie die Integration in deinem Betrieb so funktionieren kann, dass du deine Prozesse effizienter gestalten kannst.

Was sind Schnittstellen und warum ist ihre Integration wichtig?

Unter einer Schnittstelle versteht man eine Übergangsstelle zur Datenübertragung zwischen verschiedenen Software-Systemen mit dem Ziel, die Daten zwischen den Systemen so zu nutzen, dass daraus Synergien und dementsprechend Vorteile für den*die Nutzer*in entstehen.

Die Aufgabe einer Schnittstelle ist es also, Daten aus einem System in ein anderes zu übertragen, um Datensilos aufzubrechen und Kommunikationslücken zu schließen. Liegen dann alle Daten der verschiedenen Systeme übersichtlich vor, kann man basierend hierauf sinnvolle und wirtschaftliche Entscheidungen treffen und so betriebliche Prozesse optimieren.

Entscheidend hierbei ist es, dass die Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Software-Komponenten nahtlos und automatisiert geschieht. In diesem Fall können dir Schnittstellen den Arbeitsalltag erleichtern, da du nicht mehr in jedem System einzeln die Daten abrufen und auswerten musst.

Komplexer werdende Betriebsabläufe und die vielen Vorgaben vom Staat können schnell dazu führen, dass man den Überblick verliert. Durch den Einsatz von klugen Systemen zum Datenaustausch kann man nicht nur unliebsame Aufgaben abgeben, Prozesse vereinfachen und optimieren. Sie sorgen auch für mehr Umsatz, zufriedenere Kunden und glücklicheres Personal.

Schnittstellen in der Hotellerie: Herausforderungen & Lösungen

Doch welche Schnittstellentypen für den Hotelbetrieb gibt es denn nun konkret? Zu den wichtigsten zu nennenden Schnittstellenarten gehören datenorientierte Schnittstellen zu HR-Funktionen, Kassensystemen (POS), Property-Management-Systemen (PMS), Tischreservierungssystemen (RS), Lohnbuchhaltungssystemen und Controlling-Software.

Schnittstellen zu den genannten Software-Komponenten bzw. die daraus übertragenen Daten kannst du z. B. dafür nutzen, um deine Dienstplanung optimal zu gestalten oder deine Personalverwaltung zu vereinfachen. Damit das auch in der Praxis ohne Komplikationen funktioniert und der Datenfluss gewährleistet ist, spielen eine gute Anbindung und die Kompatibilität zwischen den Systemen eine entscheidende Rolle.

HR-Funktionen

Es gibt eine Vielzahl an Software-Unternehmen, die sich auf die verschiedenen Bedürfnisse im Bereich Human Resources spezialisiert haben, z. B. Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und -kommunikation oder Belohnungssysteme.

Über Softwareschnittstellen lassen sich diese Systeme mit einer Personalverwaltungssoftware, wie z. B. gastromatic, verbinden, sodass du ohne manuellen Aufwand von den einzelnen Spezialisten profitierst.

So können z. B. die Daten von Bewerber*innen, die zukünftig fest in deinem Team angestellt sein werden, aus der Recruiting-Software direkt in deine Personalverwaltungssoftware übertragen werden.

Aktuell bietet gastromatic Schnittstellen zu Personio, softgarden, Belonio und hotelkit.

Kassensysteme (POS)

In den letzten Jahren wurden die elektronischen Registrierkassen immer mehr durch digitale Kassensysteme abgelöst, welche aus einer Kassensoftware und mindestens einem Endgerät, wie z. B. einem Kassenterminal oder einem Tablet, bestehen.

Je nach Branche können weitere Geräte an das Kassensystem angeschlossen werden, wie z. B. ein Barcodescanner oder eine Waage. Aktuell gibt es auf dem Markt eine Vielzahl an Anbietern für Softwareschnittstellen, mit denen du deine Kasse direkt an dein Warenwirtschaftssystem oder deine Buchhaltung anbinden kannst, z. B. VECTRON, Hypersoft, gastronovi uvm.

Eine Datenschnittstelle zwischen einem digitalen Kassensystem und einer Dienstplanungs-Software, wie z. B. gastromatic, bietet zusätzlich den Vorteil, dass aktuelle Werte zu Personaleinsatzquote, Mitarbeiterproduktivität und Umsatz für eine optimale Schichtplanung zur Verfügung gestellt werden. So weißt du immer genau, wie viele Mitarbeitende du für eine optimale Besetzung einplanen musst.

Property-Management-Systeme (PMS)

Ein Property-Management-System (PMS) ist eine Software, die in der Hotellerie dabei unterstützt, die betrieblichen Abläufe, wie z. B. Online-Reservierungen, Materialverwaltung, Zimmerservice oder Online-Check-in, zu koordinieren.

Datenschnittstellen zwischen deinem Property-Management-System und einer Dienstplanungssoftware, z. B. gastromatic, synchronisieren automatisch deine Zimmerbelegung und Gästeanzahl, wodurch du dir direkt in der Schichtplanung die Anzahl der anreisenden, aktuellen oder abreisenden Gäste sowie die belegten Zimmer anzeigen lassen kannst. Deine Mitarbeitenden kannst du dann je nach Auslastung optimal einplanen.

Mit der individuellen Filtermöglichkeit stellst du dir ganz einfach selbst zusammen, welche synchronisierten Daten dabei für deine Schichtplanung wichtig sind (zum Beispiel nur die Zimmer, die für einen bestimmtem Arbeitsbereich relevant sind).

Die Schnittstellenlösungen von gastromatic umfassen aktuell Schnittstellen zu den PMS von Protel, SIHOT, ASA HOTEL und ibelsa.

Tischreservierungssysteme (RS)

Mit einem Tischreservierungssystem können sich deine Gäste online einen freien Tisch in deinem Restaurant oder Café buchen. Dies ist sinnvoll, da deine Mitarbeitenden so im ohnehin schon hektischen Betriebsablauf nicht mehr alle Reservierungen telefonisch entgegennehmen oder schriftlich per E-Mail beantworten müssen.

Die Schnittstelle zwischen deinem Tischreservierungssystem, z. B. Open Table, und gastromatic synchronisiert zwischen den beiden Systemen automatisch die Anzahl der zu erwartenden Gäste und Tischreservierungen. Diese kannst du dir dann in gastromatic direkt in der Schichtplanung anzeigen lassen und deine Mitarbeitenden bedarfsgerecht einplanen.

Lohnbuchhaltungssysteme

Auch wenn sie vielen keine Freude bereitet, sie muss gemacht werden: die Lohnbuchhaltung. Für viele bedeutet das jeden Monat aufs Neue alle erfassten Arbeitszeiten und relevanten Daten händisch zu übertragen und für die Lohnabrechnung bzw. den*die Steuerberater*in vorzubereiten.

Mit einer Schnittstelle zwischen gastromatic und deinem Lohnbuchhaltungsprogramm sparst du dir das zeitraubende und lästige Übertragen von Daten und vermeidest dadurch Fehler. Denn: Wenn alle Arbeitszeiten über gastromatic korrekt erfasst wurden, kannst du sie jederzeit exportieren – und zwar in genau das Format, das du brauchst.

Alle für dich abrechnungsrelevanten Bewegungsdaten (Anzahl Stunden, Abwesenheiten, Zuschläge & Co.) kannst du ganz einfach aus gastromatic exportieren, sodass du sie bequem in dein Lohnbuchhaltungsprogramm importieren bzw. an deine*n Steuerberater*in weitergeben kannst.

Aktuell bieten wir Schnittstellen zu DATEV, lohn-AG, LEXWARE uvm. an.

Controlling-Software

Im Controlling erfasst du wirtschaftlich relevante Informationen deines Unternehmens wie Umsätze und Personalkosten, analysierst sie und nutzt diese Erkenntnisse für strategische Entscheidungen.

Über Schnittstellen lassen sich dabei Daten verschiedener Systeme miteinander kombinieren. So erhältst du einen ganzheitlichen Überblick über die wichtigen Kennzahlen deines Unternehmens und triffst fundierte Entscheidungen, um die Wirtschaftlichkeit zu steigern.

Aktuell bietet gastromatic eine Anbindung an MEINbusiness, eine Software für automatisierte Berichte und Betriebssteuerung, mit der du verschiedene Funktionen wie Enterprise-Resource-Planning (ERP), Warenwirtschaft und Business Intelligence (BI) in einer einzigen Software nutzen kannst.

Rechtliche Grundlagen zur Datenerhebung und Datenweitergabe

Die Erhebung und Weitergabe von Daten zwischen den verschiedenen Softwaresystemen ist durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert. In Art. 5 DSGVO ist festgelegt, dass personenbezogene Daten nur „für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und [ ] nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden [dürfen]“.

Zudem muss die Datenerhebung „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein“. Die Software-Unternehmen unterliegen hier einer so genannten Rechenschaftspflicht, d. h. sie müssen dafür Sorge tragen, dass die rechtlichen Vorgaben umgesetzt und eingehalten werden.

Außerdem ist eine Datenverarbeitung laut Art. 6 DSGVO nur dann rechtmäßig, wenn

„die betroffene Person [ ] ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben [hat]“ oder
„die Verarbeitung [ ] für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich [ist], die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen“.

So weit so gut. Doch wie sieht es nun konkret mit der Datenweitergabe bzw. Datenübertragbarkeit zwischen den verschiedenen Systemen aus? Hier hilft ein Blick in Art. 20 DSGVO, in dem es heißt, dass eine „betroffene Person das Recht [hat], zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist“.

Ist dies technisch nicht umsetzbar, hat „die betroffene Person [ ] das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln“.

Fazit

Die Integration von Schnittstellen in der Hotellerie ermöglicht eine effizientere Gestaltung der Arbeitsabläufe. Schnittstellen sind Übergangsstellen zur Datenübertragung zwischen verschiedenen Software-Systemen, um Daten zu nutzen und betriebliche Prozesse zu optimieren. Durch nahtlose und automatisierte Datenübertragung in verschiedenen Software-Komponenten können lästige Aufgaben abgegeben, Prozesse vereinfacht und optimiert werden.

In der Hotellerie gibt es verschiedene Arten von Schnittstellen, wie datenbasierte Schnittstellen zu HR-Funktionen, Kassensystemen, Property-Management-Systemen, Tischreservierungssystemen, Lohnbuchhaltungssystemen und Controlling-Software. Mit Schnittstellen können zum Beispiel die Dienstplanung optimiert, die Personalverwaltung vereinfacht, Zimmerbelegung und Gästeanzahl synchronisiert oder Daten für die Lohnbuchhaltung exportiert werden.

Wichtig bei der Integration von Schnittstellen ist eine gute Anbindung und Kompatibilität zwischen den Systemen. Die Erhebung und Weitergabe von Daten zwischen den Softwaresystemen unterliegen den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wonach personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden dürfen.

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.