Wareneingangsbuch für die Gastronomie - So geht's ganz einfach (Excel Vorlage)

Obwohl man in einem Gastronomiebetrieb in erster Linie Lebensmittel vertreibt, fallen zudem oder gerade deshalb noch weitere Punkte ins Gewicht, die im alltäglichen Geschäft beachtet werden müssen. So ist man nicht nur verpflichtet Kennzeichnungsvorgaben und Hygienevorschriften einzuhalten, sondern gehört zudem noch zu den Gewerben, welche als Risikogruppe für Schwarzarbeit und Mindestlohngrenzen zählen. Nichtsdestotrotz muss man sich auch an alle anderen Gesetze und Richtlinien halten, die ein „normales“ Gewerbe hat – wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und/oder die Aufzeichnungspflicht inklusive Führung eines Wareneingangsbuchs. Damit man im Gesetzes-Wirrwarr weiterhin einen kühlen Kopf bewahrt, gibt es nun eine kleine Hilfestellung zu diesem Thema - und als i-Tüpfelchen eine Excel-Vorlage, mit der man seine Wareneingänge schnell und unkompliziert dokumentieren kann und so ganz easy der Aufzeichnungspflicht Herr wird.

Das Wareneingangsbuch ist eine Dokumentation über eingegangene Waren im Unternehmen. Hierzu zählen laut Gesetzestext alle Waren sowie „[...] unfertige Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich, für eigene oder für fremde Rechnung, erwirbt.“ Es zählen alle Lebensmittel dazu, die so an den Gast weitergegeben werden, wie sie eingekauft wurden und gleichermaßen auch alles, was zu Speisen oder Getränken weiterverarbeitet wird. Selbst die Serviette, mit der sich der Gast den Mund abwischt, fällt darunter. Nicht aufzuzeichnen sind jedoch Einkäufe für Hilfsmittel wie zum Beispiel im Betrieb genutztes Büromaterial.

Wie so oft liegt in dem Grund für die Aufzeichnung die Wahrung der Steuerabgaben und die daraus resultierende Aufzeichnungspflicht. In Deutschland ist jeder Gewerbetreibende gemäß § 90 der allgemeinen Verfahrensgrundsätze der Abgabenordnung an der Mitwirkung der Sachverhaltsermittlung verpflichtet. Hierzu gehört, dass man Beweismittel vorweisen muss, um später die steuerliche Schuld zu ermitteln. Beweismittel sind unter anderem alle Aufzeichnungen und Bücher, zu denen auch das Wareneingangsbuch gehört. Man darf das an der Stelle allerdings nicht mit der Buchführungspflicht verwechseln. Das eine schließt das andere nicht aus, da in der Regel bei einer doppelten Buchführung ein Wareneingangsbuch geführt werden muss. Wer sich an dieser Stelle die Frage stellt, wie ein Gewerbe definiert ist und wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist - hier eine kurze Definition:

Beim Wareneingangsbuch gibt es nicht viele, aber sehr wesentliche Punkte zu beachten. Zum einen kann das Wareneingangsbuch als tatsächliches, handschriftliches Buch geführt werden oder man behilft sich mit EDV, wie zum Beispiel Excel-Dateien. In jedem Fall sollte das Wareneingangsbuch nach den geläufigen Richtlinien der GoB geführt werden.

Die Abgabenordnung legt in § 143 Abs. 3 fest, dass die Aufzeichnungen folgende Angaben enthalten muss:

Um das Wareneingangsbuch ordnungsgemäß zu führen, sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Aufzeichnungen in chronologisch korrekter Reihenfolge eingetragen werden, damit nachträgliche Beanstandungen bei steuerrechtlichen Betriebsprüfungen umgangen werden können.

Möchte man Verstöße gegen handelsrechtliche Buchführungsvorschriften vermeiden und hält man sich an die Bestimmungen der Abgabenordnung, sorgt man dafür, dass die Finanzbehörden den Gewinn nicht in geeigneter Weise schätzen müssen und man im schlimmsten Fall mehr Steuern zahlen muss als nötig. Zudem ist man gut beraten, die Gesetze zu befolgen, da man so die Bekämpfung von Schwarzeinkäufen minimieren kann und auch hier keine zusätzlichen Strafsummen befürchten muss. Die Excel-Vorlage gibt die Möglichkeit die Wareneingänge ordnungsgemäß zu dokumentieren.