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Effektive Urlaubsplanung im Unternehmen: Gesetze & praktische Tipps

Wie funktioniert strategische Urlaubsplanung unter Berücksichtigung von arbeitsrechtlichen Gesetzen und persönlichen Wünschen der Arbeitnehmenden?

1.
Kurz und knapp
2.
Rechte und Pflichten von Arbeitgebenden
3.
Muss Urlaub genehmigt werden?
4.
Darf genehmigter Urlaub zurückgezogen werden?
5.
Dürfen Arbeitgebende Betriebsurlaub anordnen?
6.
Was passiert mit Urlaub bei Krankheit?
7.
Kann Urlaub verfallen?
8.
Muss der Betriebsrat dem Urlaub zustimmen?
9.
Digitale Urlaubsplanung mit dem Urlaubsplaner von gastromatic

Kurz und knapp

Zeit ist Geld – und Urlaubszeit Umsatz, den Arbeitnehmende nicht erwirtschaften, weil sie gerade entspannen. Deshalb haben Arbeitgebende ein berechtigtes Interesse daran, den Urlaub ihrer Mitarbeitenden so über das Jahr zu verteilen, dass die Effizienz des Unternehmens durchweg hoch bleibt.

Über- und Unterbelegung vermeiden Arbeitgebende durch eine frühzeitige strategische Urlaubsplanung. Arbeitgebende können den Urlaub ihrer Mitarbeitenden auf zwei Arten planen:

„Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“: Die ersten Mitarbeitenden, die einen bestimmten Zeitraum für ihren Urlaub beanspruchen, bekommen diesen genehmigt. Wer seine Ansprüche zu spät anmeldet, muss auf andere Zeitpunkte ausweichen. Beschäftigt man nur wenige Mitarbeitende, kann man hierfür eine Urlaubsplaner-Vorlage bzw. Excel-Vorlage verwenden.
Strategische Planung: Arbeitgebende setzen eine Frist, bis zu der alle längeren Urlaube beantragt werden müssen. Nach Ablauf der Frist sichten die Arbeitgebenden alle Anträge und genehmigen unter sozialen Gesichtspunkten möglichst viele Urlaubswünsche. Bei kollidierenden Interessen der Arbeitnehmenden bemühen sich die Arbeitgebenden aktiv um einen Ausgleich zwischen den Beteiligten.

Egal für welche Variante sich Arbeitgebende beim Erstellen des Urlaubsplan entscheiden: In jedem Fall gilt es einige gesetzliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Worauf insbesondere zu achten ist, erklären wir in diesem Blogartikel.

Rechte und Pflichten von Arbeitgebenden

Jedes Beschäftigungsverhältnis begründet einen Urlaubsanspruch. Saisonkräfte, Minijobber*innen, Werkstudierende und feste Mitarbeiter*innen – das Gesetz macht keinen Unterschied.

Arbeitgebende dürfen Urlaub grundsätzlich nicht verwehren, können aber mit dringenden betrieblichen Belangen begründen, dass sie Urlaubsanträge ablehnen. Zu diesen Belangen gehören etwa ein zeitweise hoher Krankheitsstand (z. B. wegen Grippewelle) oder die Hochsaison.

Beispiel Eisdiele: Hier wird der meiste Umsatz in den Sommermonaten gemacht, sodass die Möglichkeit, in diesem Zeitraum Urlaub zu nehmen, durch Arbeitgebende eingeschränkt werden kann.

Darüber hinaus versteht sich von selbst, dass nicht alle Arbeitnehmenden eines Betriebs zur selben Zeit in den Urlaub gehen können. Arbeitgebende dürfen nach sozialen Gesichtspunkten entscheiden, wessen Urlaubswünsche Vorrang gegenüber denjenigen von anderen Mitarbeitenden haben.

Arbeitnehmende mit schulpflichtigen Kindern sind beispielsweise an die Ferienzeiten gebunden, während ledige Mitarbeitende nicht darauf angewiesen sind, in den Schulferien Urlaub zu nehmen – entsprechend kann es letzteren zugemutet werden, den Urlaub auf einen anderen Zeitraum zu legen.

WICHTIG

Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten. – § 8 BUrlG

Muss Urlaub genehmigt werden?

Ganz klar: ja! Arbeitnehmende, die sich eigenmächtig beurlauben, setzen sich dem Risiko einer Kündigung aus.

Bei unvorhergesehenen Änderungen der Urlaubspläne sollte man immer das Gespräch mit dem*der Arbeitgeber*in suchen und um Zustimmung zur Verschiebung des bereits genehmigten Urlaubs bitten.

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Darf genehmigter Urlaub zurückgezogen werden?

Damit Arbeitnehmende sich auf Zusagen ihrer Arbeitgebenden verlassen können, dürfen Chef*innen Urlaubsgenehmigungen grundsätzlich nicht zurückziehen. Das gilt auch, wenn der Urlaub irrtümlich genehmigt wurde.

Bereits genehmigter Urlaub darf außerdem weder von Arbeitgebenden noch Arbeitnehmenden verschoben oder zurückgenommen werden – außer im gemeinsamen Einvernehmen zwischen beiden Parteien.

Geraten Arbeitgebende doch in die Situation, dass sie Arbeitnehmende darum bitten müssen, ihren Urlaub zu verschieben, entsteht eine Schadensersatzpflicht.

Arbeitgebende müssen dann die entstehenden Kosten für die Arbeitnehmenden übernehmen (Umbuchung von Flügen, Stornierungsgebühren von Hotels, etc.).

Arbeitnehmende dürfen aber auch verweigern und den genehmigten Urlaub wie geplant antreten. Ohne Einvernehmen lässt sich nichts mehr drehen!

Arbeitgebende können ihren Arbeitnehmenden nur unter einer einzigen Bedingung verbieten, genehmigten Urlaub anzutreten: Wenn existenzbedrohende Umstände vorliegen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden.

Letztlich sind allenfalls Katastrophenfälle gemeint, nicht aber sonstige, beherrschbare betriebliche Schwierigkeiten. In der höchstrichterlichen Rechtsprechung wurde ein solcher Fall noch nicht positiv entschieden. Vermutlich sind die betroffenen Arbeitnehmer in derartigen Extremfällen ohnehin einsichtig.

Haufe

Insbesondere Personalmangel stellt hingegen keinen solchen existenzbedrohenden Ausnahmezustand dar.

Haben Arbeitnehmende ihren Urlaub schon angetreten, gibt es keinerlei Spielraum für Arbeitgebende mehr. Zurückholen dürfen sie die betreffenden Mitarbeitenden nicht.

Auch vertragliche Vereinbarungen, die Arbeitgebenden ein Notfallrecht einräumen, ihre Mitarbeitenden aus dem Urlaub zu holen, sind unwirksam.

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Dürfen Arbeitgebende Betriebsurlaub anordnen?

Als Arbeitgeber*in darf man grundsätzlich Urlaub für seine Mitarbeitenden anordnen, sofern dies im Arbeitsvertrag oder in tarifvertraglichen Regelungen festgehalten ist. Jedoch müssen dabei die gesetzlichen Bestimmungen zum Urlaubsrecht beachtet werden.

Mitarbeitende haben einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub, der in Form von Planung, Dauer und Zeitpunkt abgestimmt werden muss. Zudem sollte der Urlaubswunsch der Mitarbeitenden berücksichtigt werden, soweit dies möglich und zumutbar ist.

Bei dringenden betrieblichen Gründen oder in Ausnahmefällen können Arbeitgebende jedoch auch Urlaub anordnen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) akzeptiert eine einseitige Festlegung des Urlaubs nur dann, wenn die Beschäftigten damit einverstanden sind.

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Was passiert mit Urlaub bei Krankheit?

Aus arbeitsrechtlicher Sicht haben Mitarbeitende, die während ihres Urlaubs erkranken, Anspruch darauf, dass die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet werden.

Gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) wird der Urlaub nur dann unterbrochen und nicht weiter gewährt, wenn die Mitarbeitenden während des Urlaubs arbeitsunfähig werden und dies den Arbeitgebenden unverzüglich mitteilen.

Die Mitarbeitenden haben dann Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG).

Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich und nachweislich durch eine ärztliche Bescheinigung dokumentieren. Arbeitgebende haben zudem das Recht, eine ärztliche Untersuchung durch den Betriebsarzt veranlassen zu lassen, um die Arbeitsunfähigkeit zu überprüfen.

Kann Urlaub verfallen?

Wenn Mitarbeitende nicht den gesamten ihnen zustehenden Urlaub in einem Jahr genommen haben, werden diese nicht genutzten Urlaubstage als Resturlaub bezeichnet.

Gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) müssen Arbeitgebende sicherstellen, dass die Mitarbeitenden ihren Jahresurlaub während des laufenden Kalenderjahres nehmen können und dürfen diesen nicht einfach verfallen lassen.

Wenn ein*e Arbeitnehmer*in bis zum Ende des Übertragungszeitraums für den Urlaub des restlichen Urlaub nicht genommen hat, geht dieser normalerweise verloren, es sei denn es wurden besondere Umstände wie Krankheit oder betriebliche Gründe nachgewiesen.

Resturlaubstage können für Arbeitgeber und Mitarbeiter eine organisatorische Herausforderung darstellen, da sie entweder ausgezahlt, in das nächste Jahr übertragen oder innerhalb einer festgelegten Frist genommen werden müssen.

Muss der Betriebsrat dem Urlaub zustimmen?

Die Zustimmung des Betriebsrats ist für die Genehmigung von Urlaub normalerweise nicht erforderlich, es sei denn, dies ist explizit in einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag festgelegt.

Der Betriebsrat hat jedoch ein Mitspracherecht bei der Planung der Urlaubszeiten, insbesondere um sicherzustellen, dass die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden fair und gleichmäßig berücksichtigt werden.

Es ist daher empfehlenswert, die geltenden Regelungen im Betrieb oder Tarifvertrag zu überprüfen und gegebenenfalls Rücksprache mit dem Betriebsrat zu halten.

Digitale Urlaubsplanung mit dem Urlaubsplaner von gastromatic

Digitale Lösungen wie gastromatic schaffen bei den oben beschriebenen Szenarien einfache und effiziente Prozesse.

Mit dem Online-Urlaubsplaner von gastromatic müssen Planende nicht länger unzählige Listen führen, sondern haben alles in einer einzigen Software, die viel Zeit und Aufwand spart.

Durch die Integration der Mitarbeitenden via gastromatic App können diese nicht nur selbstständig Wunschzeiten für ihre Urlaube eintragen, sondern auch direkt Abwesenheitsanträge einreichen.

Sobald der Antrag durch die Planenden bearbeitet wurde, werden die Mitarbeitenden ebenfalls via gastromatic App benachrichtigt. So werden die Teams eingebunden und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

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Bei wichtigen Veranstaltungen oder hohem Arbeitsaufkommen können ganz einfach Urlaubssperren eingerichtet werden, über die die Mitarbeitenden bereits beim Antrag informiert werden.

Eventuelle Planungskonflikte, wie bereits verplante Schichten oder gleichzeitige Urlaubsanträge, werden direkt beim Bearbeiten des Antrags angezeigt, um Planungsfehler zu vermeiden.

Im Urlaubskalender können alle Urlaube der Mitarbeitenden auf einen Blick eingesehen werden. Diese werden automatisch in die Dienstplanung übertragen, um die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden zu überprüfen.

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Zudem gibt es die Möglichkeit, dass auch die Mitarbeitenden die Urlaubsübersicht einsehen können. Der verbleibende Urlaubsanspruch (Resturlaub) wird ebenfalls automatisch berechnet.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite „Urlaubsanspruch – die Basics rund um eine gelungene Urlaubsplanung“

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.