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Gastromatischer Reiseführer zur perfekten Urlaubsplanung: Urlaubsanspruch zwischen Gesetz und Alltag
Das neue Jahr ist noch jung und wir starten eine kleine Blogserie über ein sehr erfreuliches
– wenn auch manchmal etwas kompliziertes
– Thema: Urlaub!
Zur Feier der Herausgabe des 5. Bandes unseres Personalkompass fassen wir in den kommenden Blogposts die wichtigsten Fakten zusammen und nehmen euch mit auf eine aufschlussreiche Reise zur perfekten Urlaubsplanung.
- 1.Das ist Urlaub
- 2.Welcher Anspruch gilt bei nicht-regelmäßigen Arbeitszeiten?
- 3.Achtung, Wechselstimmung: Von Teil- auf Vollzeit und umgekehrt
- 4.Urlaub darf nicht einfach verfallen
- 5.Urlaubsanspruch kürzen – wann und wie viel
- 6.Haben wir dein Interesse geweckt?
Das ist Urlaub
Zeitspanne, in der der Arbeitnehmer unter Fortzahlung seiner Bezüge von der Arbeitspflicht befreit ist.
QUELLE: HAUFE
Urlaub ist eine Errungenschaft der Gewerkschaften, erkämpft vor dem Hintergrund der Industrialisierung im 19. Jahrhundert: „Der erste echte Urlaubsanspruch ergab sich deshalb auch nicht aus einem Gesetz, sondern aus Tarifverträgen“ (DGB Rechtsschutz). Heute garantieren der deutsche Staat und die Europäische Union ihren Bürger*innen einen Mindesturlaub. Die Rahmenbedingungen des gesetzlichen Mindesturlaubs sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG formuliert und umfassen als wichtigste Regelungen:
- Jeder und jede Arbeitnehmer*in hat Anspruch auf Urlaub – ohne Ausnahme
- Jahresurlaub wird immer pro Kalenderjahr ermittelt und sollte in diesem Zeitraum genommen werden (verfällt jedoch nicht automatisch am Ende des Jahres)
- Der gesetzliche Urlaub von 4 Wochen pro Jahr entspricht 24 Tagen bei einer 6-Tage-Woche
- Bei festen Arbeitszeiten lässt sich der Mindesturlaub leicht berechnen. Er beträgt immer 24 : 6 x Y Tage, wobei Y die Tage in der Woche darstellt, die gearbeitet werden. Komplizierter ist die Ermittlung des Urlaubs bei unregelmäßigen Arbeitszeiten
Welcher Anspruch gilt bei nicht-regelmäßigen Arbeitszeiten?
Das BUrlG gilt sowohl für Arbeitnehmende in Festanstellung als auch Auszubildende, Minijobber*innen und Freiberufler*innen – also inklusive aller Arbeitenden, die keine regelmäßigen Arbeitszeiten haben und flexibel eingesetzt werden. Im Hotel- und Gastgewerbe kommt es häufig vor, dass Mitarbeitende unterschiedlich viele Tage pro Woche arbeiten. Mal 3, dann 5, in der darauffolgenden Woche auch mal nur 2 Tage oder gar nicht. In solchen Fällen lässt sich die Formel 24 : 6 x Y nicht anwenden.
Rechtlich gesehen steht es Arbeitgeber*innen frei, den Urlaubsanspruch durch eine realistische Schätzung festzulegen. In der Praxis spielt diese Lösung jedoch keine Rolle. Stattdessen wird der Urlaub häufig in den Lohn „eingepreist“. Dann rechnen Arbeitgebende einen Aufschlag von mindestens 7,6 % auf den Stundenlohn auf.
Woher kommen die 7,6 %? Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass einer Person, die in einer 5-Tage-Woche arbeitet, gesetzlich 20 Tage Urlaub zustehen: 24 : 6 x 5 = 20. Außerdem wird davon ausgegangen, dass dieselbe Person 260 Tage im Jahr arbeitet. Dividiert man also die 20 Tage durch die 260 Tage, kommt man auf die 7,6 %, die auf den Stundenlohn mindestens aufgeschlagen werden müssen, um den gesetzlich vorgeschriebenen Urlaub zu kompensieren. Werden betrieblich zusätzliche Urlaubstage gewährt, erhöht sich der Prozentsatz für den Aufschlag entsprechend.
Davon profitieren besonders Minijobber*innen und Studierende, die sowieso sehr flexibel zwischen Arbeits- und Freizeit wechseln und der grundsätzliche Erholungsgedanke keine Rolle spielt. In der Schweiz ist diese Art der Abgeltung standardmäßig üblich, in Deutschland hingegen eine rechtliche Grauzone.
Die gesetzeskonforme Alternative
Einen alternativen Ansatz hat das Bundesarbeitsgericht 2019 aufgezeigt: Bei einer 5-Tage-Woche arbeiten Arbeitnehmende 260 Tage im Jahr (312 Tage bei einer 6-Tage-Woche). Diese 260 Tage (312 Tage) lassen sich mit dem gesetzlich festgeschriebenen Mindesturlaub in Beziehung setzen:
- 260 Arbeitstage : 20 Urlaubstage = 13 (ebenso: 312 Arbeitstage : 24 Urlaubstage = 13)
- Das bedeutet: Pro 13 Arbeitstage besteht ein gesetzlicher Anspruch auf 1 Urlaubstag
Der Wert 13 ist dabei keine fixe Größe, sondern eine Variable. In Betrieben, in denen ein Tarifvertrag einen höheren Urlaubsanspruch garantiert, kann dieser Wert kleiner ausfallen. Dann würden die 260 Arbeitstage durch X Urlaubstage geteilt, wobei X der durchschnittliche Urlaubsanspruch aller Vollzeitbeschäftigten ist. Den Arbeitnehmer*innen stünden dann mehr Urlaubstage zu – in der Praxis wird aber meistens doch mit 20 Urlaubstagen gerechnet.
Anspruch einfach in gastromatic ermitteln
Mit gastromatic lässt sich der tatsächliche Urlaubsanspruch blitzschnell und exakt ermitteln. Arbeitgeber*innen müssen lediglich den Jahresurlaubsanspruch laut Vertrag eingeben, alles weitere (Eintritt/Austritt/Rundung/Verfall) errechnet das System. Auch betriebsspezifisch abweichende Urlaubsvereinbarungen (durch Tarif- oder Arbeitsvertrag) können in gastromatic berücksichtigt werden, indem einfach der abweichende Jahresurlaubsanspruch eingegeben wird.
Achtung, Wechselstimmung: Von Teil- auf Vollzeit und umgekehrt
Für die Praxis sehr relevant sind Fälle, in denen Angestellte ihre Arbeitszeit von Vollzeit auf Teilzeit reduzieren oder aus der Teilzeit heraus auf Vollzeit gehen.
- Vollzeit auf Teilzeit: Bereits erworbener Urlaubsanspruch wird mit der verringerten Arbeitszeit nicht nachträglich angepasst. Wechselt eine Vollzeitkraft zum Beispiel nach einem halben Jahr von einer 5-Tage-Woche in die Teilzeit mit einem Tag pro Woche, dann hätte sie zum Zeitpunkt des Wechsels 50 % des gesetzlichen Urlaubsanspruchs = 2 Wochen = 10 Urlaubstage erworben. Mit diesem Anspruch könnte der*die Angestellte in der zweiten Jahreshälfte 10 Wochen zuhause bleiben, da jeder Arbeitstag bei ihm*ihr einer Arbeitswoche entspricht (1-Tage-Woche). Unsere Empfehlung: Arbeitgeber*innen sollten Angestellten vor dem Wechsel nahelegen, so viel Urlaub wie möglich abzubauen.
- Teilzeit auf Vollzeit: Hier gilt dasselbe Prinzip wie bei der Arbeitszeitreduktion, allerdings liegt der Nachteil in diesem Fall bei den Arbeitnehmenden. Bei einem Wechsel von 1 Tage auf 5 Tage pro Woche zur Jahreshälfte nehmen Arbeitnehmende einen Anspruch von 50 % des gesetzlichen Urlaubsanspruchs = 2 Wochen = 2 Urlaubstage mit. Auch hier kann es deshalb sinnvoll sein, dass Mitarbeitende vor dem Wechsel Urlaub abbauen.
Urlaub darf nicht einfach verfallen
Bis vor wenigen Jahren waren Arbeitgeber*innen fein raus, wenn die Arbeitnehmer*innen sich nicht selbst um ihren Urlaub gekümmert haben. Die Arbeitgeber*innen ließen den Urlaubsanspruch einfach automatisch verfallen, wenn die Arbeitnehmer*innen sich bis Ende des Jahres (oder 31. März des Folgejahres, falls der Urlaubsanspruch übertragen wird) nicht darum bemüht hatten, ihren Urlaub auch zu nehmen. So oder so ähnlich wurde auch das Bundesurlaubsgesetz interpretiert:
Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.
QUELLE: BURLG § 7 ABS. 3
Heute legt die europäische Rechtsprechung den betreffenden Paragraphen jedoch arbeitnehmerfreundlich aus:
Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.
QUELLE: HAUFE
Arbeitgeber*innen haben Hinweispflicht
Die europäische Perspektive ist mittlerweile auch in Deutschland verbindlich: Arbeitgeber*innen müssen ihre Mitarbeitenden an deren Urlaub erinnern, und zwar
- als Aufforderung, diesen Urlaub zu nehmen
- klar und unmissverständlich, dass der Urlaubsanspruch zum Ende des Jahres verfällt
- rechtzeitig, sodass die Arbeitnehmerinnen noch Zeit haben, den Urlaub auch in Anspruch zunehmen
Mit gastromatic auf der sicheren Seite: In gastromatic lässt sich der mögliche Verfall von Urlaubsansprüchen verfolgen, indem individuelle Verfallsdaten im Vorhinein berechnet werden und die Anzahl der restlichen Urlaubstage zusätzlich jederzeit für die Mitarbeitenden in der App abrufbar sind. Das reduziert das kommunikative Aufkommen enorm.
Urlaubsanspruch kürzen – wann und wie viel
Im Urlaub soll man sich von der Arbeit erholen – bedeutet das im Umkehrschluss, Arbeitgeber*innen dürfen den Urlaub kürzen, wenn Arbeitnehmer*innen wegen Abwesenheit ihre Arbeitszeit nicht erfüllen?
Kommt darauf an…
Haben wir dein Interesse geweckt?
Der Personalkompass ist dafür da, dir mithilfe unserer Erfolgscoaches konkretes Wissen an die Hand zu geben und dir somit den optimalen Personaleinsatz zu ermöglichen. Wenn du das Thema Urlaub so spannend findest wie wir und gerne detailliertere Informationen zum rechtlichen Rahmen, der vertraglichen Ausgestaltung und der strategischen Urlaubsplanung hättest, melde dich bei uns! Im zweiten Kapitel erwartet dich vertieftes Wissen zum Thema der Urlaubskürzungen – speziell in den Fällen der Krankheit, der Kurzarbeit, des Mutterschutzes und der Elternzeit. Auch werden Fakten rund um den Urlaubsanspruch rund um den Jobwechsel beleuchtet – wie verhält es sich mit der Wartezeit im neuen Job? Was passiert mit dem Urlaubsanspruch nach Eintritt in ein neues Unternehmen und was passiert wiederum mit dem Urlaubsanspruch nach Austritt aus dem alten Unternehmen? Wir zeigen dir konkrete, praxisrelevante Beispiele, die dabei helfen das (teilweise doch recht komplexe) Thema zu veranschaulichen.
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite „Urlaubsanspruch – die Basics rund um eine gelungene Urlaubsplanung“
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