Urlaubsrecht – die Basics rund um eine gelungene Urlaubsplanung

Diese Themenseite umreißt für dich peu à peu alle Bereiche rund um den Urlaub und die Urlaubsplanung. Wir legen los mit den Basics – was genau ist denn eigentlich Urlaub und wie viel Urlaub steht uns zu? Wie baut sich der Urlaubsanspruch auf und muss man rechtliche Besonderheiten beachten? Außerdem sprechen wir auch über das Thema der Lohnfortzahlung und geben euch Tipps zur strategischen Urlaubsplanung an die Hand: Was kann ein Unternehmen tun, um den wohlverdienten Urlaub der Mitarbeitenden so ins Alltagsgeschäft einzugliedern, dass alle davon profitieren? In dem Zusammenhang klären wir auch die Frage, ob das Führen handgeschriebener Listen in dem teilweise doch recht wilden Regelungsdschungel noch zielführend ist und geben dir eine Excel-Vorlage unseres gastromatic-Urlaubsplaners an die Hand, damit du direkt für dich abwägen kannst, welches System dir mehr zusagt. Zu guter Letzt gibt es eine ganz besondere Reihe zum Thema Urlaub und zwar eine kleine Sneakpeak zu unserem 5. Personalkompass – dieser behandelt alle hier erwähnten Themen ausführlich und nimmt euch durch relevante Praxisbeispiele mit auf eine spannende Reise. Worauf warten wir noch? Los geht’s! 

Wer arbeitet, soll sich auch entspannen dürfen! Der deutsche Gesetzgeber verknüpft die Produktivität der Lohnarbeit mit der Möglichkeit, sich regelmäßig von dieser entspannen zu können, um wiederum Kraft für die kommende Arbeitsleistung zu tanken. Der Urlaubsanspruch ist ein Zusatz zur Lohnarbeit, wird vergütet und sichert ab, dass Arbeitnehmende eine ausgewogene Balance zwischen Arbeit und Freizeit halten können. Wichtig zu wissen ist, dass es sich beim gesetzlichen Anspruch um einen Mindestanspruch handelt und mehr Urlaubstage immer verhandelt werden können. Welche Rolle Tarifverträge spielen, was für Minijobber*innen gilt und inwiefern man Urlaub erarbeiten

muss, erfährst du auf den folgenden Seiten.

In Deutschland ist das Bundesurlaubsgesetz DAS juristische Regelwerk, wenn es um Urlaub geht. Wie bereits oben erwähnt konstituiert das BurlG allerdings nur ein Mindestmaß an Ansprüchen, sodass arbeitsvertraglich auch andere Rahmenbedingungen mit den einzelnen Mitarbeitenden festgehalten werden können. Dabei ist aber immer zu beachten, dass Minijobbende nicht schlechter gestellt werden dürfen als ihre festangestellten Kollegen und einen gleichwertigen Anspruch an Urlaubstagen haben. Außerdem hat man als Arbeitgeber*in natürlich Fürsorgepflichten zu erfüllen, die man nicht außer Acht lassen darf. Automatische Urlaubsplaner (wie gastromatic) beziehen direkt alle rechtlichen und vertraglichen Grundlagen in die Planung ein und erinnern dich an Dinge wie Resturlaubstage und Urlaubssperren.

Knapp formuliert: Natürlich! Minijobber*innen dürfen arbeitsrechtlich nicht schlechter gestellt werden als Festangestellte, das ist ganz klar. Aber wie genau berechnet man denn ihren Anspruch? Bei Festanstellung ist jederzeit einleuchtend, wie viel in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet und verdient wird. Aber gerade im Gastgewerbe sind Beschäftigungsverhältnisse Gang und Gäbe, bei denen die Mitarbeitenden spontan und unregelmäßig eingesetzt werden; da ist die Berechnung natürlich etwas tricky. Wir zeigen dir, welche unterschiedlichen Methoden der Berechnung es gibt, mit welchen Formeln man arbeiten kann und weshalb es sich lohnt, in einen automatisierten Urlaubsplaner zu investieren.

Gerade in der Gastronomie und Hotellerie steht das Thema Urlaub unter einem ganz besonderen Stern: während für die Meisten Urlaub im Sommer oder während der Winterferien geplant wird, sind das die Zeiten, in denen Mitarbeitende im Gastgewerbe besonders viel arbeiten. Allerdings muss natürlich auch hier die Waage gehalten werden zwischen fairer Urlaubsverteilung und der Aufrechterhaltung der Effizienz des Unternehmens – genau an dieser Stelle setzt die strategische Urlaubsplanung an.

Darauf kann man mit einem ganz klaren „Jein“ antworten. Grundsätzlich verfallen nicht genommene Urlaubstage zum Ende des laufenden Jahres, können aber aus persönlichen oder betrieblichen Gründen noch bis zum 31. März des Folgejahres mitgenommen werden. Achtung: Als Arbeitgeber*in muss man die Mitarbeitenden aktiv darauf hinweisen. Tut man das nicht, tritt der nicht genommene Urlaub zum Urlaubsanspruch hinzu, der ab dem 1. Januar des Folgejahres entsteht. Die automatische Jahresübertragsfunktion von gastromatic kann dabei natürlich sehr hilfreich sein? Ausführlichere Informationen erhältst du über die untenstehenden Links und dort erfährst du auch, was die Europäische Rechtsprechung eigentlich damit zu tun hat: 

Bisher haben wir gelernt: Urlaubstage dürfen nicht einfach so verfallen; das gilt entsprechend auch bei einem Jobwechsel. Der Urlaubsanspruch wird nämlich laut Gesetzgeber erarbeitet und ist somit nicht an die Arbeitsstätte, sondern an die arbeitende Person gebunden. Wie erfährt die neue Arbeitsstätte denn, ob die Arbeitnehmer*innen noch einen bestehenden Urlaubsanspruch haben? Dafür kann man als Arbeitgeber*in bei Neueinstellung eine Bescheinigung über bereits gewährten und abgegoltenen Urlaub einfordern. Für unsere Kund*innen führen wir im Personalkompass Band 5 spannende praxisrelevante Beispiele genau zu diesem Thema auf; melde dich gerne bei uns, wenn du neugierig geworden bist. 

Mit dem Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit (oder andersrum) ändern sich nicht nur die Arbeitsstunden, sondern auch der Urlaubsanspruch. Fest steht, dass bereits erarbeitete Urlaubstage nicht einfach verfallen dürfen; das spielt in der Praxis gerade beim Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit eine Rolle. Weshalb es durchaus sinnvoll sein kann, die Urlaubstage vor einem Wechsel bereits abzubauen, kannst du hier nachlesen.

Kommt euch dieses Szenario bekannt vor – unter Strom arbeitet man voller Freude auf die Urlaubstage hin und kaum tritt man den Urlaub an, wird man krank. Wie ärgerlich! Aber zählen Krankheitstage im Urlaub zum Jahresurlaub? Wie wir bereits festgestellt haben, ist Urlaub für die Erholung von der Arbeit gedacht, sodass es also kaum der Erholung nützen kann, wenn man währenddessen krank ist. Es stellt sich die Frage, was nun mit dem bereits eingeplanten Urlaubsentgelt passiert? Bei rechtzeitigem Einreichen eines ärztlichen Attestes werden die Krankentage nicht auf den Jahresurlaub verrechnet. Die Entgeltfortzahlung bei Krankheit wird unabhängig vom Urlaub pauschal weitergeleistet, hier entstehen den Arbeitnehmenden also keine finanziellen Nachteile.

Zunächst muss man als Urlaubsplaner*in den Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden kennen oder errechnen, sofern es sich um Mini- oder Midijobbende handelt. Auch ist es wichtig zu wissen, ob die Arbeitnehmenden bereits Urlaubsansprüche aus vorhergehenden Anstellungen angetreten haben oder nicht. Unser Excel-Urlaubsrechner hilft dir bei diesem entscheidenden Schritt, den Status Quo festzustellen. Im weiteren Schritt müssen nun noch die Urlaubstage deiner Mitarbeitenden verplant werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Urlaubstage möglichst so verteilt werden, dass der Betrieb einerseits noch problemlos läuft und die Mitarbeitenden auf der anderen Seite nicht in ihren Wünschen benachteiligt werden. Unser Excel-Urlaubsplaner unterstützt dich dabei.

Auch wenn die beiden oben genannten Excel-Vorlagen schon unglaublich hilfreich dabei sind, festzustellen, wie viele Urlaubstage erarbeitet wurden, ob es Resturlaubstage gibt und ob entgegenstehende Arbeitseinsätze vorgemerkt sind, kommt diese Art der Urlaubserfassung an bestimmten Stellen an ihre Grenzen.

Die digitale Urlaubserfassung von gastromatic vereint nicht nur die Funktionen der beiden Excel-Rechnern, sondern verfügt darüber hinaus noch über die Fähigkeit, Urlaubstage abhängig von den jeweiligen Arbeitseinsätzen individuell zu berechnen und ein intelligentes Meldesystem bei Konflikten in der Planung. Kennt ihr unseren Urlaubsplaner schon?

Der Vorteil einer digitalen und teilweise automatisierten Urlaubserfassung und -planung liegt beinahe auf der Hand :) Du sparst nicht nur dir als Planer*in einen Haufen organisatorischer Arbeit, gleichzeitig können sich deine Mitarbeitenden selbst viel mehr einbinden, indem sie Präferenzen angeben, Schichten untereinander tauschen oder bequem den Urlaubsantrag per App einreichen können. All das passiert in Echtzeit und erfordert keine langen Wartezeiten, bis die Anträge erstmal auf anderer Ebene durchgewunken wurden. Falls du noch Fragen hast, kannst du dich natürlich jederzeit bei uns melden!