Themen
Rechtliches, Tipps und praktische Tools
- 1.Kurz und knapp
- 2.Welche Gesetze gelten bei Arbeitszeit und Überstunden?
- 3.Arbeitszeiterfassung: Aufgabe von Unternehmen und Mitarbeitenden
- 4.Wie müssen Überstunden dokumentiert werden?
- 5.Arbeitszeiterfassung mit gastromatic: So kannst du Überstunden erfassen
- 6.Fazit
Kurz und knapp
Zeit ist Geld. Das gilt auch für Mitarbeitende und ihre Arbeitszeit. Doch Unternehmen müssen nicht nur regelmäßig Lohn für die geleistete Arbeitszeit bezahlen. Auch bei Überstunden haben Mitarbeitende das Recht auf einen Ausgleich: entweder in Form von Geld oder Freizeit.
Damit Arbeitgebende nachvollziehen können, welche zusätzlichen Ansprüche ihre Mitarbeitenden über den regulären Lohn hinaus haben, ist eine korrekte Erfassung der Überstunden im gesamten Betrieb essenziell. Aber wann genau entstehen Überstunden überhaupt und was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit? Und müssen wirklich alle ihre Arbeitszeit erfassen? Antworten auf Fragen wie diese findest du in diesem Artikel.
Welche Gesetze gelten bei Arbeitszeit und Überstunden?
In Deutschland ist die wichtigste gesetzliche Regelung bei Überstunden das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)¹. Es definiert die maximalen Arbeitszeit pro Tag und Woche und regelt damit auch, wann Überstunden und Mehrarbeit entstehen. Grundsätzlich gilt:
- Pro Woche dürfen maximal 48 Stunden gearbeitet werden.
- Maximal 10 Stunden pro Tag sind laut Gesetz zulässig (regulär acht Stunden).
- Ab 6 Stunden Arbeitszeit ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten verpflichtend, ab 9 Stunden sind insgesamt 45 Minuten Pause einzuplanen.
- Zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.
- An Sonn- und Feiertagen gilt ein allgemeines Beschäftigungsverbot (mit Ausnahmen).
Was sagen EU und Branchenvertretungen zu Überstunden?
Auch die Europäische Union hat eine eigene Arbeitszeitrichtlinie, die bis auf wenige Ausnahmen mit dem deutschen Arbeitszeitgesetz konform geht, beziehungsweise dieses ergänzt und immer wieder beeinflusst hat. Das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs 2019 führte zum Beispiel dazu, dass seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 auch in Deutschland eine gesetzlich geregelte Aufzeichnungspflicht gilt. Noch ist solch eine Verpflichtung zur Dokumentation der gesamten Arbeitszeit nicht im Arbeitszeitgesetz angekommen, aber dies ist nur eine Frage der Zeit – das Urteil selbst ist bereits rechtsverbindlich. Denn der Europäische Gerichtshof (EuGH) argumentiert, dass Unternehmen, die kein System zur Erfassung der Arbeitszeit haben, weder feststellen können, wie viele Stunden gearbeitet wurden, noch berechnen können, wie viele Überstunden angefallen sind.
GUT ZU WISSEN
Die verpflichtende Erfassung der Überstunden – also aller Stunden, die über die vereinbarte Wochenarbeitszeit hinausgehen – ist gesetzlich verankert. Sie regelt das ArbZG in § 16 Absatz 2.
Neben dem ArbZG greifen beim Thema Überstunden in der Regel auch eventuell geltende Tarifverträge, die zum Beispiel eine geringere maximale Arbeitszeit pro Woche definieren oder Zuschläge für Überstunden enthalten können. Darüber hinaus finden sich nicht selten auch in den Arbeitsverträgen der Mitarbeitenden selbst gesonderte Regelungen für Überstunden und Mehrarbeit.
Was sind Überstunden und was ist der Unterschied zur Mehrarbeit?
Überstunden entstehen immer dann, wenn Mitarbeitende mehr als die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit arbeiten. Damit aus Überstunden Mehrarbeit wird, muss die maximale Wochenarbeit von 48 Stunden überschritten werden.
Ein Beispiel:
- Mitarbeiterin A hat einen Arbeitsvertrag mit regulär 38 Stunden pro Woche.
- Weil zwei andere Mitarbeitende gleichzeitig krank wurden, arbeitet sie in einer Woche ausnahmsweise 55 Stunden.
- Die gearbeiteten Stunden von Mitarbeiterin A teilen sich in dieser Woche wie folgt auf: Reguläre Arbeitszeit: 38 Überstunden: 10 Mehrarbeit: 7 (alle Stunden über 48 Wochenstunden)
Solange die wöchentliche Arbeitszeit also 48 Stunden nicht übersteigt, fällt keine Mehrarbeit an.
GUT ZU WISSEN
Jugendliche, Menschen mit schweren Beeinträchtigungen sowie werdende und stillende Mütter dürfen keine Mehrarbeit leisten. Für Auszubildende weichen die Überstundenregelungen ab und auch für Nacht- und Schichtarbeit gibt es gesonderte Regeln (siehe § 6 ArbZG1).
Mehrarbeits- und Überstunden genau zu trennen, ist vor allem deshalb so wichtig, weil Überstunden ausbezahlt oder – sofern beide Seiten zustimmen und vertraglich nichts anderes vereinbart wurde – mit Zeitausgleich abgegolten werden müssen. Mehrarbeit muss dagegen ausbezahlt werden, und zwar in der Regel mit einem Zuschlag. Dieser ist zwar nicht gesetzlich, aber meist tarifvertraglich geregelt und liegt in vielen Branchen bei 25 Prozent (50 Prozent an Sonn- und Feiertagen). Manche Branchen sehen auch bei Überstunden unterhalb der Mehrarbeitsgrenze Zuschläge vor. Ein Blick in den jeweils geltenden Tarif- und Arbeitsvertrag lohnt sich also.
Arbeitszeiterfassung: Aufgabe von Unternehmen und Mitarbeitenden
Wenn es um die Erfassung der Arbeitszeit und die Berechnung von Überstunden geht, nimmt das Gesetz beide Seiten in die Pflicht: Arbeitgebende genauso wie Arbeitnehmende.
Überstunden erfassen: Rechte und Pflichten von Unternehmen
Wie schon erwähnt, müssen Arbeitgebende alle Arbeitsstunden, die in ihrem Betrieb über die vereinbarte Wochenarbeitszeit hinausgehen, als Überstunden erfassen – und zwar auf die Minute genau. Arbeitgebende müssen dafür ihren Mitarbeitenden ein geeignetes System zur Verfügung stellen. Hier eignet sich besonders eine flexible und minutengenaue Softwarelösung wie von gastromatic. In der Abbildung siehst du die erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, inklusive Pausen, Soll- und Ist-Stunden sowie dem resultierenden Überstundensaldo. Nun kannst du die Überstunden ganz bequem mit einem Klick bestätigen.
GUT ZU WISSEN
Sind Überstunden nicht vertraglich geregelt, dürfen Arbeitgebende sie nur in Notfällen anordnen. Solche Notfälle können Sturm- oder Brandschäden sein, nicht aber Auftragsspitzen oder Engpässe beim Personal.
Angesichts des oben erwähnten EuGH-Urteils und eines Folgeurteils vom Bundesarbeitsgericht (BAG) aus dem Jahr 2022 tun Arbeitgebende gut daran, ein verlässliches System für ihre Mitarbeitenden einzuführen, um ihnen die Aufzeichnung all ihrer Arbeitsstunden so einfach wie möglich zu machen. Bewährt haben sich dabei vor allem Apps, die sich Mitarbeitende auf ihre Handys laden können, um dann rasch ihre Zeiten zu erfassen. Die Vorteile einer präzisen Arbeitszeiterfassung liegen auf der Hand: Sie bietet dir als Unternehmen nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern vereinfacht auch deine Personalverrechnung.
EXPERTENTIPP
Als Unternehmen musst du die Daten deiner Mitarbeitenden bestmöglich schützen. Zeiterfassungssoftware wie gastromatic sorgt bei jedem Klick für einen maximalen Schutz der sensiblen, personenbezogenen Daten deiner Teams.
Überstunden erfassen: Rechte und Pflichten von Mitarbeitenden
Mitarbeitende werden meist von ihren Arbeitgebenden dazu aufgefordert, ihre Arbeitszeit über ein bestimmtes System zu erfassen. Damit delegieren Arbeitgebende die Arbeitszeiterfassung zwar an ihre Mitarbeitenden, geben dabei aber ihre Verantwortung nicht ab. Sie sind es, die dafür sorgen müssen, dass das Zeiterfassungssystem auch genutzt wird.
Sobald Überstunden entstehen, haben Arbeitnehmende das Recht darauf, diese ausbezahlt zu bekommen oder mit Freizeit ausgleichen zu dürfen – sofern sie solch einem Freizeitausgleich vertraglich zugestimmt haben. Ohne vertragliche Regelung kann dich dein Unternehmen also nicht zwingen, freizunehmen, um die Stunden abzubauen. In dem Fall muss es dir die Überstunden ausbezahlen.
Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer hast du zudem das Recht, die Aufzeichnungen rund um deine Arbeitsstunden jederzeit einzusehen. gastromatic ermöglicht das über das Arbeitszeitkonto, in dem alle am PC oder in der App jederzeit sehen, wie viele Plus- oder Minusstunden sie haben. In der gastromatic App sehen Arbeitnehmer schon in der Kontenübersicht alles auf einen Blick:
Wie müssen Überstunden dokumentiert werden?
Wie du Überstunden erfasst, überlässt der Gesetzgeber dir. Simple, manuell geführte Excel-Listen sind genauso ok, wie digitale Stempeluhr-Apps wie die wetime oder die mobile Zeiterfassung über eine Handy-App. Welche Vor- und Nachteile dir eine manuelle oder digitale Zeiterfassung bringt, siehst du hier:
Manuelle Zeiterfassung (zum Beispiel in Excel)
Vorteile
1. keine speziellen Systeme erforderlich
2. günstig in Anschaffung und Wartung
Nachteile
1. manipulierbar
2. fehleranfällig
3. zeitintensiv für Mitarbeitende und HR
Digitale Zeiterfassung (mit Software und App)
Vorteile
1. Intuitive Nutzung
2. automatisierte Prozesse
3. Integrationen mit anderen HR-Systemen
4. mehr Rechtssicherheit dank lückenloser, transparenter Dokumentation
5. zeit- und ortsunabhängig nutzbar
6. jedes Arbeitszeitmodell möglich
7. langfristige Zeit- und Kostenersparnisse
Nachteile
1. Anschaffung und Wartung
2. eventuell Lizenzgebühren
Arbeitszeiterfassung mit gastromatic: So kannst du Überstunden erfassen
Damit du dir mehr unter der digitalen Zeiterfassung vorstellen kannst, zeigen wir dir hier anhand eines Beispiels, wie du mit einer Software wie gastromatic schnell und einfach die Arbeitszeit und Überstunden erfassen kannst.
In unserem Beispiel beschäftigst du einen Mitarbeiter namens Max, der laut Arbeitsvertrag an 5 Tagen der Woche insgesamt 40 Wochenstunden arbeiten muss. Diese Sollarbeitszeit pro Woche hinterlegst du in gastromatic in den Vertragsdaten von Max.
In der Woche vom 6. bis 12. Januar 2025 hat Max an 5 Tagen 42 Stunden gearbeitet, also 2 Überstunden geleistet. Daher zeigt sein Wochensaldo +2 Stunden an.
Im Gegensatz zum Wochensaldo siehst du im Arbeitszeitkonto von Max alle Über- und Minusstunden, die er in der Vergangenheit bis zum ausgewählten Zeitraum gemacht hat. In unserem Beispiel hat Max wohl schon einmal eine Überstunde gemacht, denn sein Arbeitszeitkonto zeigt +3 Stunden an.
Nun liegt es an dir, die Überstunden von Max zu genehmigen, damit er diese, je nach vertraglicher Vereinbarung, ausgleichen kann oder ausbezahlt bekommt.
EXPERTENTIPP
Achte bei der Gestaltung deiner Arbeitsverträge darauf, dass du eine Überstundenklausel einfügst. Ansonsten kannst du von deinen Mitarbeitenden nur in absoluten Notfällen Überstunden verlangen.
Fazit
Von einer möglichst einfachen, effektiven und lückenlosen Zeiterfassung profitieren sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende, auch wenn es im Arbeitszeitgesetz noch keinen Paragrafen gibt, der das genau regelt. Überstunden aufschreiben oder in Excel eintragen war jedoch gestern: Heute gibt es diverse digitale Zeiterfassungssysteme, die dir und deinen Mitarbeitenden den Alltag leichter machen. Denn die gesetzlichen Regelungen, die bereits gelten, können komplex sein. Damit dir also beim Thema Mehrarbeit vs Überstunden keine Fehler passieren, solltest du dir ein erprobtes System wie gastromatic anschaffen, mit dem du nicht nur deine Arbeitszeiterfassung im Griff hast, sondern das du auch mit anderen HR-Systemen bei dir oder deinen Personal- und Steuerberatungsunternehmen integrieren kannst.
FAQ
Wie viele Überstunden darf man haben?
Laut Gesetz darf die wöchentliche Gesamtarbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten werden. Wie viele Stunden darüber hinaus gearbeitet werden dürfen, definiert das deutsche Arbeitszeitgesetz allerdings nicht. Da zu viele Überstunden jedoch nachweislich die Zufriedenheit und die Produktivität negativ beeinträchtigen, solltest du für dein Unternehmen eine Obergrenze einführen.
Wie kann ich mit einer App Überstunden erfassen?
Apps wie die von gastromatic sind für die digitale Zeiterfassung besonders praktisch, da jede*r Mitarbeiter*in damit auf seinem Handy ortsunabhängig seine Arbeitszeiten eintragen kann. Auch die klassische Stempeluhr kannst du heute mit einer praktischen App wie wetime schnell und einfach ersetzen.
Ist es legal, Überstunden nicht zu erfassen?
Nein. Das Arbeitszeitgesetz sieht ganz klar vor, dass du alle Überstunden dokumentieren musst. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) geht sogar noch weiter und argumentierte 2019 in einem Urteil, dass für die korrekte Aufzeichnung aller Überstunden eine Arbeitszeiterfassung verpflichtend notwendig ist. Wortwörtlich ist diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung noch nicht im deutschen Gesetz geregelt, es ist aktuell aber nur eine Frage der Zeit, bis eine entsprechende Regel kommt, denn auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits in diesem Sinne entschieden. Eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten und damit auch der Überstunden sollte daher in jedem Betrieb erfolgen.
Was passiert, wenn keine Arbeitszeit erfasst wird?
Eine verpflichtende Erfassung der Arbeitszeit sieht das deutsche Arbeitszeitgesetz zwar noch nicht vor, allerdings wird aufgrund des Stechuhr-Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 bereits seit mehreren Jahren darüber diskutiert und auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat sich 2022 klar dafür ausgesprochen, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, alle in ihrem Betrieb gearbeiteten Stunden zu dokumentieren. Aktuell bist du als Arbeitgebende*r laut Arbeitszeitgesetz lediglich verpflichtet, Überstunden zu erfassen. Wenn du dein rechtliches Risiko aber minimieren möchtest, solltest du schon heute alle Arbeitszeiten erfassen.
Wer muss Überstunden beweisen?
Einem Urteil von Bundesarbeitsgericht (BAG)² zufolge liegt die Nachweispflicht bei Überstunden interessanterweise bei den Arbeitnehmenden. Arbeitgebende sind zwar laut Gesetz verpflichtet, die Überstunden im Arbeitsalltag zu erfassen, die Beweislast liegt im Streitfall allerdings bei den Mitarbeitenden.
Verweise
Alle Arbeitszeiten digital auf einen Blick
Zur Stundenauswertung
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
Ähnliche Beiträge
7 min.
Überstunden erfassen: Einfach und gesetzeskonform – So geht’s!
Wie lassen sich Überstunden korrekt dokumentieren, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und welche digitalen Lösungen erleichtern die Erfassung? Erfahre, wie du Überstunden effizient verwaltest und rechtliche Fallstricke vermeidest.
6 min.
Aufzeichnungspflicht Minijob – Wichtige Regeln für Arbeitgebende
Erfahrt, welche gesetzlichen Regelungen ihr als Arbeitgebende nach dem Mindestlohngesetz beachten müsst und wie ihr die Arbeitszeiten eurer Minijobber ganz einfach dokumentieren könnt.
9 min.
Monatliche Arbeitszeit berechnen: Einfach und präzise erklärt
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du ganz einfach und präzise die monatliche Arbeitszeit berechnest - für Arbeitgebende und Mitarbeitende.