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Überstunden auszahlen – Was Arbeitgebende wissen müssen

Kann man sich Überstunden auszahlen lassen? Dürfen Überstunden verfallen? Wie werden Überstunden vergütet?

1.
Gesetzliche Regelungen
2.
Wie viele Überstunden dürfen Mitarbeitende machen?
3.
Dürfen Arbeitgebende Überstunden anordnen?
4.
Wer darf keine Überstunden machen?
5.
Können Überstunden verfallen?
6.
Überstunden vs. Mehrarbeit
7.
Anspruch: Wann kann man sich Überstunden auszahlen lassen?
8.
Wie werden Überstunden versteuert?
9.
Überstunden korrekt dokumentieren und abrechnen

Gesetzliche Regelungen

Die rechtlichen Grundlagen zum Thema Überstunden in Deutschland sind in verschiedenen Gesetzen, Verordnungen und vertraglichen Regelungen festgelegt. Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen sind hierbei das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB).

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Das ArbZG legt die tägliche Höchstarbeitszeit und die Bedingungen für Überstunden fest. Es begrenzt die Arbeitszeit auf grundsätzlich acht Stunden pro Tag (48 Stunden pro Woche bei einer sechstägigen Woche) und erlaubt eine Verlängerung auf zehn Stunden täglich, sofern der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen wieder auf acht Stunden reduziert wird. Das Gesetz verpflichtet Arbeitgebende außerdem dazu, Überstunden zu dokumentieren.
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Im BGB ist geregelt, dass Arbeitnehmende grundsätzlich nur dann zur Leistung von Überstunden verpflichtet sind, wenn dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vorgesehen ist. Andernfalls besteht keine Verpflichtung, Überstunden zu leisten. Zudem verpflichtet das BGB Arbeitgebende zur Zahlung einer „angemessenen Vergütung“ für geleistete Arbeit, was auch für Überstunden gilt, wenn diese angeordnet oder geduldet wurden.
Arbeitsvertragliche und tarifvertragliche Regelungen: Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten spezifische Regelungen zur Anordnung, Vergütung, Verfall oder dem Freizeitausgleich von Überstunden. Tarifverträge können hierbei spezifische Branchenregelungen enthalten, die oft strenger oder großzügiger sind als gesetzliche Bestimmungen.

GUT ZU WISSEN

In Betrieben mit einem Betriebsrat hat dieser gemäß Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei Überstunden. Der Betriebsrat muss bei der Anordnung und Regelung von Überstunden angehört und eingebunden werden, um die Interessen der Arbeitnehmenden zu schützen.

Wie viele Überstunden dürfen Mitarbeitende machen?

Die Anzahl der Überstunden, die Mitarbeitende leisten dürfen, ist in Deutschland nicht definiert. Lediglich die Höchstarbeitszeiten sind durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt. Nach diesem Gesetz liegt die zulässige Arbeitszeit pro Tag bei acht Stunden.

Sie kann ausnahmsweise auf bis zu zehn Stunden täglich verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen die durchschnittliche Arbeitszeit wieder auf acht Stunden pro Tag zurückgeführt wird.

Daraus ergibt sich eine maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden im Durchschnitt, die über kurze Zeiträume auf bis zu 60 Stunden erhöht werden kann. Falls im Arbeits- oder Tarifvertrag keine spezielle Regelung für Überstunden vorgesehen ist, gelten diese gesetzlichen Grenzen. Ein Unternehmen darf die Mitarbeitenden daher nicht dauerhaft zur Leistung von Überstunden verpflichten.

Die Anzahl der zulässigen Überstunden richtet sich außerdem nach der individuellen Belastbarkeit der Beschäftigten, den Vorgaben aus Betriebsvereinbarungen oder tariflichen Vereinbarungen sowie den gesetzlichen Vorgaben zum Arbeitsschutz (z. B. Ruhezeiten von mindestens elf Stunden zwischen Arbeitsende und erneutem Arbeitsbeginn).

Besondere Ausnahmen können in bestimmten Branchen, wie etwa im Gesundheitswesen oder bei Notdiensten, bestehen, wo höhere Arbeitszeiten in Ausnahmefällen erlaubt sind.

Dürfen Arbeitgebende Überstunden anordnen?

Arbeitgebende dürfen Überstunden anordnen, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Zunächst hängt dies davon ab, was im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist. Viele Arbeitsverträge enthalten eine Klausel, die Überstunden bei betrieblichen Erfordernissen erlaubt.

Fehlt eine solche Regelung, sind Überstunden nur in Ausnahmefällen möglich. Arbeitgebende müssen zudem eine betriebliche Notwendigkeit nachweisen können, wie etwa unerwartetes Arbeitsaufkommen, dringende Projekte oder außergewöhnliche Umstände wie Notfälle.

In Unternehmen mit einem Betriebsrat ist dieser bei der Anordnung von Überstunden mitbestimmungspflichtig, wodurch der Betriebsrat also mitentscheiden kann, ob und in welchem Umfang Überstunden erlaubt sind. Auch bei angeordneten Überstunden muss die gesetzliche Höchstarbeitszeit eingehalten werden.

Arbeitgebende sind dabei außerdem verpflichtet, die Interessen der Arbeitnehmenden zu wahren: Die Anordnung von Überstunden darf nicht unverhältnismäßig sein und eine dauerhafte Mehrbelastung durch Überstunden ist unzulässig.

Wer darf keine Überstunden machen?

Einige Personengruppen dürfen in Deutschland aufgrund besonderer gesetzlicher Regelungen oder Schutzbedürfnisse grundsätzlich keine oder nur stark eingeschränkte Überstunden leisten:

Jugendliche unter 18 Jahren: Laut Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) dürfen Jugendliche unter 18 Jahren grundsätzlich keine Überstunden machen. Die tägliche Arbeitszeit ist für sie auf acht Stunden pro Tag und maximal 40 Stunden pro Woche begrenzt. In Ausnahmefällen dürfen sie bis zu acht Stunden und 30 Minuten arbeiten, wenn dadurch ein Ausgleich an einem anderen Tag ermöglicht wird.
Minderjährige Auszubildende: Minderjährige Auszubildende unterliegen ebenfalls dem Jugendarbeitsschutzgesetz, das ihnen Überstunden weitgehend untersagt. Auch hier gelten die oben genannten Beschränkungen auf acht Stunden täglich bei einer 40-Stunden-Woche.
Schwangere und stillende Mütter: Nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) dürfen Schwangere und stillende Mütter keine Überstunden leisten. Ihre Arbeitszeit ist auf maximal 8,5 Stunden pro Tag für Erwachsene über 18 Jahre und acht Stunden für Schwangere unter 18 Jahren begrenzt. Außerdem ist die Wochenarbeitszeit begrenzt, um gesundheitliche Risiken für Mutter und Kind zu vermeiden.
Arbeitnehmende mit gesundheitlichen Einschränkungen oder besonderen Schutzbedürfnissen: Personen, die unter bestimmten gesundheitlichen Einschränkungen leiden oder für die eine ärztliche Empfehlung für reduzierte Arbeitszeiten vorliegt, können ebenfalls von Überstunden freigestellt sein. Diese Einschränkung kann durch ärztliche Atteste bestätigt und durch das Arbeitszeitgesetz und das Sozialgesetzbuch (SGB IX) geschützt werden.
Personen in Teilzeitverträgen: Teilzeitbeschäftigte dürfen grundsätzlich nur dann Überstunden machen, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist. Teilzeitbeschäftigte sind gesetzlich nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten und diese müssen in ihrem Arbeitsvertrag entsprechend geregelt sein.

GUT ZU WISSEN

Teilzeitbeschäftigte, die über längere Zeit hinweg regelmäßig Überstunden leisten, signalisieren rechtlich eine stillschweigende Übereinkunft mit ihrem Arbeitgeber. Dies kann dazu führen, dass sie unbeabsichtigt in eine Vollzeitbeschäftigung übergehen.

Können Überstunden verfallen?

Tatsächlich können Überstunden unter bestimmten Voraussetzungen verfallen. Der Verfall von Überstunden hängt meist von arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarungen ab. Ohne eine explizite Regelung im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung verfallen Überstunden nicht automatisch.

Dennoch gibt es einige rechtliche Vorgaben, die den Verfall von Überstunden ermöglichen. In vielen Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen sind sogenannte Ausschlussfristen festgelegt. Diese Fristen schreiben vor, dass Mitarbeitende ihre Überstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums geltend machen müssen, oft innerhalb von drei bis sechs Monaten.

Versäumen sie dies, verfallen die Überstundenansprüche. Auch das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass solche Fristen rechtlich zulässig sind, solange sie angemessen und transparent geregelt sind. Überstunden können auch verfallen, wenn der Arbeitgeber sie ausdrücklich genehmigen muss und diese Genehmigung nicht eingeholt wurde.

Zudem ist es möglich, dass Überstunden, die über die gesetzlich zulässige Höchstarbeitszeit hinausgehen, grundsätzlich nicht anerkannt werden und somit nicht vergütet oder ausgeglichen werden müssen. Eine klare Regelung in Bezug auf Überstunden und deren Abbau oder Auszahlung hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und rechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen.

Überstunden vs. Mehrarbeit

Der rechtliche Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit besteht hauptsächlich in der Definition und in der gesetzlichen Grundlage:

Was sind Überstunden?

Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die vertraglich festgelegte Arbeitszeit hinausgehen, beispielsweise mehr als 40 Stunden pro Woche, wenn dies die vertragliche Regelarbeitszeit ist.
Überstunden müssen nicht zwingend die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen überschreiten, sondern nur die arbeitsvertraglich geregelte Arbeitszeit.
Die Vergütung oder der Ausgleich (z. B. durch Freizeit) von Überstunden hängt oft vom Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ab.

Was ist Mehrarbeit?

Mehrarbeit bezeichnet Arbeit, die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinausgeht. In Deutschland liegt die Höchstarbeitszeit bei acht Stunden täglich (bei einer sechstägigen Arbeitswoche also maximal 48 Stunden pro Woche). Ausnahmsweise sind bis zu zehn Stunden pro Tag möglich, wenn im Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen die acht Stunden pro Tag eingehalten werden.
Mehrarbeit ist daher gesetzlich eingeschränkt und oft genehmigungspflichtig. Die Mehrarbeit ist vor allem in Branchen relevant, wo Höchstarbeitszeiten regelmäßig kontrolliert und eingehalten werden müssen (z. B. im Gesundheitswesen oder in der Logistik).

Diese Unterscheidung ist für den Ausgleich und die Vergütung relevant, da die Regelungen für Überstunden und Mehrarbeit in Tarif- und Arbeitsverträgen unterschiedlich geregelt sein können und je nach Vertrag oder Branche ein Überstundenzuschlag gezahlt wird.

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Anspruch: Wann kann man sich Überstunden auszahlen lassen?

Überstunden müssen grundsätzlich dann bezahlt werden, wenn es dazu eine vertragliche oder tarifliche Regelung gibt oder wenn der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet oder zumindest geduldet hat.

Ist im Tarif- oder Arbeitsvertrag nichts zur Überstundenvergütung festgelegt, müssen Arbeitgebende nicht zwingend Überstunden auszahlen, es sei denn, es handelt sich um eine betriebliche Übung, bei der Überstunden regelmäßig bezahlt werden, oder es gibt andere betriebliche Vereinbarungen dazu.

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) haben Arbeitnehmende jedoch Anspruch auf eine angemessene Vergütung, wenn sie Überstunden im Sinne des Arbeitsgebers leisten und dieser davon wusste oder diese ausdrücklich angeordnet hat.

Als alternative Überstundenregelung zur Auszahlung kann der Arbeitgeber auch Überstundenabbau durch Freizeitausgleich gewähren, falls dies vorab vereinbart wurde.

Ein Sonderfall sind leitende Angestellte: Bei ihnen wird oft davon ausgegangen, dass Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind, was jedoch klar im Vertrag formuliert sein muss. Sind Überstunden nicht ausdrücklich abgegolten und entstehen regelmäßig, können Arbeitnehmende in diesen Fällen eine Vergütung fordern.

Wie werden Überstunden versteuert?

Überstundenvergütungen werden in Deutschland wie regulärer Arbeitslohn versteuert. Das bedeutet, dass die Überstundenvergütung dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers unterliegt und somit sowohl der Einkommenssteuer als auch den Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) unterworfen ist.

Da die Überstundenvergütung zum regulären Monatslohn hinzukommt, kann es bei einer Auszahlung von vielen Überstunden in einem Monat zu einer temporären Steuerprogression kommen. Dies bedeutet, dass ein höherer Betrag ausgezahlt wird und damit ein höherer Steuersatz zur Anwendung kommen kann.

Dies kann dazu führen, dass der Steuersatz auf das gesamte Einkommen in dem betreffenden Monat steigt, was sich jedoch in der Jahressteuererklärung oft ausgleicht, da dort der Steuersatz auf das jährliche Gesamteinkommen berechnet wird.

Überstunden korrekt dokumentieren und abrechnen

Die Verwaltung von geleisteten Überstunden im ohnehin schon vollen Arbeitsalltag ist komplex, gerade wenn unterschiedliche rechtliche Vorgaben und Lohnabrechnungsprogramme ins Spiel kommen. In Deutschland wird hierzu das sogenannte Arbeitszeitkonto (AZK) verwendet, um Überstunden für Gehaltsempfänger separat zu erfassen und aufzulisten.

Mit gastromatic kannst du ganz einfach die Überstunden deiner Mitarbeitenden auf einem Arbeitszeitkonto sammeln und auswerten sowie zur weiteren Bearbeitung an dein Steuer- oder Lohnbüro weitergeben. Falls in deinem Betrieb Überstunden mit Freizeitausgleich abgegolten werden, siehst du in der Stundenauswertung, wie viel Überstunden schon abgebaut wurden.

Noch einfacher wird es mit der Lohnbuchhaltung von gastromatic, die direkt alle erfassten Arbeitszeiten, inklusive Überstunden, für die korrekte Lohnabrechnung auswertet.

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