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Sofortmeldung in der Gastronomie

So vermeidest du Strafen und Bußgelder

1.
Kurz und knapp
2.
Für wen gilt die Sofortmeldepflicht?
3.
Inhalte der Sofortmeldung
4.
Was passiert bei nicht getätigten Sofortmeldungen?
5.
An wen sende ich die Sofortmeldung?
6.
Fazit

Kurz und knapp

Kennst du das? Am Samstagabend steht ein großes Event in deinem Betrieb an, aber einige Mitarbeitende haben sich morgens krank gemeldet. Das ist gleich auf 2 Ebenen stressig und problematisch.

Einerseits musst du schnell Ersatz finden, auf der anderen Seite müssen die kurzfristig gefundenen Aushilfen noch vor der Beschäftigungsaufnahme an die Deutsche Rentenversicherung sofortgemeldet werden.

Die Sofortmeldung wird regelmäßig für viele Gastronom*innen zum Problem, denn es warten verschiedene Hürden. Wir zeigen dir, wie du diese Herausforderungen meisterst und Strafen vermeidest.

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Für wen gilt die Sofortmeldepflicht?

Sofern du mit deinem Betrieb in einer der aufgelisteten Branchen tätig bist, musst du für deine Mitarbeitenden spätestens bei Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung abgegeben:

Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
Schaustellergewerbe
Forstwirtschaft
Gebäudereinigung
Messebau
Fleischwirtschaft
Wach- und Sicherheitsgewerbe

Wichtig: Auch für Minijobber*innen oder Kandidat*innen, die zum Probearbeiten kommen, musst du eine Sofortmeldung vornehmen. Beim Einfühlungsverhältnis hingegen entfällt diese Pflicht. Mehr zu den Unterschieden zwischen Probearbeit und Einfühlungsverhältnis findest du hier: Probearbeit in der Gastronomie

Sofortmeldung vs. Meldung zur Sozialversicherung

Zusätzlich zur Sofortmeldung (Meldegrund 20) ist eine reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 10) erforderlich.

Stelle also sicher, dass du die Anmeldung noch zusätzlich durchführst, denn dazu bist du ebenso verpflichtet wie zu der Sofortmeldung. So bist du bei der nächsten Sozialversicherungsprüfung auf der sicheren Seite.

Inhalte der Sofortmeldung

Um die Sofortmeldung korrekt abzugeben, benötigst du folgende Angaben:

Familien- und Vornamen des*der Beschäftigten
Versicherungsnummer des*der Beschäftigten
Betriebsnummer des*der Arbeitgeber*in
Tag der Beschäftigungsaufnahme

Ist die Versicherungsnummer nicht bekannt, so sind stattdessen Geburtstag und -ort sowie Anschrift des*der Beschäftigten anzugeben.

WICHTIG

Arbeitnehmende müssen zudem ihren Personalausweis bzw. Pass (oder den Ausweis- bzw. Passersatz) immer bei sich tragen. Du musst als Arbeitgeber*in dafür Sorge tragen, dass dies eingehalten wird und musst zusätzlich nachweisen, dass alle Mitarbeitenden schriftlich darüber informiert wurden.

Was passiert bei nicht getätigten Sofortmeldungen?

Immer wieder kommt es zu Kontrollen durch den Zoll. Sind unter deinen Mitarbeitenden unangemeldete Aushilfen, wartet ein ordentliches Bußgeld auf dich! Die Geldstrafen liegen aktuell bei bis zu 25.000 € für Arbeitgebende und bis zu 5.000 € für Arbeitnehmende.

Zudem muss man sich oftmals sogar auf Anzeigen einstellen. Bei einer Überprüfung durch die Zollverwaltung stellt diese regelmäßig Strafanzeigen wegen des Verdachts auf Schwarzarbeit und Hinterziehung von Steuern und Sozialabgaben.

Um das zu vermeiden, musst du fristgerecht die Sofortmeldung vornehmen, dies ist jedoch trotz elektronischer Übermittlung oft schwerer als gedacht: Die Deutsche Rentenversicherung akzeptiert nur speziell formatierte Datensätze.

Deswegen ist eine Ausfüllhilfe oder ein Lohnabrechnungsprogramm erforderlich, auf das in der Regel nur Steuer- oder Lohnbüros Zugriff haben. Allerdings gibt es digitale Lösungen, wie gastromatic, mit denen die Sofortmeldung zum Kinderspiel wird.

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An wen sende ich die Sofortmeldung?

Bei jeder 6. Betriebsprüfung in Deutschland gibt es Hinweise auf illegale Beschäftigungsverhältnisse. Dadurch gingen dem Staat 2017 schätzungsweise etwa 50 Milliarden € an Steuereinnahmen und Sozialabgaben verloren.

Um Schwarzarbeit einzugrenzen, wurden 2009 Sofortmeldungen gesetzlich eingeführt: Nimmt ein*e neue*r Mitarbeiter*in um 9 Uhr am Sonntag die Arbeit auf, so muss die Meldung noch am selben Tag – und zwar vor 9 Uhr – bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) eingegangen sein!

Viele Gastronom*innen verlassen sich beim Thema Sofortmeldung auf ihr Steuer- oder Lohnbüro. Was aber, wenn dieses an Feiertagen oder am Wochenende nicht besetzt ist?

Spätestens da wird den meisten klar, dass sie Aufholbedarf haben. Deswegen ist es wichtig, sich frühzeitig mit der Abgabe von Sofortmeldungen sowie der Fristeinhaltung auseinanderzusetzen. Wir helfen dir dabei!

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Fazit

Bei vielen digitalen Lösungen auf dem Markt müssen die Daten der Mitarbeitenden oft noch ein zweites Mal im jeweiligen System angelegt werden, was viel Zeit und Aufwand für dich bedeutet.

Bei gastromatic entfällt dieser Schritt, denn die Mitarbeiterdaten werden direkt übernommen. In der Software integriert findest du ein Feature, das dich mit wenigen Klicks und vordefinierten Eingabemasken durch den Prozess der Sofortmeldung führt und diese übermittelt.

Über die digitale Personalakte siehst du dann jederzeit übersichtlich, für welche Mitarbeitenden die Sofortmeldungen getätigt wurden. Über gastromatic lassen sich also die Sofortmeldungen deiner Mitarbeitenden schnell, unkompliziert und vor allem rechtssicher abwickeln.

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.