Kurz und knapp
Musst du als Arbeitgeber*in deinen Angestellten weiterhin SFN-Zuschläge zahlen, wenn diese krank oder in Urlaub sind? Die Antwort ist ganz klar: ja!
Beschäftigte, die krank oder in Urlaub sind, haben weiterhin Anspruch auf Lohnfortzahlung einschließlich etwaiger Zuschläge. Dies gründet auf dem Entgeltausfallprinzip.
SFN-Zuschläge: das Wichtigste auf einen Blick
Im Arbeitsvertrag können Arbeitgebende festlegen, dass
Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gesondert – das heißt durch sogenannte SFN-Zuschläge – vergütet werden. Dies bietet gleich 2 Vorteile.
Zum einen können Arbeitgebende diese Zuschläge (in Abhängigkeit von bestimmten Höchstbeträgen) steuer– und sozialversicherungsfrei an die Arbeitnehmenden auszahlen. Zum anderen kann man hierdurch die besondere Arbeitsbelastung der Arbeitnehmenden honorieren.
Doch was ist, wenn Arbeitnehmende krank oder in Urlaub sind? In diesen Fällen greift das Entgeltausfallprinzip, welches besagt, dass Arbeitnehmende in Folge einer Abwesenheit nicht schlechter, aber auch nicht besser gestellt werden dürfen, als sie stehen würden, wenn sie regulär gearbeitet hätten.
Somit haben Arbeitnehmende, die krank oder in Urlaub sind, einen
Anspruch auf die üblichen Arbeitsentgelte einschließlich etwaiger
Zuschläge – und das
unabhängig davon, ob Teile der SFN-Zuschläge steuer-oder beitragspflichtig sind oder nicht. Das gilt übrigens auch für
Minijobber*innen.
Zu beachten ist, dass es sich hierbei um eine Brutto-Fortzahlung handelt und die Betrachtung auf „Besser- oder Schlechterstellung“ daher nicht auf den verbleibenden Nettolohn angewendet werden kann.
Nicht fortzuzahlen sind Leistungen nach tatsächlich entstandenen Aufwendungen, wie zum Beispiel Essenszuschüsse, Fahrtkostenzuschüsse, Trinkgelder oder Überstundenvergütungen.
SFN-Zuschläge korrekt berechnen
Um möglichen Nachzahlungen und Bußgeldern vorzubeugen, werden wir anhand einiger Beispiele die korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge erläutern.
Hierzu unterschieden wir zunächst nach Art der Abwesenheit, also Urlaub oder Krankheit, und zusätzlich, ob die Zuschläge pauschal (Schätzwert) oder nach tatsächlicher Arbeit abgerechnet werden.
WICHTIG: Solange du als Arbeitgeber*in das Entgeltausfallprinzip einhältst, sind weitere Berechnungsmethoden denkbar. Wichtig ist, dass du die Art der Berechnung nachvollziehbar dokumentierst und anwendest. Nur so vermeidest du Nachzahlungen und Bußgelder.
Urlaub: Pauschale Berechnung
Wird eine Zuschlagspauschale pro Monat gezahlt, ist die Berechnung auf die Pauschale anzustellen.
Beispiel: Timo erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200 €/Monat.
Falls Timo nun 2 Tage im Urlaub ist (Annahme: 5-Tage-Woche) wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 €/(4,35 Wochen * 5 Tage) = 9,19 €
Folglich wird die Pauschale für die 2 Urlaubsstage um 18,38 € gekürzt und als steuerpflichtiger Zuschlag fortgezahlt.
Urlaub: Berechnung nach tatsächlicher Arbeit
Falls Zuschläge rückwirkend nach tatsächlich geleisteter Arbeit abgerechnet werden, muss zunächst die durchschnittliche Zuschlagszahlung der letzten 3 vollen Abrechnungsmonate berechnet werden.
Ein voller Abrechnungsmonat ist ein Monat mit 30 sozialversicherungspflichtigen Tagen, also ein Monat, in dem das Entgelt nicht anderweitig gekürzt wurde (z. B. durch unbezahlten Urlaub).
Beispiel: Marie nimmt sich im April 2 Tage Urlaub. Im Januar und Februar hat sie jeweils 100 € und im März nochmal 150 € Zuschlagszahlungen erhalten.
(2100 + 1150)/3 = 116,66 €
Folglich sind 116,66 €/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. Die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag (Annahme: 5-Tage-Woche) wird nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 €/(4,35 Wochen* 5 Tage) = 5,36 €
Folglich bekommt Marie für die 2 Urlaubstage 10,72 € als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.
Falls aufgrund des Eintrittsdatums oder anderweitiger Gründe in der Vergangenheit keine 3 vollen Abrechnungsmonate zu Verfügung stehen, muss die gekürzte Zeitspanne als Berechnungsgrundlage herangezogen werden.
Falls bezahlte Abwesenheiten in den letzten 3 Monaten enthalten sind, werden für die Berechnung des Durchschnittswerts die entsprechenden Lohnfortzahlungen mit einbezogen.
Der durchschnittliche Zuschlagswert ist zu Beginn der Fehlzeit zu ermitteln und wird dann unverändert über die gesamte Dauer der Fehlzeit fortgezahlt.
Krankheit: Pauschale Berechnung
Wird eine Zuschlagspauschale pro Monat gezahlt, so ist die Berechnung auf die Pauschale anzustellen.
Beispiel: Lukas erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200 €/Monat.
Falls Lukas im April nun 2 Tage krank wird (Annahme: 5-Tage-Woche), wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 €/(30 = Anzahl der Kalendertage für April) = 6,67 €
Folglich wird die Pauschale für die 2 Krankheitstage um 13,34 € gekürzt und als steuerpflichtiger Zuschlag fortgezahlt.
Krankheit: Berechnung nach tatsächlicher Arbeit
Beispiel: Eva ist im April 2 Tage krank. Im Januar und Februar hat sie jeweils 100 € und im März nochmal 150 € Zuschlagszahlungen erhalten.
(2100 + 1150)/3 = 116,66 €
Folglich sind 116,66 €/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. Die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag wird nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 €/(30 = Anzahl der Kalendertage für April) = 3,89 €
Folglich bekommt Eva für die 2 Krankheitsstage 7,78 € als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.
Bei Krankheit wird die Pauschale bzw. werden die durchschnittlichen Zuschlagszahlungen der letzten 3 Monate durch die Anzahl der Kalendertage im betrachteten Monat geteilt. Das bedeutet, dass das fortgezahlte Entgelt von Monat zu Monat schwanken kann.
Grundsätzlich liegt es im Ermessensspielraum der Arbeitgebenden, wie die Lohnfortzahlung in diesem Fall berechnet wird, jedoch muss der Grundsatz des oben erwähnten Entgeltausfallprinzips eingehalten werden.
Aus diesem Grund ist es auch zulässig, das fortzuzahlende Entgelt nach einem künftigen Dienstplan zu bestimmen, sofern schlüssig belegt werden kann, welche Zeiten ohne Ausfall gearbeitet worden wären.
Aufgrund der möglichen Willkür, die hier unterstellt werden könnte, muss die Anwendung dieser Möglichkeit im Einzelfall überprüft und abgestimmt werden.
Sind SFN-Zuschläge bei Krankheit und Urlaub weiterhin steuer- und beitragsfrei?
Diese Frage ist relativ einfach beantwortet, weil der Grundsatz gilt, dass die Steuer- und Beitragsfreiheit von Zuschlägen nur dann greift, wenn diese tatsächlich erarbeitet wurden. Folglich sind fortzuzahlende SFN-Zuschläge im Falle von Urlaub oder Krankheit voll steuer- und beitragspflichtig.
Dass bedeutet, dass sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende Steuern und Sozialabgaben auf die SFN-Zuschläge zahlen müssen, wenn ein*e Arbeitnehmer*in während dieser Zeiträume Anspruch auf Fortzahlung der Zuschläge hat.
SFN-Zuschläge mit gastromatic berechnen
Mit gastromatic setzt du die Berechnung von SFN-Zuschlägen einfach, zeitsparend und vor allem korrekt um. Zunächst hinterlegst du hierzu in der Software die Zuschlagsregeln für deinen Betrieb, welche dann automatisch bei der Berechnung greifen.
Auch Abwesenheiten wie Krankheiten und Urlaube werden hierbei berücksichtigt. Dadurch sparst du dir Zeit und Aufwand und stellst sicher, dass die berechneten Zuschläge korrekt sind. Nur so kannst du Bußgelder und Strafen vermeiden.
In der gastromatic
Stundenauswertung siehst du dann alle Arbeitszeiten, inklusive Urlaube und Krankheiten, und kannst diese direkt
für die Lohnabrechnung nutzen.
Fazit
Als Arbeitgeber*in musst du deinen Mitarbeitenden, basierend auf dem Entgeltausfallprinzip, weiterhin SFN-Zuschläge zahlen, auch wenn diese krank oder im Urlaub sind.
Dieses Prinzip gewährleistet, dass Arbeitnehmende während ihrer Abwesenheit weder besser noch schlechter gestellt werden als bei regulärer Arbeit. Es ist wichtig, dass du die Berechnung nachvollziehbar und korrekt dokumentierst, um Nachzahlungen und Bußgelder zu vermeiden.
SFN-Zuschläge während Abwesenheiten sind steuer- und sozialversicherungspflichtig, da sie nicht tatsächlich erarbeitet wurden. Digitale Lösungen wie gastromatic unterstützen dich dabei, die korrekte Berechnung und Dokumentation dieser Zuschläge effizient umzusetzen.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
