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SFN-Zuschläge bei Krankheit und Urlaub: Was gilt für die Lohnfortzahlung?
So berechnest du Zuschläge korrekt
- 1.Was zählt als SFN-Zuschlag?
- 2.Warum sind SFN-Zuschläge bei Abwesenheit fortzuzahlen?
- 3.Welche Zuschläge sind betroffen?
- 4.Berechnung der SFN-Zuschläge bei Krankheit oder Urlaub
- 5.Steuer- und Abgabenpflicht: Wann sind SFN-Zuschläge steuerfrei?
- 6.SFN-Zuschläge mit gastromatic korrekt und automatisch berechnen
- 7.Fazit: Zuschläge fair und korrekt fortzahlen
In vielen Branchen – vor allem in Gastronomie, Pflege oder Hotellerie – sind Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit (kurz: SFN-Arbeit) fester Bestandteil des Alltags. Für Arbeitgebende stellt sich daher häufig die Frage: Was passiert mit den SFN-Zuschlägen, wenn Mitarbeitende krank oder im Urlaub sind?
Die Antwort ist klar: Die SFN-Zuschläge müssen weiterhin gezahlt werden – zumindest dann, wenn sie regulär angefallen wären. Grundlage dafür ist das sogenannte Entgeltausfallprinzip.
Was zählt als SFN-Zuschlag?
SFN-Zuschläge sind Zuschläge, die für besondere Arbeitszeiten gezahlt werden – also Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit oder Nachtarbeit. Sie honorieren nicht nur die Belastung durch Arbeit außerhalb der Regelzeiten. In der Lohnabrechnung sind sie als Standard-Lohnarten hinterlegt und können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei sein.
Das gilt allerdings nur, wenn die SFN-Zuschläge tatsächlich erarbeitet wurden. Im Falle von Krankheit oder Urlaub besteht zwar ein Anspruch auf Fortzahlung, diese Zahlungen sind dann aber steuer- und beitragspflichtig.
Warum sind SFN-Zuschläge bei Abwesenheit fortzuzahlen?
Das Entgeltausfallprinzip (geregelt in § 4 EFZG¹) besagt: Arbeitnehmende dürfen bei Krankheit oder Urlaub nicht besser oder schlechter gestellt werden als im Fall regulärer Arbeit. Das betrifft sowohl den Grundlohn als auch etwaige Zuschläge.
Das bedeutet konkret:
- Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sind fortzuzahlen,
- Die Fortzahlung erfolgt in brutto,
- Die Zuschläge sind bei Abwesenheit nicht steuerfrei, da sie nicht erarbeitet wurden.
Die Regelung gilt branchenübergreifend – auch für Minijobber:innen, für Arbeitnehmer:innen in Teilzeit sowie bei tariflich vereinbarten oder individuell festgelegten Zuschlagssätzen.
Welche Zuschläge sind betroffen?
Fortzuzahlen sind SFN-Zuschläge, die regelmäßig geleistet und vertraglich oder tariflich vereinbart sind. Dazu gehören:
- Nachtarbeitszuschläge
- Sonntagszuschläge
- Feiertagszuschläge
- Kombinierte Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
Nicht fortzuzahlen sind dagegen Aufwandsentschädigungen, wie etwa:
- Essenszuschüsse
- Fahrtkostenzuschüsse
- Trinkgelder
- Überstundenvergütungen
Berechnung der SFN-Zuschläge bei Krankheit oder Urlaub
Die Berechnung der fortzuzahlenden SFN-Zuschläge richtet sich danach, wie die Zuschläge üblicherweise abgerechnet werden:
- Pauschal (z. B. fester monatlicher Betrag)
- Nach tatsächlicher Arbeit (rückwirkend berechnet)
Urlaub: Pauschale Berechnung
Wenn z. B. ein pauschaler Zuschlagsbetrag pro Monat festgelegt wurde, erfolgt die Berechnung auf Tagesbasis.
Formel:
Zuschlagspauschale / (4,35 × wöchentliche Arbeitstage) = Tagesanspruch
Beispiel:
Timo erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200 €/Monat. Falls Timo nun 2 Tage im Urlaub ist (Annahme: 5-Tage-Woche) wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet: Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 €/(4,35 Wochen * 5 Tage) = 9,19 € pro Tag
Ergebnis: 18,38 € Zuschläge werden als steuerpflichtiger Brutto-Betrag fortgezahlt.
Urlaub: Berechnung nach tatsächlicher Arbeit
Erfolgte die Auszahlung bisher leistungsbasiert, wird der Durchschnitt der letzten drei vollen Abrechnungsmonate herangezogen.
Ein voller Abrechnungsmonat ist ein Monat mit 30 sozialversicherungspflichtigen Tagen, also ein Monat, in dem das Entgelt nicht anderweitig gekürzt wurde (z. B. durch unbezahlten Urlaub).
Beispiel:
Marie nimmt sich im April 2 Tage Urlaub. Sie erhält in den letzten drei Monaten 100 €, 100 € und 150 € an SFN-Zuschlägen: (2*100 + 1*150)/3 = 116,66 €
Folglich sind 116,66 €/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. Die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag (Annahme: 5-Tage-Woche) wird nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 €/(4,35 Wochen* 5 Tage) = 5,36 €
Ergebnis: Marie bekommt für die 2 Urlaubstage 10,72 € als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.
Falls aufgrund des Eintrittsdatums oder anderweitiger Gründe in der Vergangenheit keine 3 vollen Abrechnungsmonate zu Verfügung stehen, muss die gekürzte Zeitspanne als Berechnungsgrundlage herangezogen werden. Falls bezahlte Abwesenheiten in den letzten 3 Monaten enthalten sind, werden für die Berechnung des Durchschnittswerts die entsprechenden Lohnfortzahlungen mit einbezogen. Der durchschnittliche Zuschlagswert ist zu Beginn jeden Monats neu zu ermitteln.
Krankheit: Pauschale Berechnung
Hier richtet sich die Berechnung nach Kalendertagen des Monats.
Beispiel
Zuschläge: 200 €/Monat
Krank: 2 Tage im April (30 Tage)
Berechnung: 200 € / 30 = 6,67 € pro Tag
Ergebnis: 13,34 € werden fortgezahlt
Krankheit: Nach tatsächlicher Arbeit
Analog zur Urlaubsregelung erfolgt die Berechnung auf Basis des Durchschnitts der letzten drei Monate – diesmal jedoch auf Kalendertage bezogen.
Beispiel
Zuschläge Ø: 116,66 €
Berechnung: 116,66 € / 30 = 3,89 € pro Tag
Für 2 Krankheitstage: 7,78 € (steuerpflichtig)
Steuer- und Abgabenpflicht: Wann sind SFN-Zuschläge steuerfrei?
Fortgezahlte Feiertags- und Nachtzuschläge im Krankheits- oder Urlaubsfall sind nicht steuerfrei. Auch die Beitragsfreiheit entfällt. Die Beträge sind voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, da sie nicht auf tatsächlich geleistete Arbeit entfallen.
Das bedeutet:
- Keine Anwendung der steuerfreien Zuschlagssätze
- Pflicht zur vollständigen Versteuerung über die Gehaltsabrechnung
- Berücksichtigung in der Sozialversicherungsberechnung
Die Höchstbeträge für steuerfreie Zuschläge gelten somit nur bei tatsächlicher Leistung und unterliegen speziellen Voraussetzungen.
Somit müssen sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende Steuern und Sozialabgaben auf die SFN-Zuschläge zahlen.
SFN-Zuschläge mit gastromatic korrekt und automatisch berechnen
Mit gastromatic setzt du die Berechnung von SFN-Zuschlägen einfach, zeitsparend und vor allem korrekt um. Zunächst hinterlegst du hierzu in der Software die Zuschlagsregeln für deinen Betrieb, welche dann automatisch bei der Berechnung greifen.
Auch Abwesenheiten wie Krankheiten und Urlaube werden hierbei berücksichtigt. Dadurch sparst du dir Zeit und Aufwand und stellst sicher, dass die berechneten Zuschläge korrekt sind. Nur so kannst du Bußgelder und Strafen vermeiden.
Die Vorteile:
- Automatische Berechnung für Feiertags- und Nachtzuschläge
- Korrekte Fortzahlung bei Urlaub und Krankheit
- Transparente Übersicht in der Stundenauswertung
- Minutengenaue Arbeitszeiterfassung
- Unterstützung bei Gehaltsabrechnung und Lohnsteuerrecht
Buche deinen kostenlosen Beratungstermin und lass dir zeigen, wie einfach sich die Berechnung von Zuschlägen und Lohnfortzahlung digital automatisieren lässt.
In der gastromatic Stundenauswertung siehst du dann alle Arbeitszeiten, inklusive Urlaube und Krankheiten, und kannst diese direkt für die Lohnabrechnung nutzen.
Fazit: Zuschläge fair und korrekt fortzahlen
SFN-Zuschläge sind fester Bestandteil des Lohns. Daher gilt: Auch bei Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit müssen diese nach dem Entgeltausfallprinzip korrekt weitergezahlt werden – allerdings voll steuer- und beitragspflichtig.
Die regelmäßige Dokumentation, die saubere Umsetzung in der Lohnsoftware und eine transparente Berechnungsmethodik sind unerlässlich. Mit digitalen Tools wie gastromatic sicherst du nicht nur die gesetzeskonforme Fortzahlung, sondern schützt dein Unternehmen auch vor Bußgeldern und Nachzahlungen.
FAQ
Müssen SFN-Zuschläge bei Krankheit weitergezahlt werden?
Ja, laut Entgeltausfallprinzip besteht auch bei Krankheit ein Anspruch auf Lohnfortzahlung inklusive SFN-Zuschlägen. Das betrifft Zuschläge für Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit und Nachtarbeit, sofern diese auch bei regulärer Arbeit angefallen wären.
Müssen SFN-Zuschläge im Urlaub gezahlt werden?
Ja. Während des Urlaubs besteht ein Anspruch auf die fortlaufende Zahlung von SFN-Zuschlägen, wenn diese regelmäßig gezahlt werden. Die Berechnung erfolgt pauschal oder auf Basis der durchschnittlichen Zuschläge der letzten 3 Monate.
Sind fortgezahlte SFN-Zuschläge steuerfrei?
Nein. Steuerfreiheit und Beitragsfreiheit für SFN-Zuschläge gelten nur bei tatsächlicher Arbeitsleistung. Bei Krankheit oder Urlaub sind fortgezahlte Zuschläge steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Welche Zuschläge fallen unter SFN-Zuschläge?
Zu den SFN-Zuschlägen zählen:
- Sonntagszuschläge
- Feiertagszuschläge
- Nachtzuschläge
- Kombinationen wie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
Diese Zuschläge gehören zur Vergütung besonderer Arbeitszeiten und werden je nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder individuellem Vertrag gezahlt.
Wie werden SFN-Zuschläge bei Abwesenheit berechnet?
Je nach Modell gibt es zwei gängige Methoden zur Berechnung:
- Pauschale Zuschläge: Tagessatz = Monatsbetrag ÷ (4,35 × Arbeitstage/Woche)
- Rückwirkende Berechnung: Durchschnitt der letzten 3 vollen Monate wird anteilig für Fehltage gezahlt
Wichtig: Die Berechnungsart muss einheitlich, nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Gelten SFN-Zuschläge als Standard-Lohnarten?
Ja, in der Lohnabrechnung und in digitalen Tools wie gastromatic können SFN-Zuschläge als Standard-Lohnarten geführt werden. Sie sind damit klar von Grundlohn oder anderen Entgeltbestandteilen abgrenzbar.
Verweise
Alle Arbeitszeiten digital auf einen Blick
Zur Stundenauswertung
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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