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Schichtplanung – Flexibilität und Transparenz im Unternehmen

Einen Schichtplan zu erstellen kann um einiges komplizierter sein, als man vielleicht vermuten könnte – diejenigen unter uns, die schon selbst Schichtpläne erstellt haben, können ein Liedchen davon singen.

1.
Was ist ein Schichtplan?
2.
Grundsätzliche Regeln bei der Schichtplanung
3.
Erstellung eines Schichtplan-Systems
4.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Erstellung eines Schichtplans?
5.
Online-Schichtplan – Mit gastromatic zur einfachen Dienstplanung

Mitarbeiter*innen fair einzuteilen und einen effizienten Schichtplan zu erstellen, ist ein komplex durchdachter Personalprozess. Heute geht es bei uns zunächst um die generelle Schichtplanung, was man darunter versteht und welche grundsätzlichen Regelungen dabei einzuhalten sind. Aber wir sprechen auch über die verschiedenen Arten von Schichtplänen und wie man die Schichtarbeit für seine Mitarbeiter*innen (und die Schichtplaner*innen) so angenehm wie möglich gestalten kann!

Was ist ein Schichtplan?

Wir wollen der Sache zunächst von ganz vorne begegnen: Was ist überhaupt ein Schichtplan? Man braucht überall dort Schichten, wo die Arbeitsleitung möglichst durchgängig erbracht werden muss; Krankenhäuser, Pflegedienste oder Produktionsgewerbe sind klassische Beispiele. Schichtplanung kommt also vor allem bei Schichtarbeit zum Einsatz und ist in der Personaleinsatzplanung verortet. Unter Schichtplanung versteht man traditionell einen festen Arbeitsablauf von unterschiedlichen Schichtfolgen (also Frühschichten, Spätschichten, Nachtschichten), der sich nach einigen Wochen wiederholt. Hier wird die Leistung der Mitarbeiter*innen zeitlich eingeteilt, sodass niemand immer nur dieselben Nachtschichten leisten muss, sondern mit allen anderen Mitarbeitenden im Schichtsystem rotiert wird. Neben der genauen zeitlichen Einteilung sollte ein guter Schichtplan aber auch individuell auf die Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst sein - und das ist je nach Größe des Betriebs eine ziemliche Herausforderung.

Grundsätzliche Regeln bei der Schichtplanung

Natürlich sind auch die gesetzlichen Regelungen bei der Schichtplanung nicht zu vernachlässigen. Ein Gesetz, das ausschließlich für Schichtpläne zuständig ist, gibt es aber nicht. Dafür hat der Gesetzgeber spezielle Gesetze für den Arbeitsschutz formuliert, deren Regelungen sich auch auf den Schichtplan anwenden lassen. Das Arbeitsgesetz, der Jugendschutz und womöglich geschlossene Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen geben hier die rechtlichen Rahmenbedingungen vor.

Das Arbeitszeitgesetz bietet die wichtigste Grundlage, was den Arbeitsschutz angeht.

Die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden darf nach § 3 ArbZG nicht überschritten werden. Nur ausnahmsweise darf die Arbeitszeit auf 10 Stunden erhöht werden - dafür muss dann aber gewährleistet werden, dass innerhalb von 24 Wochen oder 6 Monaten der Durchschnitt von 8 Arbeitsstunden nicht überschritten wurde.
§ 4 ArbZG konstatiert die Ruhepausen, die während der Schicht eingehalten werden müssen. Zwischen 6 und 9 Stunden müssen Arbeitnehmer*innen 30 Minuten Pause einlegen; bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden sieht das Arbeitszeitgesetz eine Pause von 45 Minuten vor.
Auch die Ruhezeiten sind bei der Schichtplanung wichtig: Nach § 5 ArbZG muss zwischen den täglichen Arbeitszeiten eine ununterbrochenen Ruhezeit von elf Stunden eingehalten werden. Natürlich gibt es auch hier Ausnahmen, in denen die Ruhezeit verkürzt werden kann, sofern es innerhalb von 4 Wochen einen Ausgleich gibt.
Weitere wichtige Regelungen zur werktäglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten und Ruhezeiten finden sich unter anderem in den Spezialgesetzen zum Mutterschutz, Jugendschutz oder im Sozialgesetzbuch. Die dort erwähnten Personengruppen sind besonders schutzwürdig und haben gesonderte Regelungen, auf deren Vorgaben in der Personaleinsatzplanung geachtet werden muss.

Vor allem bei der Nachtschicht hat der Gesetzgeber in § 6 ArbZG besondere Regelungen festgelegt, auf die bei der Arbeitszeitgestaltung geachtet werden muss. Rollierende Schichtmodelle sind aufgrund der besonderen psychischen und physischen Belastung vor allem hier elementar für den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden. Es ist auch wichtig, dass der Schichtplan Raum für Pausen- und Ruhezeiten lässt, sodass die maximalen Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Gerade bei körperlich anstrengenden Schichtmodellen kann das sonst zu Unzufriedenheit im Betrieb und schlimmstenfalls zu Erkrankungen der Mitarbeiter*innen führen.

Erstellung eines Schichtplan-Systems

Der traditionelle Schichtplan, wie wir ihn heute erkennen, entstand im Zuge der Industrialisierung, als Arbeiter rund um die Uhr in großen Fabriken zugange waren. Damals war der Arbeitnehmerschutz noch ein absoluter Fremdwort, sodass sich die Arbeiter einfach Tag und Nacht abwechselten, um genug Lohn verdienen zu können. Ein solches arbeitnehmerunfreundliches Schichtmodell gibt es heute glücklicherweise aber nicht mehr.

Es gibt unterschiedliche Schichtsysteme, die hier auszugsweise vorgestellt werden.

Vollkontinuierliches Schichtmodell

Das vollkontinuierliche Schichtmodell wird auch Konti-Schicht oder Vollkonti-Schicht genannt. Dieses Modell machen sich Unternehmen zunutze, deren Betrieb kontinuierlich, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche läuft. Die Arbeitnehmer*innen arbeiten hier dann in den Unterteilungen: Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht. Man spricht hier auch von Arbeit in Wechselschicht: Mitarbeiter*innen arbeiten in einem regelmäßigen Rhythmus ihre 3 Schichten ab.

Teilkontinuierliches Schichtmodell

Auch hier wird im 24 Stunden Turnus gearbeitet, allerdings nicht an 7 Tagen die Woche, sondern nur an 5 Tagen. Wie bei dem vollkontinuierlichen Schichtmodell stehen hier Früh-, Spät- und Nachtschichten auf dem Einsatzplan.

Im teilkontinuierlichen Schichtmodell gibt es ein Sondermodell, das ohne Nachtarbeit arbeitet, da der Betrieb nicht 24 Stunden am Tag läuft. Hier kann es auch sein, dass mal eine Schicht am Wochenende gearbeitet werden muss, beispielsweise in Callcentern oder im Einzelhandel in Flughäfen oder großen Bahnhöfen.

Daneben gibt es noch weitere Differenzierungen bei Schichtsystemen, je nach dem, wie viele Schichten pro Wochentag eingeplant werden. Bei einem regulären Arbeitstag spricht man in der Regel nicht von einem Schichtmodell, da es nur eine einzige Schicht ist. Ein Zwei-Schichtmodell liegt beispielsweise bei dem teilkontinuierlichen Schichtmodell ohne Nachtschicht vor. Bei einem Drei-Schichtmodell können Unternehmen am Laufen gehalten werden, die 24 Stunden am Tag durchgängigen Betrieb haben.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Erstellung eines Schichtplans?

Ein Schichtplan muss unterschiedliche Informationen beinhalten und zusätzlich noch die gesetzlichen Rahmenbedingungen beachten; es ist im Sinne aller Schichtplaner*innen und Mitarbeiter*innen im Unternehmen, einen korrekten Plan zu schreiben, sodass zum einen das Wohl und die Grenzen der Mitarbeiter*innen respektiert werden, aber auch die Wirtschaftlichkeit des Betriebs berücksichtigt wird.

Ein Schichtplan muss zunächst übersichtlich gegliedert werden und bestimmte Stammdaten der eingeteilten Mitarbeiter*innen beinhalten. Dazu gehört unter anderem der Name, die Qualifikation, die Soll-Arbeitszeiten, das Datum und die Unterschrift des Schichtplan-Erstellenden sowie des genehmigenden Vorgesetzten. Zu beachten gilt, dass ein Schichtplan spätestens zwei Wochen vor Beginn des Plans den Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen muss, sodass noch genug Zeit für mögliche Änderungen bleibt.

Wichtig ist, dass Schichtpläne die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen nicht übergehen – Ruhepausen und Ruhezeiten müssen unbedingt eingehalten werden. Es ist bei der Planung der Schichten als Ersteller*in darauf zu achten, dass Schichtpläne flexibel und nicht zu knapp geplant sind, sodass immer genug Zeit für Pausen bleibt. Auch sollte bedacht werden, dass ein Wechsel von der Nachtschicht in die Frühschicht psychisch und physisch sehr fordernd ist und das bei rollierenden Schichtplänen möglichst vermieden werden sollte.

Online-Schichtplan – Mit gastromatic zur einfachen Dienstplanung

Stell dir vor, jemand schreibt in drei Minuten deinen gesamten Schichtplan - und das sogar wochenlang im Voraus. Alle rechtlichen und betrieblichen Anforderungen werden dabei berücksichtigt, sogar die Einsatzwünsche deiner Mitarbeiter*innen werden eingeplant. Gleichzeitig werden versteckte Potenziale offengelegt, die die Wirtschaftlichkeit im Betrieb nochmal nach oben bringen. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein – aber eben nur fast! Mit gastromatic wird es möglich.

Überzeuge dich selbst

Unsere Software schreibt den Schichtplan automatisch und optimiert dabei unter Einbezug der eingegebenen Daten, der wirtschaftlichen Zielen und der Wünsche deiner Mitarbeitenden den Dienstplan. Der Algorithmus schafft es, die besten Kombinationsmöglichkeiten zu finden, ohne dabei deine Mitarbeiter*innen zu vernachlässigen – denn was kann fairer sein als eine Software? Persönliche Bevorzugung für beliebte Schichten gibt es nicht, ein rollierender Schichtplan wird fair auf alle Mitarbeiter*innen und Arbeitsbereiche aufgeteilt.

Ein weiterer Vorteil der automatisierten online Schichtplanung ist die einfache Umsetzung von Änderungen. Anpassungen sind ganz leicht in Echtzeit möglich, sodass der neue Plan direkt wieder für alle Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Das erleichtert nicht nur die Arbeit für die Schichtplaner*innen im Unternehmen, sondern auch für die Arbeitnehmenden – sie können ihren Schichtplan über ihr Smartphone überall einsehen und direkt Feedback geben, falls etwas nicht passt.

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.