Personalkennzahlen der Gastronomie sinnvoll ermitteln und nutzen

Wer mit seinem Unternehmen erfolgreich sein will, muss stets alle anfallenden Kosten im Auge behalten, das gilt in der Gastronomie genauso wie andernorts. Neben dem Wareneinsatz stellen die Personalkosten hier den größten Kostenblock dar – und zudem einen, der durch geschickte Dienstplanung und regelmäßige Kontrolle von Software-Anbietern wie gastromatic beherrscht werden kann. Wir geben Denkanstöße, wie man geeignete Personalkennzahlen errechnet und diese zur Optimierung der Betriebsabläufe nutzt.

Die Personalkostenquote gibt den Anteil der anfallenden Personalkosten am (Netto-)Umsatz im gleichen Zeitraum an, es gilt also

Der Personalaufwand schließt alle für das Personal anfallenden Kosten ein, also neben Löhnen und Gehältern beispielsweise auch Sozialabgaben und Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung. Als Faustformel wird dabei gelegentlich eine Personalkostenquote von 30% oder darunter als wünschenswert angegeben, allerdings ist dieser pauschale Wert mit Vorsicht zu genießen. Je nach Konzept kann die Personalkostenquote deutlich über oder unter 30% liegen, ohne dass wir eine Aussage über Erfolg oder Misserfolg der Unternehmung treffen könnten. Ein niedriger Wert ist natürlich prinzipiell besser als ein höherer, da er aussagt, dass ein geringerer Teil des Umsatzes für das Personal aufgewendet werden muss und somit am Ende mehr übrigbleibt.

Darum bietet sich die Personalkostenquote nicht als Planungskennzahl an:

Nutzen wir die Personalkostenquote als Planungskennzahl im Dienstplan, vergleichen wir zwei Werte, die nicht vergleichbar sind. So wie damals in der Schule das mit den Äpfeln und Birnen. Wir können die Werte nicht vergleichen, weil ihnen unterschiedliche Berechnungen zu Grunde liegen. Die monatliche (Ziel)-Personalkostenquote beinhaltet neben Lohn und Nebenkosten auch alle anderen Kosten wie Abwesenheiten, Sonderzahlungen und so weiter. Wir rechnen also mit den Realkosten.

Der Wert aus unserem Dienstplan entspricht aber nur den Nominalkosten zuzüglich der Nebenkosten. Das heißt, dass ein beachtlicher Teil im Vergleich zu den Realkosten fehlt. Trotzdem versuchen wir die Personalkostenquote auf Tages- und Nominalkostenbasis mit der Zielpersonalkostenquote auf Monats- und Realkostenbasis zu vergleichen. Aber der Vergleich kann uns gar keinen Aufschluss darüber geben, ob die Planung gut war oder nicht.

Nichtsdestotrotz brauchen wir die Personalkostenquote bzw. die Zielpersonalkostenquote, um darauf basierend die benötigte Umsatzproduktivität zu berechnen.

In Abgrenzung zur Personalkostenquote beschreibt die Umsatzproduktivität das Verhältnis von Umsatz zur geleisteten Arbeitszeit im gleichen Zeitraum, die Rechnung lautet somit

Diese Kennzahl beschreibt, wie viel Umsatz ein*e Mitarbeiter*in pro Stunde der Arbeitszeit erwirtschaftet. Auch hier können keine absoluten Aussagen getroffen werden, grundsätzlich wird natürlich eine hohe Umsatzproduktivität angestrebt. Fällt die Produktivität jedoch zu hoch aus, kann dies auf ungenutztes Potenzial hindeuten; unter Umständen führt eine Erhöhung des Personaleinsatzes hier letztlich zu einem besseren Betriebsergebnis.

Mit der Formel oben können wir den Status quo der Umsatzproduktivität berechnen, bzw. die gegenwärtige Umsatzproduktivität. Aber viel spannender ist es doch, die benötigte Umsatzproduktivität zu berechnen. Das bedeutet, dass wir uns ein Ziel setzen. Ein Ziel, das unseren Betrieb wirtschaftlicher macht. Klingt erst einmal gewagt, aber wir schauen uns an, wie einfach das eigentlich ist.

Für die benötigte Umsatzproduktivität brauchen wir zwei Zutaten: unsere Zielpersonalkostenquote und den gewichteten Realkostensatz.

Was ist was?

Im ersten Abschnitt haben wir uns bereits die Personalkostenquote angeschaut. Auch hier ging es um den Status quo, den wir jetzt aber anfechten wollen. Mit der Zielpersonalkostenquote setzen wir uns, wie der Name bereits sagt, ein Ziel. Zum Beispiel haben wir aktuell eine Personalkostenquote von 32 % und möchten diese um 2 Prozentpunkte senken. Unsere Zielpersonalkostenquote liegt dann also bei 30 %.

Nur wenn du weißt, was du pro Mitarbeiterstunde aufwenden musst, können wir herausfinden, wie viel Umsatz du brauchst, um alle Kosten zu decken und trotzdem deine wirtschaftlichen Ziele zu erreichen.

Wir wollen also wissen, was uns eine Stunde, eines*einer dienstplanrelevanten Mitarbeitenden, in einem Beispielmonat, im Durchschnitt real kostet.

Wir wollen außerdem nicht von einer Person ausgehen, sondern einen Durchschnittswert aller dienstplanrelevanten Personalkosten ermitteln, denn es kann ja sein, dass es für verschiedene Mitarbeiter*innen auch verschiedene Stundenlöhne oder Sollstunden gibt. Das nennen wir gewichteten Realkostensatz.

Mit diesen beiden Werten in der Tasche, können wir jetzt die benötigte Umsatzproduktivität berechnen, und zwar so:

Und was bringt dir das?

Die benötigte Umsatzproduktivität ist der Wert, der beschreibt, wie viel Umsatz pro Mitarbeiterstunde in deinem Betrieb erwirtschaftet werden muss, damit du deine wirtschaftlichen Ziele erreichst.

Diesen Wert machen wir uns jetzt noch in einem letzten Schritt zu Nutze. Denn wir wollen noch eben eine gute Planungskennzahl berechnen, die all unsere Werte beinhaltet und deshalb unsere Lieblingskennzahl für den Dienstplan ist.

Die Dienstplanstunden sind echte Teamplayer. Warum? Weil wir bei den Dienstplanstunden auf Personalkostenquote und Umsatzproduktivität aufbauen. Wir vereinen also das Beste aus allen Welten. Clever!

Die Kausalitätskette war ja so:

Das geht so:

Am besten macht man das auf Monats- aber auch auf Tagesbasis.

So erhältst du die Anzahl an Stunden pro Tag, die du im Dienstplan verplanen darfst, wenn du deine wirtschaftlichen Ziele erreichen willst.

Plan ist nicht gleich Ist. Die Dienstplanstunden dürfen natürlich nicht blind für die Planung verwendet werden. Du musst den Plan auch immer mit der Realität abgleichen, um iterativ deine zukünftigen Pläne zu verbessern.

Eins ist aber sicher: Die Dienstplanstunden als Kontroll- und Steuerungswerkzeug decken bei zielgenauer Planung alle deine Kosten ab und bieten dir einen stabilen Vergleichswert für deine tägliche und monatliche Planung.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen