Pausenzeiten in der Gastronomie

Laut Mindestlohngesetz¹ sind Arbeitgebende dazu verpflichtet "Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.“

Auch die Gesamtlänge der Pausen muss durch die Arbeitgebenden festgehalten werden, nicht zuletzt da hierüber die Arbeitszeit reguliert werden kann. Doch was ist unter einer Ruhepause zu verstehen und wie sollte man sich als Arbeitgeber*in verhalten, um Arbeitnehmende zufrieden zu stellen und Bußgelder zu vermeiden?

Laut Arbeitszeitgesetz² müssen Arbeitnehmende nach 6 Stunden geleisteter Arbeit mindestens 30 Minuten Pause einlegen. Nach 9 Stunden Arbeitszeit müssen insgesamt mindestens 45 Minuten Pause gemacht werden.

Die Pausen müssen bereits im Voraus festgelegt werden und es muss gewährleistet sein, dass die Mitarbeitenden diesen Zeitraum zur freien Gestaltung nutzen können. So ist es beispielsweise nicht gestattet, Rufbereitschaftszeiten wie Pausen zu behandeln.

Arbeitgebende haben im Rahmen des Direktionsrechts grundsätzlich die Befugnis, die zeitliche Lage der Ruhepausen festzulegen, solange dabei die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden und diese im Einklang mit den arbeits- oder tarifvertraglichen Vereinbarungen stehen.

Für Jugendliche gelten andere Bestimmungen, welche im Jugendarbeitsschutzgesetz³ zu finden sind. Hiernach müssen Jugendliche zwischen 4 ½ und 6 Stunden geleisteter Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten machen und ab 6 Stunden mindestens weitere 30 Minuten pausieren. In allen Fällen gilt, dass die Ruhepausen in Abschnitte von 15 Minuten unterteilt werden dürfen.

Missachtest du als Arbeitgeber*in die gesetzlichen Vorgaben, können Strafzahlungen und Schadensersatzansprüche gegenüber dir geltend gemacht werden. Um das Wohlbefinden deiner Mitarbeitenden zu gewährleisten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, solltest du deshalb sicherstellen, dass deine Angestellten ihre Pausen- und Ruhezeiten einhalten.

Erfahre mehr darüber, wie du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden ganz einfach digital und rechtssicher erfassen kannst:

Ruhepausen sind kurze Unterbrechungen während der Arbeitszeit, in denen sich Mitarbeitende erholen können. Klassische Ruhepausen sind z. B. die Frühstücks- oder Mittagspause.

Als Ruhezeit hingegen bezeichnet man die Zeit zwischen den verschiedenen Arbeitseinsätzen. Diese Ruhezeiten sind deutlich länger als die Ruhepausen. Zwischen 2 Schichten müssen demnach laut Arbeitszeitgesetz mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen.

Ruhezeiten dienen dazu, dem Körper die nötige Zeit zur Regeneration zu geben, während Ruhepausen eher zur kurzfristigen Entspannung und Erholung dienen.

„Das Einhalten der Ruhepausen ist wichtig, damit Mitarbeitende sich erholen können. Andernfalls drohen Leistungsabfall, gesundheitliche Probleme und ein nicht kompensierbares Stresspotenzial, welches sich gegebenenfalls am Gast entlädt.“

Gastronom*innen, die derartige Äußerungen hören, können darüber oft nur „müde“ schmunzeln. Denn die gastronomische Praxis wirft die Frage auf: Kann im Gastgewerbe der rechtliche Rahmen überhaupt eingehalten werden?

Die Erfahrung zeigt, dass es oft schwierig ist, die Vorgaben des Gesetzgebers sowie die Ansprüche von Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden an diesem Punkt zu verbinden. Ruhepausen sind nicht immer im Voraus planbar, was mit stark fluktuierendem Gästeaufkommen zusammenhängt.

Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass die Pausen dann gemacht werden, wenn das bunte Treiben im Betrieb für einen Moment überschaubar ist und die Gäste zufrieden gestellt wurden. Dabei besteht die Gefahr, dass keine oder zu kurze Pausen gemacht werden.

In manchen Betrieben gibt es eine fest eingeplante Pause, welche mit den Essenszeiten in Kantinen verknüpft ist. Hier besteht das Problem, dass die Mitarbeitenden nun nicht mehr frei entscheiden können, wann und wie sie ihre Pausen verbringen.

Eine weitere Problematik stellen große Veranstaltungen mit offenem Ende dar, da man hier nicht im Vorhinein weiß, wie viele Arbeitsstunden geleistet werden und der Pausenanspruch erst im Laufe der Schicht bekannt wird.

Ebenso diskutiert werden Pausenansprüche bei Teilschichten, da hier oft Unklarheit herrscht, wann und in welchem Umfang Pausen zu gewähren sind.

Auch die Raucherpausen bieten immer wieder Diskussionsbedarf, wenn es um den Abzug dieser Arbeitsunterbrechungen und die Fairness gegenüber Nichtraucher*innen geht.

Allen Mitarbeitenden muss ermöglicht werden, ausreichende Ruhepausen zu nehmen und in dieser Zeit von ihren Pflichten freigestellt zu sein. Da bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz Bußgelder von bis zu 15.000 € drohen und man das Verhältnis zu den Arbeitnehmenden nicht unnötig belasten sollte, müssen Ruhepausen eingehalten werden.

Hierzu empfiehlt es sich, bei der Planung Erfahrungswerte zum Gästeaufkommen hinzuzuziehen und die Pausen um Stoßzeiten herum zu planen. Bei Großveranstaltungen sollte man dafür sorgen, ausreichend Personal einzuplanen, um Pausen überhaupt möglich zu machen.

Zugleich sollten nicht nur der Dokumentationspflicht wegen Aufzeichnungen zu Arbeits- und Pausenzeiten gemacht werden. Auch Arbeitnehmenden bietet sich hierdurch eine transparente und komfortable Möglichkeit, um abgezogene Pausenzeiten einzusehen.

Mithilfe digitaler Zeiterfassung stellst du als Arbeitgeber*in sicher, dass du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden präzise dokumentierst und die damit verbundenen gesetzlichen Bestimmungen einhältst. Du reduzierst das Risiko manueller Fehler oder Unstimmigkeiten (z. B. durch Dokumentation auf Papier oder in einer Excel-Tabelle) und vermeidest so rechtliche Konsequenzen.

Durch automatisierte digitale Prozesse sparst du zudem Zeit und reduzierst den Verwaltungsaufwand. Deine Mitarbeitenden wiederum profitieren von einem klaren Überblick über ihre Pausen und haben eine transparente Kontrolle über ihre Arbeitszeiten.

In gastromatic ist zunächst die automatische Erfassung von Pausenzeiten voreingestellt, d. h. die Pausenzeiten werden automatisch auf die jeweilige Arbeitszeit draufgerechnet. Zudem werden zu kurze Pausenzeiten automatisch korrigiert. So kannst du sicherstellen, dass du die gesetzlichen Bestimmungen zur Pausenregelung einhältst.

Mit unserer digitalen Stempeluhr kannst du aber auch selbst entscheiden, ob die Pausenzeiten automatisiert pauschal erfasst oder von deinen Mitarbeitenden individuell gestempelt werden.

Erfahre mehr darüber, wie du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden ganz einfach digital und rechtssicher erfassen kannst:

In beiden Fällen sehen deine Mitarbeitenden dann in der Einsatzinfo, wie viele Minuten Pause sie in der jeweiligen Schicht machen müssen bzw. schon gemacht haben. Sollte die bisher gemachte Pausenzeit kürzer sein als geplant, bekommen deine Mitarbeitenden automatisch eine Benachrichtigung.

Es gibt zudem die Option, die Pausenzeiten gemäß Betriebsvereinbarung anzupassen oder individuelle Pausenzeiten je Mitarbeiter*in (etwa bei Minderjährigen oder Auszubildenden) festzulegen.

Für Raucher*innen besteht außerdem die Möglichkeit, additiv zur regulären Pause zu stempeln, sodass auch die sogenannten „Raucherpausen“ als Ruhezeiten erfasst und dokumentiert werden.

In der Mitarbeiterübersicht sieht du als Arbeitgeber*in dann die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden für die jeweilige Schicht.

Mit Blick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Produktivität des eigenen Teams und damit verbunden der gewünschten Zufriedenheit der Gäste empfiehlt es sich, die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten einzuhalten, auch wenn sich dies im gastronomischen Alltag oft als herausfordernd erweist.

Durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassung kannst du als Arbeitgeber*in sicherstellen, dass die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden genau dokumentierst und die damit verbundenen gesetzlichen Vorschriften einhältst.

Darüber hinaus sparst du Zeit, reduzierst den Verwaltungsaufwand und deine Mitarbeitenden profitieren von einem klaren Überblick über ihre Arbeitszeiten und Pausen.

Was ist der Unterschied zwischen Ruhepausen und Ruhezeiten? Ruhepausen sind kurze Unterbrechungen während der Arbeitszeit, um sich zu erholen, während Ruhezeiten längere Perioden zwischen Arbeitseinsätzen sind, in denen Mitarbeitende ausreichend Zeit zur Regeneration haben.

Wer muss auf die Einhaltung von Pausen achten? Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren und die Nachweise darüber mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen und Themenseite: Zeiterfassung