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Onboarding leicht gemacht: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie sieht ein gutes Onboarding aus und welche Vorteile bietet es?

1.
Was bedeutet "Onboarding"?
2.
Vorteile eines strukturierten Onboardings
3.
Onboarding-Checkliste
4.
Wer ist am Onboarding-Prozess beteiligt?
5.
Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?
6.
Fazit

Was bedeutet "Onboarding"?

Onboarding ist der Prozess, durch den neue Mitarbeitende in ein Unternehmen eingeführt und integriert werden. Dieser Prozess umfasst verschiedene Schritte und Maßnahmen, die darauf abzielen, neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich schnell in ihrem neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden und produktiv zu arbeiten. Hier sind einige wichtige Aspekte des Onboardings:

Einführung und Orientierung: Neue Mitarbeitende werden mit der Unternehmensstruktur, den Werten, der Kultur und den Erwartungen vertraut gemacht. Dies kann durch Einführungsveranstaltungen, Rundgänge und Präsentationen erfolgen.
Einarbeitung in die Arbeitsaufgaben: Neue Mitarbeitende erhalten Schulungen und Anweisungen zu ihren spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Dies kann durch Mentor*innen, Kolleg*innen oder spezielle Trainingsprogramme unterstützt werden.
Technische und organisatorische Unterstützung: Neue Mitarbeitende werden mit den erforderlichen Arbeitsmitteln, Software und Systemen ausgestattet und lernen, wie sie diese effektiv nutzen können.
Soziale Integration: Der Aufbau von Beziehungen und Netzwerken innerhalb des Unternehmens wird gefördert, um den neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich sozial zu integrieren und ein Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln.
Feedback und Evaluierung: Regelmäßige Feedbackgespräche und Evaluierungen helfen neuen Mitarbeitenden, ihre Fortschritte zu verfolgen und eventuelle Herausforderungen zu besprechen und zu bewältigen.
Langfristige Entwicklung: Onboarding endet nicht nach den ersten Wochen oder Monaten. Es kann langfristige Entwicklungspläne und kontinuierliche Unterstützung beinhalten, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden sich weiterentwickeln und wachsen können.

Ein gut durchgeführtes Onboarding kann die Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeitenden erhöhen, die Einarbeitungszeit verkürzen und die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigern.

Vorteile eines strukturierten Onboardings

Ein strukturierter Onboarding-Plan bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und neue Mitarbeitende gleichermaßen. Er trägt dazu bei, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden, da sie effizient in ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten eingeführt werden.

Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, da sich die neuen Kolleg*innen besser unterstützt und wertgeschätzt fühlen.

Ein weiterer Vorteil ist die geringere Fluktuationsrate. Ein effektives Onboarding stärkt die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen, was dazu führt, dass sie weniger geneigt sind, das Unternehmen schnell wieder zu verlassen.

Darüber hinaus fördert ein strukturierter Plan die schnelle Integration neuer Mitarbeitenden in die Unternehmenskultur, was die Zusammenarbeit und das Teamgefühl verbessert. Klare Erwartungen und Ziele, die durch den Plan vermittelt werden, reduzieren Unsicherheiten und Missverständnisse bezüglich der Rolle und Verantwortlichkeiten der neuen Mitarbeiter.

Regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche während des Onboardings ermöglichen es, eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, was die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des Prozesses unterstützt.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines strukturierten Onboarding-Plans ist die Standardisierung und Konsistenz, die er mit sich bringt. Alle neuen Mitarbeitenden erhalten dieselben wichtigen Informationen und Schulungen, was Fairness und Gleichbehandlung fördert. Langfristig führt dies zu Kosteneinsparungen, da die Einarbeitungszeit reduziert und die Fluktuation verringert wird. Dies spart Kosten, die durch ineffiziente Einarbeitung und häufige Neueinstellungen entstehen könnten.

Zudem kann ein gut strukturierter Onboarding-Prozess das Image des Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber stärken, was die Rekrutierung von Talenten erleichtert.

Onboarding-Checkliste

Die genannten Punkte sind exemplarisch und somit nicht vollständig. Jeder sollte für seinen Betrieb eine individuelle und realistische Checkliste erstellen.

Wer ist am Onboarding-Prozess beteiligt?

Am Onboarding-Prozess sind mehrere Personen und Abteilungen beteiligt, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende gut integriert werden:

Personalabteilung (HR): In größeren Unternehmen ist oft die Personalabteilung für die Planung und Koordination des gesamten Onboarding-Prozesses verantwortlich. Sie organisiert Einführungsschulungen, bereitet notwendige Unterlagen vor und stellt sicher, dass alle administrativen Aufgaben erledigt sind.

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

Fachabteilung und Führungskraft: Die direkte Führungskraft spielt eine zentrale Rolle im Onboarding. Sie stellt sicher, dass neue Mitarbeitende alle notwendigen Informationen und Ressourcen erhalten, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Die verschiedenen Abteilungen können zudem spezifische Schulungen und Einarbeitungsprogramme bereitstellen.
Mentor*innen oder Pat*innen: Einige Unternehmen setzen Mentor*innen oder Pat*innen ein, die die neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen oder Monaten unterstützen. Diese Kolleg*innen stehen dem Neuling bei Fragen und Herausforderungen zur Seite und helfen bei der sozialen Integration.
IT-Abteilung: Die IT-Abteilung stellt sicher, dass neue Mitarbeitende Zugang zu den notwendigen technischen Ressourcen haben, wie Computer, Software, E-Mail-Konten und andere Systeme, die für die Arbeit benötigt werden.
Kolleg*innen und Teammitglieder: Die direkten Kolleg*innen und Teammitglieder helfen den neuen Mitarbeitenden, sich im Arbeitsumfeld zurechtzufinden und soziale Kontakte zu knüpfen. Sie können auch bei der Einarbeitung in spezifische Arbeitsprozesse und Aufgaben unterstützen.
Geschäftsführung: In einigen größeren Unternehmen beteiligt sich auch die Geschäftsführung am Onboarding, insbesondere bei höher positionierten Mitarbeitenden. Dies kann durch Begrüßungsveranstaltungen oder persönliche Treffen erfolgen, um die Unternehmenswerte und -visionen zu vermitteln.

Durch die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen wird sichergestellt, dass neue Mitarbeitende nicht nur die notwendigen technischen und fachlichen Kenntnisse erhalten, sondern sich auch sozial und kulturell im Unternehmen integriert fühlen.

Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?

Die Dauer des Onboardings kann je nach Unternehmen und Position variieren, umfasst jedoch typischerweise die ersten 30 bis 90 Tage des Arbeitsverhältnisses. In einigen Fällen kann der Onboarding-Prozess auch bis zu einem Jahr dauern, insbesondere bei komplexeren Rollen oder in großen Organisationen. In der Regel beginnt das Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds mit der Bereitstellung von wichtigen Informationen und der Vorbereitung des Arbeitsplatzes.

Der Übergang vom Onboarding zur Probezeit ist fließend. Die Probezeit, die üblicherweise zwischen drei und sechs Monaten dauert, dient dazu, die Eignung des neuen Mitarbeitenden für die Position und dessen Integration im Betrieb weiter zu evaluieren. Während dieser Zeit sollte regelmäßig Unterstützung und Feedback angeboten werden, um sicherzustellen, dass das neue Teammitglied die Erwartungen erfüllt und eventuelle Herausforderungen angegangen werden können.

In der Probezeit wird besonderes Augenmerk auf die Leistung, das Verhalten und die Anpassungsfähigkeit des neuen Mitarbeitenden gelegt. Regelmäßige Evaluationsgespräche helfen, den Fortschritt zu überprüfen und geben Mitarbeitenden die Möglichkeit, Feedback zu erhalten und sich weiterzuentwickeln.

Am Ende der Probezeit findet in der Regel ein formelles Gespräch statt, in dem sowohl der*die Mitarbeiter*in als auch die Führungskraft die vergangenen Monate reflektieren und entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis dauerhaft fortgesetzt wird.

Ein nahtloser Übergang vom Onboarding zur Probezeit stellt sicher, dass neue Mitarbeitende gut vorbereitet und unterstützt in die Rolle hineinwachsen. Dies trägt nicht nur zur Zufriedenheit und Motivation bei, sondern auch zur langfristigen Bindung an das Unternehmen und dessen Erfolg.

Fazit

Ein effektives Onboarding ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitender. Es umfasst die Einführung in Unternehmensstruktur, Kultur und Werte, die Einarbeitung in Arbeitsaufgaben, technische Unterstützung, soziale Integration und kontinuierliches Feedback. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess führt zu schnellerer Produktivität, höherer Zufriedenheit und geringerer Fluktuation.

Mehrere Abteilungen, einschließlich HR, Fachabteilungen, IT und Teammitglieder, arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende die nötigen Kenntnisse und eine kulturelle Integration erhalten. Die Dauer des Onboardings variiert, umfasst jedoch meist 30 bis 90 Tage, kann aber auch bis zu einem Jahr dauern.

Der fließende Übergang zur Probezeit, die drei bis sechs Monate dauert, ermöglicht eine fortlaufende Bewertung und Unterstützung. Regelmäßige Feedback-Gespräche helfen, den Fortschritt zu überwachen. Ein nahtloser Übergang stellt sicher, dass neue Mitarbeitende gut vorbereitet in ihre Rolle hineinwachsen, was ihre Zufriedenheit und langfristige Bindung an das Unternehmen fördert.

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.