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Lohnsteueraußenprüfung: Leitfaden für Arbeitgeber & Tipps

Wie sie abläuft und was du tun kannst, um gut durchzukommen

1.
Kurz und knapp
2.
Was ist eine Lohnsteueraußenprüfung?
3.
Was wird bei einer Lohnsteueraußenprüfung geprüft?
4.
Wie läuft eine Lohnsteueraußenprüfung ab?
5.
Welche Fehler passieren häufig?
6.
Wie sieht eine gute Vorbereitung auf die Lohnsteueraußenprüfung aus?
7.
Welche Folgen hat eine Außenprüfung der Lohnsteuer?
8.
Fazit

Kurz und knapp

Prüfungsangst? Das kennen viele nicht nur aus der Schule. Auch so manche Arbeitgebende wissen, wie sich das anfühlt – vor allem die, die schon einmal einen Brief vom Finanzamt mit einem Termin für eine Lohnsteueraußenprüfung im Briefkasten hatten.

Dabei besteht in Wirklichkeit kein Grund zur Panik, wenn du ein paar Punkte beachtest. Wir erklären dir, wie das Finanzamt die korrekte Berechnung und Abfuhr der Lohnsteuer prüft, und zeigen dir, was du tun kannst, um Lohnsteueraußenprüfungen künftig entspannter entgegenzublicken.

Was ist eine Lohnsteueraußenprüfung?

Sobald Unternehmen Mitarbeitende beschäftigen und ihnen Gehälter bezahlen, sind sie verpflichtet, die dafür anfallende Lohnsteuer einzubehalten und ans Finanzamt zu bezahlen. Um sicherzugehen, dass Unternehmen das auch tun, führt das Finanzamt regelmäßig Prüfungen durch, die sogenannten Lohnsteueraußenprüfungen.

GUT ZU WISSEN

Das Finanzamt prüft vermehrt Branchen, in denen häufig Fehler passieren, wie das Gastgewerbe, oder Betriebe, in denen in der Vergangenheit bereits Fehler gefunden wurden.

Was wird bei einer Lohnsteueraußenprüfung geprüft?

Prüferinnen und Prüfer können nicht jedes noch so kleine Detail auswerten. Daher nutzen sie ihre Erfahrung und konzentrieren sich auf genau die Bereiche, in denen am häufigsten Fehler passieren, wie:

die Berechnung der Brutto- und Nettolöhne
die Bezahlung deiner Aushilfen und Minijobberinnen und -jobber
deine Lohnkonten
die Abrechnung geldwerter Vorteile wie kostenloser Mahlzeiten
das Verbuchen von Fahrt- und Reisekosten
die Abrechnung von Zuschlägen und Zuschüssen, zum Beispiel für Nachtarbeit oder Kinderbetreuung
die Beschäftigung naher Angehörigen und/oder freiberuflicher Arbeitskräfte

Wie läuft eine Lohnsteueraußenprüfung ab?

Die Lohnsteueraußenprüfung läuft in drei Phasen ab:

Ankündigung der Prüfung
Prüfung vor Ort
Nachbereitung

Schritt 1: Die Prüfungsanordnung

Angekündigt wird die Prüfung mit einer sogenannten „Prüfungsanordnung“. Diese erfolgt schriftlich per Post oder elektronisch und enthält neben dem Prüfungsbeginn und dem Namen der zuständigen Person auch die wichtigsten Eckdaten wie den Zeitraum, der geprüft wird, und die zu prüfenden Steuerarten. Falls der Termin zum Beispiel aufgrund einer Veranstaltung nicht passt, kannst du mit der oder dem Zuständigen einen neuen vereinbaren.

GUT ZU WISSEN

Wenn das Finanzamt befürchtet, dass eine schriftliche Ankündigung die Prüfung gefährden könnte, hat es die Möglichkeit, auch ohne Ankündigung zu prüfen.

Schritt 2: Die Prüfung vor Ort

Die Prüfung findet in der Regel in deinem Betrieb statt. Sollte das zum Beispiel aus Platzgründen nicht gehen, kannst du mit deinem Prüfungsteam auf private Räume, das Finanzamt oder das Büro deiner Steuerberatung ausweichen, sofern die Prüferin oder der Prüfer zustimmt.

Während der Prüfung musst du:

Lohnsteuer-Unterlagen und -Daten bereitstellen (zum Beispiel Abrechnungen, Zeitaufzeichnungen, usw.)
für Auskünfte bereitstehen
die Prüferin oder den Prüfer auf Wunsch durch deinen Betrieb führen

Schritt 3: Der Prüfungsbericht

Sollte die Prüferin oder der Prüfer etwas finden, geben sie dir normalerweise sofort Bescheid. Eine Zusammenfassung aller Ergebnisse erhältst du bei der gemeinsamen Schlussbesprechung. Danach verlässt die Prüferin oder der Prüfer deinen Betrieb und dokumentiert alle Feststellungen in einem Prüfungsbericht.

GUT ZU WISSEN

Der Prüfungsbericht ist kein Bescheid. Daher kannst du gegen ihn auch keinen Einspruch erheben. Das ist erst möglich, wenn du die eventuell daraus resultierenden Steuerbescheide erhältst.

Welche Fehler passieren häufig?

Prüferinnen und Prüfer wissen sehr genau, wo sie genauer hinsehen müssen. Achte beim Personalmanagement und während der Prüfung besonders auf Folgendes:

Dokumentation Je lückenloser du die Arbeitslöhne deiner Mitarbeitenden und eventuelle Zuwendungen dokumentierst, desto weniger Verdacht erregst du bei einer Prüfung. Mach auch deinen Mitarbeitenden die Dokumentation, die sie übernehmen müssen, so leicht wie möglich. Du könntest sie zum Beispiel mit der gastromatic-App ihre Arbeitszeiten schnell und einfach am Handy oder einem Tablet in deinem Betrieb erfassen lassen.
Vorsicht bei Mitarbeitergeschenken Mitarbeitergeschenke sind eine großartige – und vor allem steuerfreie – Möglichkeit, um deinem Team Wertschätzung entgegenzubringen. Doch Vorsicht: Für Gutscheine und Co. gelten strikte Regeln und nicht selten finden Prüferinnen und Prüfer genau hier Fehler.
Scheinselbständigkeit Nicht nur in der Gastronomie nimmt die Zahl der freien Mitarbeitenden zu. Umso öfter tappen Arbeitgebende in die Scheinselbständigkeitsfalle. Du kannst freien Mitarbeitenden zum Beispiel Einsatzangebote schicken, aber fix in den Dienstplan einteilen darfst du sie nicht.
Respektvolle Distanz zu Prüferin oder Prüfer Vergiss während der Prüfung nie, dass das Finanzamt da ist, um Fehler zu finden. So freundlich und sympathisch Prüferin oder Prüfer auch sein mögen, antworte nie leichtfertig auf Fragen. Hol dir am besten jemanden Erfahrenen an deine Seite.
Lohnzahlungen in bar Wenn du Aushilfen bar bezahlst, erstelle immer einen Beleg. Das mag aufwändig sein, aber bar bezahlte Aushilfslöhne sind bei Prüfungen ein rotes Tuch. Am besten lässt du die Finger von Barzahlungen an Mitarbeitende.

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Löhne stressfrei bezahlen

Wie sieht eine gute Vorbereitung auf die Lohnsteueraußenprüfung aus?

Sobald du den Brief vom Finanzamt bekommst, informiere alle, die an der Lohnabrechnung mitwirken (Steuerberatung nicht vergessen!). Sucht dann gemeinsam die notwendigen Unterlagen zusammen, insbesondere:

Lohnabrechnungen
Lohnkonten
Arbeitsverträge
Kassenbücher
Belege und mehr.

Sorge außerdem dafür, dass die Prüferin oder der Prüfer auf deine HR-Software zugreifen kann, und kontrolliere vorab, ob du alle Mitarbeitenden im System richtig angelegt hast.

TIPP

Informiere auch deine Mitarbeitenden über die Prüfung und schule sie im Umgang mit der Prüferin oder dem Prüfer.

Welche Folgen hat eine Außenprüfung der Lohnsteuer?

Wenn die Überprüfung nichts ergibt, bekommst du einfach nur den Prüfbericht zugeschickt. Kommt das Finanzamt zu dem Schluss, dass dir beim Berechnen und Abführen der Steuern Fehler passiert sind, werden als Folge Bescheide mit Nachforderungen verschickt:

Das Finanzamt schickt deinen Mitarbeitenden korrigierte Lohnsteuerbescheide. In dem Fall bekommst du einen Haftungsbescheid und musst die Lohnsteuer bezahlen, falls deine Mitarbeitenden das nicht tun.
Das Finanzamt schickt dir einen Haftungsbescheid mit Zahlungsfrist. In dem Fall musst du die Lohnsteuer bezahlen, darfst sie dir aber danach bei deinen Mitarbeitenden wiederholen.
Das Finanzamt schickt dir einen Nachforderungsbescheid. In dem Fall haben nicht deine Mitarbeitenden zu viel bekommen, sondern dir sind Fehler passiert, die dazu führen, dass dir das Finanzamt eine Nachforderung schickt (zum Beispiel falsche Pauschalierungen).

Falls sich deine Fehler auf die Umsatzsteuerberechnung auswirken, kann es sein, dass du auch Umsatzsteuer nachzahlen musst.

Fazit

Eine Lohnsteueraußenprüfung ist meist unangenehm, gibt dir aber auch einen Anlass, um deine Lohnbuchhaltung und alles, was dazu gehört, kritisch unter die Lupe zu nehmen. Mit guter Vorbereitung besteht kein Grund zur Panik, denn die meisten Stolperfallen sind vorhersehbar und lassen sich vermeiden.

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.