Themen
So steuerst du Umsatz, Personal und Prozesse im Einzelhandel mit den richtigen Kennzahlen.
- 1.Warum du im Einzelhandel auf Kennzahlen setzen solltest
- 2.Personalkennzahlen
- 3.Umsatz- und Verkaufskennzahlen
- 4.Lagerkennzahlen
- 5.Service- & Zufriedenheitskennzahlen
- 6.Finanzkennzahlen im Einzelhandel: So behältst du die Kosten im Blick
- 7.Kennzahlen richtig nutzen – so funktioniert's im Alltag
- 8.PDF: Wichtige Kennzahlen im Einzelhandel auf einen Blick
- 9.Herausforderungen und Chancen bei der Überwachung von Kennzahlen
- 10.Fazit
Der Einzelhandel ist dynamisch: Täglich neue Herausforderungen, ständig wechselnde Bedingungen. Von Krankmeldungen über Stoßzeiten bis zu Lieferverzögerungen – wer im Laden steht, weiß, wie schnell das Chaos einziehen kann. Genau deshalb brauchst du etwas, das dir Orientierung und Kontrolle gibt. Kennzahlen – auch bekannt als KPIs (Key Performance Indicators) – sind dein Navigationssystem im Tagesgeschäft.
Ob Personalplanung, Umsatz oder Lagerbestand: Mit den richtigen Kennzahlen steuerst du deinen Laden gezielt, datenbasiert und effizient. In diesem Artikel zeigen wir dir die wichtigsten KPIs für Einzelhandelsunternehmen, erklären sie verständlich und geben dir Tipps, wie du sie im Alltag einfach umsetzen und auswerten kannst.
Warum du im Einzelhandel auf Kennzahlen setzen solltest
Kennziffern helfen dir, das Bauchgefühl durch klare Daten zu ersetzen. Du erkennst auf einen Blick, was funktioniert – und wo du nachsteuern musst. Im Gegensatz zu subjektiven Einschätzungen bieten KPIs objektive Daten, die es Einzelhändlern ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Das erreichst du mit guten KPIs:
- Bessere Personalplanung – du weißt, wann du zu viele oder zu wenige Mitarbeitende eingeplant hast
- Umsatzoptimierung – du erkennst umsatzstarke Zeiten und Flächen
- Effizientere Lagerführung – du entdeckst Überbestände oder Schwund
- Mehr Transparenz im Team – alle wissen, worauf es ankommt
- Stärkere Argumente gegenüber Vorgesetzten – du kannst Zahlen sprechen lassen statt Vermutungen
Besonders im Einzelhandel, wo Vielzahl, Geschwindigkeit und Tagesgeschäft aufeinandertreffen, brauchst du einfache Wege, um jederzeit die Kontrolle zu behalten. Und genau das bieten dir KPIs: eine objektive, faktenbasierte Sicht auf dein Geschäft – damit du nicht reaktiv handeln musst, sondern proaktiv führen kannst.
KURZ GESAGT
Kennzahlen bringen Transparenz und Kontrolle in deinen Alltag – ohne dass du Controller:in sein musst.
Personalkennzahlen
Dein Team ist Gold wert – aber auch kostenintensiv. Die Messung der Besuche ist entscheidend, um den Personaleinsatz optimal zu planen und zu steuern. Mit Personalkennzahlen steuerst du Einsatz, Effizienz und Planungssicherheit.
Umsatz pro Mitarbeitende
Teile den Tagesumsatz durch die Anzahl der Mitarbeitenden. Das zeigt dir, wie effizient dein Team arbeitet. Die Analyse des Einkaufsverhaltens der Besucher ist dabei entscheidend, um zu verstehen, wie potentielle Kunden interagieren und welche Bereiche für sie am ansprechendsten sind.
Beispiel:
Samstag: 6.000 € Umsatz / 8 MA = 750 € pro Person
Dienstag: 3.500 € Umsatz / 9 MA = 389 € pro Person
Ergebnis: Dienstag ist überbesetzt. Verteile Kapazitäten smarter.
Produktivität = Umsatz ÷ Arbeitszeit
Die Produktivität zeigt dir, wie viel Umsatz pro geleisteter Arbeitsstunde erzielt wurde – also nicht nur, wer viel verkauft hat, sondern auch, wie effizient der Mitarbeitende eingesetzt war.
Krankheitsquote
Die Krankheitsquote zeigt dir, wie viele geplante Arbeitsstunden im Monat durch Krankheit wegfallen – ein oft unterschätzter KPI, der aber entscheidend für eine realistische Einsatzplanung ist.
Beispiel:
Im März waren 900 Arbeitsstunden geplant. 72 Stunden sind krankheitsbedingt ausgefallen
→ das entspricht einer Krankheitsquote von 8 %
Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate zeigt dir, wie viele Mitarbeitende dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben – unabhängig davon, ob freiwillig oder unfreiwillig. Sie ist ein wichtiger Indikator für Zufriedenheit, Teamkultur und Personalbindung.
TOOL-TIPP
gastromatic hilft dir viele dieser KPIs auszuwerten - ohne manuelles Nachrechnen
Umsatz- und Verkaufskennzahlen
Diese klassischen KPIs geben dir schnell Einblicke in die Performance deines Geschäfts: Bestimmte KPIs sind der Schlüssel zum Erfolg, da sie entscheidend für die Optimierung von Unternehmensstrategien und die Maximierung von Verkaufschancen sind.
Gesamtumsatz
Der Gesamtumsatz ist eine der zentralen Kennzahlen im Einzelhandel, die den gesamten Absatz eines Unternehmens innerhalb eines festgelegten Zeitraumes umfasst. Er gibt dir einen klaren Überblick darüber, wie viele Produkte du verkauft hast und welchen Wert diese Verkäufe insgesamt haben. Der Gesamtumsatz wird durch die Summe aller Verkaufstransaktionen berechnet und ist ein Indikator für die Geschäftsentwicklung.
WICHTIG
Der Gesamtumsatz ist nicht gleichzusetzen mit dem Gewinn. Während der Umsatz den gesamten Verkaufswert darstellt, berücksichtigt der Gewinn auch die Kosten, die für den Betrieb deines Geschäfts anfallen.
Umsatz pro Stunde / Tag / Mitarbeitende
Hilft dir, umsatzstarke Zeitfenster zu erkennen – und deinen Personaleinsatz danach zu planen.
Beispiel:
Dienstag zwischen 12 und 14 Uhr läuft der Umsatz schlecht? Dann plane dort eine Person weniger ein – und setze sie stattdessen samstags zur Stoßzeit ein.
Durchschnittlicher Bonwert
Diese Kennzahl zeigt dir, wie hoch der durchschnittliche Einkaufswert pro Transaktion ist. Die errechnet sich aus: Gesamtumsatz ÷ Anzahl der Bons.
Der Bonwert hilft dir zu erkennen, ob Zusatzverkäufe, Aktionen oder Beratungsgespräche wirklich greifen – und ob deine Mitarbeitenden es schaffen, den Warenkorb gezielt zu steigern.
Conversion Rate
Die Conversion Rate zeigt dir, wie erfolgreich dein Laden dabei ist, aus Laufkundschaft tatsächliche Käuferinnen und Käufer zu machen. Dafür brauchst du eine Besucherzählung – etwa über einen Frequenzzähler am Eingang.
Diese Kennzahl gibt dir wertvolle Hinweise auf Sortiment, Warenpräsentation, Beratung und den Gesamtauftritt deines Geschäfts.
Umsatz pro Quadratmeter Verkaufsfläche
Diese Kennzahl zeigt dir, wie viel Umsatz du pro genutztem Quadratmeter Verkaufsfläche erzielst – besonders wichtig, wenn du große Stores oder unterschiedliche Flächenbereiche managst.
Tipp: Nutze den Vergleich, um Trends zu erkennen: Filiale A vs. B, Woche zu Woche oder Produktplatzierung X vs. Y. Erst im direkten Abgleich entfaltet diese Kennzahl ihre volle Aussagekraft.
Lagerkennzahlen
Im Lager liegt dein gebundenes Kapital. Die folgenden KPIs helfen dir, Bestände effizient zu steuern – ohne Engpässe oder Verluste:
Lagerumschlagshäufigkeit
Wie oft wird dein kompletter Lagerbestand pro Jahr verkauft? Je höher, desto besser – Kapital wird schneller gedreht.
Bestandsreichweite
Wie lange reicht dein aktueller Bestand bei konstantem Absatz? Kritisch bei Lieferproblemen oder saisonalem Geschäft.
Abschriften- / Schwundquote
Wie viel Verlust entsteht durch Diebstahl, Bruch oder Verderb? Besonders wichtig im Lebensmittelhandel – auch zur Schulung des Teams.
MHD-Quote
Wie viel Ware läuft ab, bevor sie verkauft wurde? Ein zentraler KPI für Sortiment, Bestellmenge und Rotation.
Service- & Zufriedenheitskennzahlen
Nicht alle wichtigen Kennzahlen lassen sich in Euro, Stunden oder Quadratmetern ausdrücken – besonders im Einzelhandel, wo Kundennähe und Servicequalität zentrale Erfolgsfaktoren sind. Daher lohnt es sich, zusätzlich zu Umsatz und Produktivität auch weiche KPIs zu betrachten, wie z. B.:
Kundenzufriedenheit
Diese misst, wie zufrieden Kundinnen und Kunden mit ihrem Einkaufserlebnis waren – zum Beispiel direkt nach dem Kassiervorgang per QR-Code oder App-Umfrage.
Typische Frage: „Wie zufrieden waren Sie mit Ihrem Besuch?“
→ Skala von 1 (sehr unzufrieden) bis 5 (sehr zufrieden)
Beschwerdequote
Wie viele negative Rückmeldungen erhältst du im Verhältnis zur Kundenanzahl oder Transaktionen?
Dieser KPI hilft dir, systematische Schwächen im Tagesgeschäft zu erkennen – z. B. bei Rückgabeprozessen, Verfügbarkeit oder Personalverhalten.
TIPP
Auch „stille Beschwerden“ (z. B. Online-Bewertungen, Google Reviews) einbeziehen.
Retourenquote
Gerade im Non-Food-Bereich relevant: Wie viele Artikel werden retourniert – und warum? Hilft dir, Rückschlüsse auf Beratung, Größenberatung oder Produktqualität
Servicefeedback durch Mitarbeitende
Frage regelmäßig auch dein Team:
- Wie empfinden sie die Stimmung der Kund:innen?
- Was sorgt aktuell für Beschwerden?
- Wo werden häufig Fragen gestellt?
Kundenbindungsrate
Die Kundenbindungsrate zeigt dir, wie gut es dir gelingt, einmal gewonnene Kund:innen dauerhaft an dein Geschäft zu binden. Eine hohe Rate ist ein starkes Zeichen dafür, dass du nicht nur gute Produkte anbietest, sondern auch ein Einkaufserlebnis schaffst, zu dem Kund:innen gerne zurückkehren.
Warum ist das wichtig? Langfristige Kundenbindung bedeutet nicht nur wiederkehrende Umsätze, sondern auch eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass zufriedene Kunden dein Geschäft weiterempfehlen. Dies kann zu einem nachhaltigen Wachstum und einer stabilen Kundenbasis führen.
Finanzkennzahlen im Einzelhandel: So behältst du die Kosten im Blick
Finanzkennzahlen sind unerlässlich, um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu beurteilen. Sie geben dir Aufschluss darüber, wie effizient du deine Ressourcen einsetzt und wo möglicherweise Einsparpotenziale liegen. Durch die regelmäßige Überwachung dieser Kennzahlen kannst du sicherstellen, dass dein Geschäft auf einem soliden finanziellen Fundament steht.
Betriebskosten
Die Betriebskosten umfassen alle Ausgaben, die mit dem täglichen Betrieb deines Unternehmens verbunden sind. Dazu gehören Miete, Inventar, Versicherungen, Gehälter und vieles mehr. Diese Kosten können je nach Geschäftsmodell und Standort stark variieren. Eine genaue Überwachung der Betriebskosten ist entscheidend, um unnötige Ausgaben zu identifizieren und die Rentabilität deines Geschäfts zu maximieren.
Kennzahlen richtig nutzen – so funktioniert's im Alltag
Die beste Kennzahl bringt dir nichts, wenn sie nur einmal im Monat in einer Excel-Datei auf dem Server verstaubt. Damit KPIs wirklich Wirkung entfalten, müssen sie regelmäßig analysiert, verständlich aufbereitet und ins Team getragen werden. Und das ist einfacher, als es klingt.
Darum hier 5 Tipps, wie du KPIs wirklich nutzbar machst:
- Wöchentlicher KPI-Check einführen – Nimm dir 30 Minuten Zeit, um gemeinsam mit deinem Führungsteam oder allein die wichtigsten Kennzahlen der Vorwoche durchzugehen. Was lief gut? Wo gab es Abweichungen? Welche Maßnahmen lassen sich daraus ableiten?
- Nicht alles messen, sondern gezielt auswählen. Lieber 5 relevante KPIs als 30 halbherzige. Achte bei der Bewertung deiner Zahlen darauf, Trends statt Ausreißer zu analysieren. Eine schlechte Woche kann viele Gründe haben – aber wenn ein Wert drei Wochen in Folge sinkt, ist es Zeit, genauer hinzuschauen. Gleichzeitig gilt: Nicht jeder KPI ist gleich wichtig. Starte lieber mit fünf relevanten Kennzahlen, die du wirklich verstehst und nutzen kannst, als dich mit 30 irrelevanten Zahlen zu überfrachten.
- KPIs ins Team kommunizieren – Wichtig ist auch, dass KPIs nicht in der Chefetage bleiben, sondern Teil der Teamkultur werden. Ein Whiteboard im Pausenraum, eine digitale Anzeige auf dem Tablet oder ein kurzer KPI-Slot im Teammeeting reichen völlig aus, um Transparenz zu schaffen – und die Mannschaft mitzunehmen. Wenn alle wissen, worauf es ankommt, entsteht mehr Verantwortungsbewusstsein und Motivation.
- Trends statt Einzelwerte beachten. Eine schlechte Woche ist okay – ein Abwärtstrend nicht.
- Setze auf digitale Tools, die dir die Arbeit erleichtern. Systeme wie gastromatic, dein Kassensystem oder deine Warenwirtschaft können viele KPIs automatisch berechnen und visualisieren – das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und gibt dir mehr Freiraum für das, was zählt: deinen Laden gut zu führen.
PDF: Wichtige Kennzahlen im Einzelhandel auf einen Blick
Jetzt herunterladen und direkt starten – so behältst du deine wichtigsten Kennzahlen im Einzelhandel jederzeit im Blick.
FORMULAR
Herausforderungen und Chancen bei der Überwachung von Kennzahlen
Die Überwachung von Kennzahlen im Einzelhandel kann aufgrund der Datenkomplexität und des Datenvolumens sowie der sich schnell ändernden Marktbedingungen herausfordernd sein. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten und sich nicht in der Flut von Informationen zu verlieren.
Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die relevanten Daten zu identifizieren und regelmäßig zu analysieren. Hierbei können digitale Tools und automatisierte Systeme eine große Hilfe sein. Sie ermöglichen es dir, die wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen und schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Gleichzeitig bieten sich durch eine effektive Überwachung von Kennzahlen zahlreiche Chancen. Du kannst Trends frühzeitig erkennen, fundierte Entscheidungen treffen und dein Geschäft proaktiv steuern. So bleibst du wettbewerbsfähig und kannst dein Unternehmen kontinuierlich optimieren.
Fazit
Kennzahlen sind kein Controlling-Krampf – sie sind dein Werkzeug für mehr Klarheit und Kontrolle. Ob du den Umsatz steigern, dein Team besser einsetzen oder Lagerkosten reduzieren willst – mit den richtigen KPIs kannst du proaktiv statt reaktiv handeln. Und das Beste? Du brauchst kein Zahlenfreak zu sein. Mit einem klaren Set an KPIs und der Unterstützung von digitalen Tools holst du aus deinem Tagesgeschäft das Maximum raus.
FAQ
Was sind die wichtigsten Kennzahlen im Einzelhandel?
Zu den Top-KPIs zählen: Umsatz pro Stunde / Mitarbeitenden, Bonwert, Lagerumschlag, Conversion Rate, Produktivität, Krankheitsquote und Fluktuation.
Wie oft sollte ich Kennzahlen im Einzelhandel auswerten?
Wöchentlich ist optimal, z. B. montags. Einige KPIs wie Umsatz oder Personaleffizienz kannst du sogar täglich prüfen – gerade bei flexiblen Schichtplänen.
Welche KPIs sind wichtig für die Personalplanung im Handel?
- Umsatz pro Mitarbeitende
- Produktivität (Umsatz ÷ Arbeitszeit)
- Krankheitsquote
- FluktuationsrateDiese Zahlen zeigen dir, wie effizient dein Team eingesetzt wird – und wo du optimieren kannst.
Was ist der Unterschied zwischen Bonwert und Umsatz?
Umsatz = Gesamtwert aller Verkäufe
Bonwert = Umsatz ÷ Anzahl der Bons → zeigt, wie viel eine Person durchschnittlich kauft
Welche Tools helfen bei der KPI-Auswertung im Einzelhandel?
Kassensysteme, Warenwirtschaftslösungen und gastromatic (für Personalkennzahlen) – ideal, wenn du automatische Auswertungen ohne Excel-Chaos willst.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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