Themen

Gesetzliche Pausenzeiten

Rechte, Pflichten & Tipps

1.
Kurz und knapp
2.
Was ist laut Arbeitszeitgesetz eine Pause?
3.
Gesetzliche Pausenregelung: 0 Minuten, 30 Minuten oder 45 Minuten?
4.
Ausnahmen bestätigen die (Pausen-)Regel
5.
Die Folgen von keinen oder zu kurzen Pausen bei der Arbeit
6.
Häufige Stolpersteine in der Pausenplanung
7.
5 Tipps für eine bessere Pausengestaltung
8.
Pausenzeiten digital erfassen mit gastromatic

Kurz und knapp

So mancher würde behaupten, dass die Pausen das schönste am Arbeitstag sind. Doch auch wenn uns die Arbeit selbst Spaß macht, sind regelmäßige Arbeitsunterbrechungen wichtig, damit wir fit, motiviert und produktiv bleiben. Aber wie viel Pause kann, muss und darf? Die gesetzlichen Pausenzeiten hängen im Wesentlichen von den Arbeitszeiten ab.

GUT ZU WISSEN

Missachten Arbeitgebende die rechtlichen Vorgaben und gewähren ihren Mitarbeitenden keine oder zu kurze Erholungspausen, drohen Strafzahlungen. Stelle daher sicher, dass deine Angestellten an jedem Arbeitstag die verpflichtenden Pausen auch tatsächlich nehmen.

Weitere Faktoren, die bei dem Thema eine Rolle spielen, sind das Alter der Mitarbeitenden, Betriebsvereinbarungen, Tarif- und Arbeitsverträge. Was du bei dem Thema sonst noch beachten solltest, welche Folgen Verstöße haben können und wann Pausen als Arbeitszeit gelten, verraten wir dir im folgenden Beitrag.

Was ist laut Arbeitszeitgesetz eine Pause?

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen drei Pausenarten: Ruhepausen, Ruhezeiten und Betriebspausen:

Ruhepausen sind kurze Unterbrechungen von mindestens 15 Minuten während der Arbeitszeit, in denen sich deine Mitarbeitenden erholen können. Zu diesen klassischen Erholungspausen zählen zum Beispiel die Frühstücks- oder die Mittagspause. Wenn wir im Alltag von Pausen bei der Arbeit reden, meinen wir in der Regel also Ruhepausen.
Ruhezeiten dagegen sind die Stunden zwischen zwei Arbeitseinsätzen. In der Regel ist der Zeitraum zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn eines neuen Arbeitstags gemeint – oder dem Ende einer Schicht und dem Beginn einer neuen. Laut Arbeitszeitgesetz muss diese Ruhezeit mindestens 11 Stunden betragen.
Eine Betriebspause ist jede unvorhergesehene Arbeitsunterbrechung, zum Beispiel aufgrund eines Maschinenausfalls. Im Gegensatz zu Ruhepausen und Ruhezeiten gelten Betriebspausen nicht als Freizeit, das heißt, du musst deinen Mitarbeitenden die Betriebspausenzeiten als Arbeitszeiten anrechnen und entsprechend bezahlen.

Sowohl Ruhezeiten als auch Ruhepausen sollen deinen Mitarbeitenden ermöglichen, Körper und Geist zu erholen, sich zu entspannen und zu regenerieren. Beide Pausenarten gelten als Freizeit und müssen als solche nicht bezahlt werden. Das bedeutet aber auch, dass du kein Mitspracherecht bei der Gestaltung dieser Zeiten hast.

Gesetzliche Pausenregelung: 0 Minuten, 30 Minuten oder 45 Minuten?

In Deutschland sind die Mindestpausenzeiten im Arbeitszeitgesetz (ArbZG)¹ geregelt. Denn gesetzliche Pausenzeiten hängen von der täglichen Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden ab:

Bis zu 6 Stunden dürfen Arbeitnehmende ohne Pause durcharbeiten.
Zwischen 6 und 9 Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause Pflicht.
Ab 9 Stunden sind mindestens 45 Minuten Pause Pflicht.

Diese Mindestpausenzeiten müssen Arbeitnehmende allerdings nicht am Stück nehmen. Sie können ihre Pause auch in mehrere Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufteilen. Das bedeutet zum Beispiel, dass alle, die zwischen 6 und 9 Stunden arbeiten, entweder einmal 30 Minuten Pause oder zweimal 15 Minuten Pause machen können.

Mit der Zeiterfassung von gastromatic kannst du die Pausen automatisch erfassen lassen

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Arbeitgebende haben das Recht, zu bestimmen, wann ihre Mitarbeitenden die gesetzlich vorgesehenen Pausen nehmen. Du kannst es deinen Mitarbeitenden allerdings auch freistellen. Wenn du die Pausen vorgibst, musst du in jedem Fall die gesetzlichen Bestimmungen sowie eventuelle Vorgaben aus Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen halten. Außerdem musst du die Pausenzeiten im Vorhinein festlegen. Laut Gesetz musst du zudem darauf achten, dass du die Pausen sinnvoll verteilst: An einem Arbeitstag mit 9 Stunden darfst du zum Beispiel die verpflichtenden 45 Minuten nicht erst in der letzten Stunde einplanen.

WICHTIG

Pausen sind Freizeit, das heißt, deine Mitarbeitenden dürfen diese Zeiten nach ihren Vorstellungen gestalten. Was sie wo tun, ist also ihnen überlassen.

Welche Pausenregelungen gelten für Jugendliche?

Für Beschäftigte unter 18 Jahren greift statt des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)². Es ist wesentlich strenger, da es verhindern soll, dass sich Jugendliche überarbeiten. Das JArbSchG definiert gesetzliche Pausenzeiten für Jugendliche so:

Bis zu 4,5 Stunden dürfen Jugendliche ohne Pause durcharbeiten.
Zwischen 4,5 und 6 Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause Pflicht. Eine erste Pause von mindestens 15 Minuten muss nach spätestens 4,5 Stunden Arbeit genommen werden.
Ab 6 Stunden sind mindestens 60 Minuten Pause Pflicht. Auch hier gilt: Spätestens nach 4,5 Stunden muss eine erste Pause von mindestens 15 Minuten genommen werden.

Auch Jugendliche dürfen ihre Pausen in mehrere kleine Pausen von jeweils mindestens 15 Minuten aufteilen.

Welche Pausenregelungen gelten für Teilzeitbeschäftigte?

Das deutsche Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht zwischen Voll- und Teilzeitbeschäftigten. Das heißt, dass für Teilzeitkräfte dieselben Pausenregelungen gelten wie für Vollzeitmitarbeitende. Alle, die unter 6 Stunden pro Arbeitstag arbeiten, haben daher keinen gesetzlichen Anspruch auf Ruhepausen.

GUT ZU WISSEN

Es gibt Berufsgruppen, darunter leitende Angestellte, also Führungskräfte, und freiberufliche Mitarbeitende, die vom Arbeitszeitgesetz und damit auch von dessen Pausenregelungen ausgenommen sind.

Ausnahmen bestätigen die (Pausen-)Regel

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlaubt grundsätzlich Abweichungen von den gesetzlichen Pausenzeiten. Diese müssen jedoch in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen klar geregelt sein. Vor allem in Jobs, die enorme körperliche Anstrengungen mit sich bringen, werden in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen oft Sonderregelungen wie 5-minütige Kurzpausen eingeführt. Das sind zum Beispiel Jobs:

in der Pflege,
mit Schichtarbeit und Nachtarbeit,
mit Tätigkeiten am Fließband oder auch
Jobs, bei denen länger am Bildschirm gearbeitet wird.

In berechtigten Fällen können Tarifverträge zum Beispiel die Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen oder Schichten um bis zu 2 Stunden verkürzen. Allerdings müssen diese Verkürzungen danach meist in Form von längeren Ruhezeiten wieder ausgeglichen werden. Das kommt häufig in Schichtbetrieben, bei Bus und Bahn, in der Pflege oder während Erntezeiten in der Landwirtschaft vor. Auch in Notfällen oder im Fall von nicht aufschiebbaren Arbeiten dürfen die Ruhe- und Pausenzeiten von den gesetzlichen Pausen abweichen.

GUT ZU WISSEN

Stillende Mütter haben laut Mutterschutzgesetz (MuSchG)³ ein Recht auf zwei zusätzliche 30-minütige Stillpausen pro Arbeitstag. Arbeitet eine stillende Mutter mehr als 8 Stunden am Stück, stehen ihr zwei zusätzliche Stillpausen von mindestens 45 Minuten zu.

So kannst du abweichende Pausenregelungen aufstellen

Grundsätzlich gilt: Die gesetzlichen Regelungen haben immer Vorrang und dürfen nur in berechtigten Fällen und bis zu einem bestimmten Maß verändert werden. Außerdem muss jegliche Änderung dokumentiert werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Die Betriebsvereinbarung: Sie gilt nur im jeweiligen Betrieb und ist nur dann zulässig, wenn sie die gesetzlichen Pausenregelungen für die Arbeitnehmenden nicht verschlechtert. Der Betriebsrat muss jede Betriebsvereinbarung absegnen.
Der Tarifvertrag: Er wird für alle Mitglieder einer Gewerkschaft ausgehandelt und lockert in der Regel die gesetzlichen Vorschriften, um den spezifischen Anforderungen einer Branche gerecht zu werden.
Der Arbeitsvertrag: Individuelle Pausenregelungen, die nur für einen oder eine Beschäftigte gelten, gehören in den Arbeitsvertrag. Sie müssen die Vorgaben im Arbeitszeitgesetz erfüllen. Das heißt, du kannst im Arbeitsvertrag nur Vereinbarungen zugunsten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin treffen und zum Beispiel zusätzliche Pausen, flexiblere Pausenzeiten oder längere Ruhezeiten vertraglich festhalten.

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Die Folgen von keinen oder zu kurzen Pausen bei der Arbeit

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber trägst du die Verantwortung dafür, dass deine Mitarbeitenden die ihnen zustehenden Pausen nehmen. Wenn du feststellst, dass Mitarbeitende keine oder zu kurze Pausen nehmen, solltest du sie daher unbedingt darauf aufmerksam machen. Du darfst in solchen Fällen auch Abmahnungen aussprechen und sogar eine verhaltensbedingte Kündigung ist bei unbelehrbaren Pausenverweigerer nicht ausgeschlossen.

TIPP

Wenn du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden mit einem System wie gastromatic digital erfasst, hast du als Arbeitgeber*in das Recht, die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen automatisch von der Gesamtarbeitszeit abzuziehen.

Wenn das zuständige Landesamt für Arbeitsschutz im Rahmen einer Betriebsprüfung [LINK?] Probleme feststellt, drohen dir und deinem Unternehmen Bußgelder in Höhe von 15.000 Euro und mehr. Ob die Verstöße fahrlässig oder vorsätzlich waren, macht dabei keinen großen Unterschied.

Neben den möglichen rechtlichen Folgen steht bei mangelnden Pauszeiten auch die Produktivität des Betriebs und die Gesundheit der Mitarbeitenden auf dem Spiel. Fehlt die Erholung, dann sinkt auch die Freude an der Arbeit und die Motivation. Darunter leidet die Leistung und das Risiko von Fehlern steigt.

Häufige Stolpersteine in der Pausenplanung

Sobald in Schichten und mit Menschen gearbeitet wird, gestaltet sich die Pausenplanung im Arbeitsalltag oft schwierig. Zu den größten Hürden, die Arbeitgebenden in Branchen wie Gastronomie, Hotellerie, Veranstaltungsmanagement, Pflege, Einzelhandel, Logistik und Co. begegnen, zählen:

In Restaurants, in Bars oder bei Veranstaltungen ist oft nicht klar, wie viel Arbeit anfällt und wie lange gearbeitet wird. Das erschwert eine effektive und gesetzeskonforme Pausenplanung.
In der Pflege variiert das Arbeitsaufkommen je nach Pflegebedarf. An manchen Tagen brauchen Patienten oder Bewohner vielleicht mehr Pflege als an anderen.
Sobald es im Beruf darum geht, andere Menschen zu versorgen und zufriedenzustellen, sind Pausen oft nur in ruhigen Phasen möglich. Ob und wann die vorkommen, ist in Branchen wie der Pflege, der Gastronomie oder dem Einzelhandel nur schwer planbar.
Wenn in einem Betrieb die Kantine nur mittags geöffnet ist, geben Arbeitgebende die Mittagspause oft genau dann vor. Fixe Pausenzeiten schränken jedoch stark ein und vernachlässigen die individuellen Bedürfnisse der Menschen.
Wenn in Teilschichten gearbeitet wird, wissen viele Arbeitgebende und Arbeitnehmende gar nicht, wie viele Ruhepausen und welche Ruhezeiten bei der jeweiligen Teilschicht vorgeschrieben sind.
Kommt es zu Personalmangel und ungeplanten Ausfällen, kann es schwierig sein, Pausenzeiten einzuhalten und zum Beispiel mindestens 30 Minuten Pause zu machen.
In Branchen, in denen es Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften braucht, fallen die Ruhzeiten zwischen zwei Schichten nicht selten zu kurz aus.

Das Arbeitszeitgesetz zielt mit seinen Regelungen rund um Arbeitszeiten und Pausen darauf ab, deine Mitarbeitenden zu schützen. Wenn du allerdings in einer Branche tätig bist, in der die Regeln nicht immer so leicht einzuhalten sind, riskierst du jeden Tag rechtliche Konsequenzen.

5 Tipps für eine bessere Pausengestaltung

Da die Verantwortung von Gesetzes wegen bei Arbeitgebenden liegt, solltest du dir, ganz unabhängig von deiner Branche, Gedanken über die Pausenregelungen deiner Mitarbeitenden machen. Mit guter Planung und einer offenen Kommunikation lassen sich viele Herausforderungen im Vorhinein meistern. Hier ein paar Tipps:

Wenn deine Mitarbeitenden mit Menschen wie Gästen, Kunden, Patienten und Co. arbeiten, können dir Erfahrungswerte zum allgemeinen Arbeitsaufkommen im Laufe des Tages helfen, die Pausen um die stressigen Phasen herum zu planen.
Plane ausreichend Personal ein und frage nach, wer kurzfristig einspringen könnte, falls du das Arbeitsaufkommen zum Beispiel bei einem Event nur schwer vorab einschätzen kannst.
Sprich mit deinen Mitarbeitenden über Pausen und erkläre ihnen, wie wichtig sie sind (rechtlich gesehen, aber in Hinblick auch ihre Gesundheit). Bitte deine Beschäftigten auch um Feedback und finde heraus, wie sie ihre Pausen gerne gestalten würden.
Unterstütze deine Mitarbeitenden beim effektiven Stressmanagement im Arbeitsalltag. Dazu gehören regelmäßige bewusste Pausen genauso wie Programme für mentale Gesundheit. Auch gesunde Snacks für die Pausen unterstützen bei der Erholung.
Mache deinen Mitarbeitenden die Erfassung ihrer Arbeitszeiten und die damit einhergehende Aufzeichnung von Pausen so einfach wie möglich und stelle ihnen zum Beispiel eine App wie die von gastromatic zur Verfügung.

Der große Vorteil einer digitalen Arbeitszeiterfassung ist, dass nicht nur alle wichtigen Arbeitszeiten, sondern auch die Zeiten dazwischen, also die Ruhepausen und Ruhzeiten, aufgezeichnet werden. Damit behältst du stets den Überblick und auch deine Mitarbeitenden können ihre Arbeits- und Pausenzeiten leichter planen.

Pausenzeiten digital erfassen mit gastromatic

Mithilfe digitaler Zeiterfassung stellst du sicher, dass du die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden präzise dokumentierst und die damit verbundenen gesetzlichen Bestimmungen einhältst. Du reduzierst das Risiko manueller Fehler oder Unstimmigkeiten (zum Beispiel durch Dokumentation auf Papier oder in einer Excel-Tabelle) und vermeidest rechtliche Konsequenzen.

Durch automatisierte, digitale Prozesse sparst du zudem Zeit und reduzierst den Verwaltungsaufwand. Deine Mitarbeitenden profitieren wiederum von einem klaren Überblick über ihre Pausen und haben eine transparente Kontrolle über ihre Arbeitszeiten.

In gastromatic ist zunächst die automatische Erfassung von Pausenzeiten voreingestellt, d. h. die Pausenzeiten werden automatisch auf die jeweilige Arbeitszeit draufgerechnet. Zudem werden zu kurze Pausenzeiten automatisch korrigiert. So kannst du sicherstellen, dass du die gesetzlichen Bestimmungen zur Pausenregelung einhältst.

Mit unserer digitalen Stempeluhr kannst du aber auch selbst entscheiden, ob die Pausenzeiten automatisiert pauschal erfasst oder von deinen Mitarbeitenden individuell gestempelt werden.

In beiden Fällen sehen deine Mitarbeitenden dann in der Einsatzinfo, wie viele Minuten Pause sie in der jeweiligen Schicht machen müssen bzw. schon gemacht haben. Sollte die bisher gemachte Pausenzeit kürzer sein als geplant, bekommen deine Mitarbeitenden automatisch eine Benachrichtigung

pausenregelung übersicht gastromatic stempel-uhr

Es gibt zudem die Option, die Pausenzeiten gemäß Betriebsvereinbarung anzupassen oder individuelle Pausenzeiten je Mitarbeiter (etwa bei Minderjährigen oder Auszubildenden) festzulegen. Für Raucher besteht außerdem die Möglichkeit, additiv zur regulären Pause zu stempeln, sodass auch die sogenannten „Raucherpausen“ als Ruhezeiten erfasst und dokumentiert werden.

In der Mitarbeiterübersicht siehst du dann die Pausenzeiten deiner Mitarbeitenden für die jeweilige Schicht.

GUT ZU WISSEN

Bei der Online-Dienstplanung in gastromatic erhältst du schon bei der Einteilung deiner Mitarbeitenden einen Hinweis, ob eine Pause in der jeweiligen Schicht gemacht werden muss. Abhängig von der Schichtdauer wird die Pausendauer dann automatisch berechnet und du bekommst empfohlene Zeiträume angezeigt.

Wer muss auf die Einhaltung von Pausen achten?

Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen liegt bei den Arbeitgebenden. Sie müssen die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren und die Nachweise darüber mindestens 2 Jahre aufbewahren.

Sind Rauchpausen Arbeitszeit?

Laut Gesetz zählen Pausen unter 15 Minuten nicht zur Ruhepause. Daher ist die klassische Rauchpause genau genommen Arbeitszeit. Unternehmen können das jedoch in Betriebsvereinbarungen nach Absprache mit dem Betriebsrat anders regeln.

Gilt Pausenzeit als Arbeitszeit?

Nein. Jede Pause von mindestens 15 Minuten zählt als Ruhepause und damit als Freizeit. Sie ist nicht Teil der Arbeitszeit und wird daher auch nicht bezahlt.

Müssen Pausenzeiten erfasst werden?

Pausen sind keine Arbeitszeit und müssen daher auch nicht erfasst werden. Da Pausenzeiten jedoch gesetzlich verpflichtend sind, müssen sie als solche ausgewiesen und von der Gesamtarbeitszeit abgezogen werden. So ganz herum kommt man um die Erfassung der Pausen daher nicht. Über ein digitales Zeiterfassungssystem können Arbeitgebende die gesetzlich vorgesehenen Pausenzeiten auch automatisch abziehen.

Dürfen Mitarbeitende frei entscheiden, wann sie Pause machen?

Grundsätzlich haben Arbeitgebende ein Direktionsrecht. Das heißt, sie können bestimmen, wann Mitarbeitende ihre Pausen nehmen, müssen sich dabei aber an die gesetzlichen Pausenzeiten halten und die Pausen im Vorhinein festlegen.

Müssen Mitarbeitende während der Pause erreichbar sein?

Sobald Mitarbeitende mehr als 15 Minuten Pause machen, gilt die Arbeitsunterbrechung als Ruhepause und damit als Freizeit. Über diese Zeit bestimmen Mitarbeitende selbst. Das bedeutet, dass, sofern in Tarif- oder Arbeitsverträgen nichts anderes festgelegt ist, Beschäftigte während ihrer Ruhepausen nicht erreichbar sein müssen. Einige Berufsgruppen wie leitende Angestellte sind jedoch vom Arbeitszeitgesetz und den darin enthaltenen Pausenregelungen ausgenommen.

Was passiert, wenn Mitarbeitende ihre Pausen nicht nehmen?

Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten liegt bei den Arbeitgebenden. Sie können Mitarbeitende, die ihre Pausen nicht nehmen, abmahnen und bei wiederholten Verstößen sogar kündigen.

Verweise

¹Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

²Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

³Mutterschutzgesetz (MuSchG)

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen und Themenseite: Zeiterfassung

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