Geschenke für Mitarbeitende: Sachzuwendungen zu persönlichen Anlässen

Kleine Aufmerksamkeiten heben die Stimmung und werden gern als Belohnung für besondere Leistung oder auch zu einem bestimmten Anlass verschenkt. Im Privaten ist das gang und gäbe, aber auch als Unternehmen ist das möglich. Das Beste daran: Geschenke für Mitarbeiter sind unter gewissen Umständen steuerfrei.

In unserem letzten Beitrag haben wir uns genauer mit Theorie und Praxis von (digitalen) Essensmarken beschäftigt und zeigen können, dass hier enorme Potenziale hinsichtlich steueroptimierter Zahlungen an Mitarbeiter schlummern.

Heute veranschaulichen wir, wie man zusätzlich zu den bislang vorgestellten freiwilligen Arbeitgeberleistungen Mitarbeiter belohnen kann. Gemäß Lohnsteuerrichtlinie vom 01.01.2015 ist es nämlich gestattet, Mitarbeitern kleinere Aufmerksamkeiten zu gewissen Anlässen zukommen zu lassen – und das vollkommen steuerfrei. Beachtet man einige Spielregeln, kann man so jedem Mitarbeiter bis zu €180,00 pro Jahr zusätzlich zukommen lassen. Dies eignet sich zwar nicht als direkte Alternative zur Gehaltserhöhung, wirkt aber wertschätzend und hebt mitunter die Arbeitsmotivation.

Neben der bereits beschriebenen Sachzuwendungsfreigrenze von 44€/Monat sieht das Gesetz Aufmerksamkeiten von bis zu €60,00 pro Mitarbeiter und Anlass vor. Solange folgende Kriterien erfüllt sind, kann jeder Arbeitgeber regelmäßig auf diesen Mitarbeiterbenefit zurückgreifen:

Um Mitarbeitern eine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, muss ein besonderer und persönlicher Anlass vorliegen. Typische Anlässe Geschenke für Mitarbeiter zu besorgen sind: Geburtstag, Hochzeit oder die Geburt/Einschulung des Kindes. Aber auch die Wiederaufnahme der Arbeit nach längerer Krankheit gilt beispielsweise als ein solcher Anlass. Aufpassen: Feiertage wie Ostern, Weihnachten oder Silvester werden nicht akzeptiert, da diese keinen persönlichen Bezug zum Beschenkten haben.

Bei der Verteilung von Geschenken muss penibel darauf geachtet werden, dass die einzelnen Teilbeträge €60,00 (Brutto!) nicht überschreiten und dass ein einzelner Mitarbeiter nicht öfter als drei Mal pro Jahr davon profitiert. Eine monatliche Grenze muss dabei nicht berücksichtigt werden. Gibt es im Extremfall drei passende Anlässe, so ist es also auch möglich einem Mitarbeiter Geschenke im Wert von insgesamt €180,00 innerhalb eines Monats zukommen zu lassen. Sobald ein Geschenk den Maximalbetrag auch nur um einen Cent übersteigt, ist allerdings die Steuerfreiheit für den ganzen Betrag dahin.

Da es sich auch bei den Aufmerksamkeiten aus steuerlicher Sicht um Sachzuwendungen handelt, dürfen auch nur solche eingesetzt werden. Deshalb sollten niemals Geldgeschenke gemacht werden, denn auch dann handelt es sich unabhängig vom Betrag um ein lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Aufpassen muss man auch bei produktgebundenen Gutscheinen, wenn beim Einlösen mögliche Restbeträge in bar ausbezahlt werden. Auch das ist nicht gestattet. Anstelle der üblichen Geschenke wie Blumenstrauß, Buch oder Weinflasche eignen sich besonders Universalgutscheine, die wie eine Prepaidkarte funktionieren und überall da eingelöst werden können, wo Kreditkarten akzeptiert werden. Besonders praktikabel ist zum Beispiel die Lösung von Spendit.

Da solche Geschenke für Mitarbeiter unabhängig von der Art des Anstellungsverhältnisses steuerfrei den eigenen Mitarbeitern zugute kommen können, eignet sich dieses Vorgehen gerade auch bei studentischen Aushilfen und Mini-Jobbern. Diese können so einen verhältnismäßig großen Zuschuss zum Aushilfen-Lohn bekommen und zum Beispiel für das durchgearbeitete Wochenende belohnt werden.