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Entgeltfort
zahlungsgesetz leicht erklärt – Dein Leitfaden für den Arbeitsalltag

Welche Rechte und Pflichten gelten für Arbeitgebende und Arbeitnehmende?

1.
Kurz und knapp
2.
Was ist das Entgeltfortzahlungsgesetz?
3.
Wer hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung?
4.
Was bedeutet “arbeitsunfähig”?
5.
Was bedeutet “unverschuldet”?
6.
Höhe und Zahlung der Entgeltfortzahlung
7.
Alle Pflichten von Arbeitgebenden auf einen Blick
8.
Diese Pflichten gelten für Arbeitnehmende
9.
Entgeltfortzahlung in der Lohnabrechnung abbilden
10.
Fazit

Kurz und knapp

Das Entgeltfortzahlungsgesetz regelt die Fortzahlung des Gehalts für Arbeitnehmende in Deutschland im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen. Anspruch haben Beschäftigte, die länger als vier Wochen im Unternehmen sind und unverschuldet erkranken.

Was ist das Entgeltfortzahlungsgesetz?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist ein wesentliches deutsches Gesetz, das die Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfall regelt. Es sorgt dafür, dass Arbeitnehmende, die aufgrund einer Erkrankung arbeitsunfähig sind, für einen bestimmten Zeitraum weiterhin ihr Gehalt oder ihren Lohn erhalten.

Nach diesem Gesetz haben Arbeitnehmende Anspruch auf eine Fortzahlung des Arbeitsentgelts für bis zu sechs Wochen, sofern sie länger als vier Wochen ununterbrochen im Unternehmen beschäftigt sind. Während dieser Zeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, das vorherige Entgelt in voller Höhe fortzuzahlen.

Um diesen Anspruch geltend zu machen, müssen Arbeitnehmende in der Regel eine ärztliche Bescheinigung über ihre Arbeitsunfähigkeit vorlegen, die meist ab dem vierten Krankheitstag erforderlich ist (je nach Arbeitsvertrag können andere Regelungen gelten). Das Entgeltfortzahlungsgesetz findet Anwendung auf alle Arbeitnehmende in Deutschland, die im Rahmen eines vertraglichen Arbeitsverhältnisses stehen.

Durch das Entgeltfortzahlungsgesetz wird sichergestellt, dass Beschäftigte während eines Krankheitsfalls nicht in finanzielle Schwierigkeiten geraten und gibt ihnen die nötige Sicherheit, sich auf ihre Genesung zu konzentrieren. Nach Ablauf der vorgesehenen sechs Wochen endet die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber und die Beschäftigen haben die Möglichkeit, bei ihrer Krankenkasse Krankengeld zu beantragen.

Wer hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben in Deutschland grundsätzlich alle Arbeitnehmenden, die in einem vertraglichen Arbeitsverhältnis stehen. Dieser Anspruch gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Zunächst müssen die Arbeitnehmenden mindestens vier Wochen ununterbrochen in einem Unternehmen beschäftigt sein, um Anspruch auf die Fortzahlung ihres Entgelts zu erhalten. Der Anspruch besteht dann, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer aufgrund einer unverschuldeten Krankheit arbeitsunfähig ist und dies durch ein ärztliches Attest nachgewiesen wird.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeitbeschäftigte, ebenso wie für Minijobber und Auszubildende, die unverschuldet arbeitsunfähig sind. Die Höhe des Fortzahlungsanspruchs orientiert sich dabei an dem regelmäßigen Entgelt, das die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer vor der Erkrankung erhalten hat.

Entgeltfortzahlungsversicherung

Die Entgeltfortzahlungsversicherung besteht aus den Umlagen U1 und U2 und dient der Absicherung von Arbeitgebenden gegen die Kosten der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Die U1-Umlage dient der Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten im Krankheitsfall von Arbeitnehmenden und erstattet Arbeitgebenden diese Kosten. Die Höhe der U1-Umlage hängt von der Beitragspflicht und dem individuellen Krankenstand der Versicherten in einem Betrieb ab.

Die U2-Umlage deckt die Kosten der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für Schwangere und Arbeitnehmerinnen im Mutterschutz ab. Die U2-Umlage kommt für die Entgeltfortzahlungskosten während der Mutterschutzfristen auf und wird von den Krankenkassen übernommen.

Was bedeutet “arbeitsunfähig”?

"Arbeitsunfähig" bedeutet, dass eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage ist, seine bzw. ihre Arbeitsleistung zu erbringen. Die Arbeitsunfähigkeit kann durch verschiedene Ursachen wie Krankheit, Verletzung oder psychische Probleme hervorgerufen werden. Arbeitsunfähig sind Arbeitnehmende dann, wenn sie die im Rahmen des Arbeitsvertrags zugewiesenen Tätigkeiten aufgrund des Gesundheitszustands nicht ausführen können.

Die Arbeitsunfähigkeit muss vom behandelnden Arzt bescheinigt werden, indem er eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellt. Diese Bescheinigung ist erforderlich, um Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu haben. Zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit führt der Arzt eine Untersuchung durch und dokumentiert den Befund sowie die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

Was bedeutet “unverschuldet”?

"Unverschuldet" bedeutet, dass eine bestimmte Handlung oder ein bestimmtes Ereignis nicht aufgrund des Verschuldens der betreffenden Person eingetreten ist. Im rechtlichen Kontext bezieht sich der Begriff häufig darauf, dass eine Person nicht selbst die Verantwortung für ein bestimmtes Ereignis trägt oder nicht absichtlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.

Im Zusammenhang mit der Entgeltfortzahlung in Deutschland bedeutet "unverschuldet", dass die Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls eingetreten ist, für die die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer nicht selbst verantwortlich ist. Beispielsweise wäre eine Erkältung oder Grippe in der Regel als unverschuldete Krankheit anzusehen, während eine Verletzung, die durch fahrlässiges Verhalten der Arbeitnehmers verursacht wurde, nicht unverschuldet wäre.

Bei der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit und der Anspruchsberechtigung für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall spielt die Unverschuldetheit eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer aufgrund eines unverschuldeten Gesundheitsproblems Anspruch auf Entgeltfortzahlung geltend machen kann.

Höhe und Zahlung der Entgeltfortzahlung

Die Höhe der Entgeltfortzahlung entspricht dem regulären Arbeitsentgelt, das die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer vor Beginn der Krankheitszeit erhalten hat. Bei Teilzeitbeschäftigten oder Minijobbern wird die Fortzahlung anteilig berechnet.

Bei der Berechnung der Höhe der Entgeltfortzahlung fließen alle regelmäßigen Bezüge ein, einschließlich Zuschlägen und Sonderzahlungen, die dem Arbeitnehmer zustehen. Auch Feiertage, an denen der Arbeitnehmer gearbeitet hätte, müssen vergütet werden. Die Zahlung der Entgeltfortzahlung erfolgt in der gleichen Frequenz wie die reguläre Gehaltabrechnung.

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Alle Pflichten von Arbeitgebenden auf einen Blick

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer zunächst darüber informieren, wie die Regelungen zur Entgeltfortzahlung aussehen, und welche Informationen er benötigt (z. B. ärztliches Attest bei Krankheit). Wenn ein Mitarbeiter bspw. krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist, muss der Arbeitgeber für die Dauer von bis zu sechs Wochen das Gehalt weiterzahlen. Dies gilt, wenn das Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Erkrankung mindestens vier Wochen besteht.

Wenn ein Arbeitnehmer länger als sechs Wochen krank ist, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Krankenkasse zu informieren. Nach Ablauf der sechs Wochen übernimmt in der Regel die Krankenkasse die Zahlungen (Krankengeld). Der Arbeitgeber sollte alle relevanten Informationen und Dokumente zur Entgeltfortzahlung (z.B. Krankmeldungen, Zuschüsse, etc.) sorgfältig dokumentieren.

Bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten und Informationen über die Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachten. Der Arbeitgeber sollte bestrebt sein, gegebenenfalls betriebliche Integrationsmaßnahmen zu ergreifen, um die Rückkehr des Mitarbeiters in den Arbeitsprozess zu unterstützen. Bei Nichteinhaltung dieser Pflichten kann der Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen und möglicherweise Schadensersatzforderungen ausgesetzt sein.

Diese Pflichten gelten für Arbeitnehmende

Arbeitnehmende haben bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ebenfalls bestimmte Pflichten. So ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, seinen Arbeitgeber umgehend über seine Arbeitsunfähigkeit (z. B. Erkrankung) zu informieren. Dies sollte so schnell wie möglich direkt am ersten Krankheitstag geschehen. Bei nicht ordnungsgemäßer Mitteilung oder fehlendem Attest können Ansprüche auf Entgeltfortzahlung verloren gehen.

Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, muss der Arbeitnehmer in der Regel ein ärztliches Attest vorlegen, um die Arbeitsunfähigkeit zu belegen. Falls sich der Gesundheitszustand während der Arbeitsunfähigkeit ändert (z. B. eine frühere Rückkehr in den Job möglich ist oder eine Verlängerung der Krankheit erforderlich wird), muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber darüber informieren.

Während der Zeit der Arbeitsunfähigkeit sollte der Arbeitnehmer keine beruflichen Aufgaben wahrnehmen oder Tätigkeiten ausüben, die die Genesung gefährden könnten. Wenn der Arbeitnehmer nach längerer Krankheit wieder zurück ins Arbeitsleben möchte, ist er verpflichtet, mit dem Arbeitgeber zusammenzuarbeiten, um mögliche Maßnahmen zur Wiedereingliederung zu planen.

Entgeltfortzahlung in der Lohnabrechnung abbilden

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Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Daten zu sammeln, einschließlich der aktuellen Lohninformationen und Arbeitszeitdaten deiner Mitarbeitenden. Anhand dieser Daten berechnen wir die entsprechenden Entgelte sowie etwaige Sonderzahlungen und überprüfen sorgfältig die Richtigkeit aller Angaben. Über die gastromatic App stellen wir deinen Mitarbeitenden dann alle notwendigen Dokumente zur Verfügung, wie z. B. Lohnscheine, Melde-, Lohnsteuer- und Arbeitsbescheinigungen.

Darüber hinaus kümmern wir uns um sämtliche Nebenarbeiten, die im Rahmen einer vollumfänglichen Lohnbuchhaltung anfallen. Dazu gehört das Melde- und Bescheinigungswesen, bei dem wir sicherstellen, dass die Beitragsnachweise fristgerecht gemeldet werden, die Lohnsteuer ordnungsgemäß angemeldet wird und wir die nötige Kommunikation mit Ämtern und Behörden übernehmen.

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Fazit

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) spielt eine zentrale Rolle im deutschen Arbeitsrecht und gewährleistet, dass Arbeitnehmende im Krankheitsfall für bis zu sechs Wochen ihr Gehalt weiterhin erhalten. Die Regelungen schützen Beschäftigte vor finanziellen Schwierigkeiten, die durch unverschuldete Krankheiten entstehen können.

Sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende haben hierbei spezifische Pflichten. So müssen Arbeitgebende die Entgeltfortzahlung rechtzeitig leisten und die entsprechenden Informationen und Maßnahmen kommunizieren. Sie sind auch für die Dokumentation und den Datenschutz verantwortlich.

Arbeitnehmende hingegen sind verpflichtet, den Arbeitgeber umgehend über ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren und, wenn nötig, ein ärztliches Attest vorzulegen. Darüber hinaus müssen Arbeitnehmende sicherstellen, dass sie während ihrer Arbeitsunfähigkeit (z. B. Krankheit) keine Tätigkeiten ausüben, die die Genesung gefährden könnten.

Um den komplexen Anforderungen der Entgeltfortzahlung gerecht zu werden und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollte eine gründliche Lohnbuchhaltung sowie eine transparente Kommunikation zwischen beiden Parteien gewährleistet sein.

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