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Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Gesetz, Tools & Tipps

Alles Wichtige von Zeiterfassungspflicht bis Zeiterfassungssoftware

1.
Was ist Arbeitszeiterfassung eigentlich?
2.
Warum ist Arbeitszeiterfassung so wichtig für Arbeitgeber?
3.
Rechtliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung
4.
Ist Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber Pflicht?
5.
Wer ist von der Zeiterfassungspflicht betroffen?
6.
Manuelle vs. digitale Arbeitszeiterfassung: Was passt zu deinem Betrieb?
7.
Tools zur Zeiterfassung im Vergleich
8.
Tipps zur erfolgreichen Umsetzung im Betrieb
9.
Häufige Fehler bei der Zeiterfassung – und wie du sie vermeidest
10.
Zukunft der Arbeitszeiterfassung: Wohin geht die Reise?
11.
Fazit: Warum sich eine professionelle Zeiterfassung für Arbeitgebende lohnt

Ob in der Gastronomie, im Einzelhandel, in der Pflege oder im Lager: Die Zeiterfassung ist längst nicht mehr nur ein lästiges Pflichtprogramm, sondern ein echter Gamechanger im Arbeitsalltag. Spätestens seit den Urteilen des EuGH und des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Arbeitgebende müssen für eine verlässliche und transparente Arbeitszeiterfassung sorgen – und zwar nicht irgendwann, sondern jetzt.

Aber was genau ist zu tun? Wie lässt sich ein System rechtssicher und gleichzeitig praxisnah einführen? Und warum lohnt sich die digitale Zeiterfassung nicht nur gesetzlich, sondern auch wirtschaftlich? In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung – verständlich, praxisorientiert und mit ganz konkreten Tipps für die Umsetzung. Wir erklären alles, was Sie wissen müssen, um die verschiedenen Aspekte und Vorteile der Arbeitszeiterfassung zu verstehen und umzusetzen.

Dabei greifen wir auch auf unsere Erfahrungen in den Branchen Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Gesundheits- und Sozialwesen, Logistik sowie Freizeit & Kultur zurück. Denn auch wenn sich die Herausforderungen unterscheiden – eines bleibt gleich: Ohne eine solide Erfassung der Arbeitszeiten geht’s nicht mehr.

Was ist Arbeitszeiterfassung eigentlich?

Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Mitarbeitenden dokumentiert werden – also zum Beispiel, wann jemand seine Schicht startet, Pausen nimmt oder Feierabend macht. Klingt erstmal simpel, doch gerade im betrieblichen Alltag lauern hier schnell rechtliche und organisatorische Fallstricke.

Ob klassische Stempeluhr, Excel-Tabelle oder moderne App – es gibt viele Wege, die Zeiten zu erfassen. Wichtig ist, dass das System objektiv, verlässlich und für alle zugänglich ist. Das hat nicht zuletzt der Europäische Gerichtshof 2019 in einem wegweisenden Urteil deutlich gemacht. In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht 2022 dann nachgelegt und bestätigt: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten, einschließlich der Arbeitnehmerinnen, systematisch zu erfassen.

Dabei geht es nicht nur um das Ein- und Ausstempeln im klassischen Sinne, sondern um eine ganzheitliche Dokumentation – inklusive Pausenzeiten, Bereitschaftsdiensten oder besonderen Zuschlägen, wie zum Beispiel beim Nachtzuschlag in der Gastronomie.

Warum ist Arbeitszeiterfassung so wichtig für Arbeitgeber?

Viele sehen die Zeiterfassung als reine Bürokratie. In Wahrheit ist sie aber ein echter Hebel für Effizienz, Fairness und Rechtssicherheit. Arbeitgebende, die sauber dokumentieren, schützen nicht nur die eigenen Mitarbeitenden, sondern auch sich selbst – zum Beispiel gegenüber Behörden, bei Prüfungen oder bei Auseinandersetzungen mit dem Betriebsrat.

Zudem ermöglicht eine gute Zeiterfassung den Überblick über Arbeitsbelastungen, Einsatzzeiten und Engpässe. Besonders in dynamischen Branchen mit Schichtarbeit, wechselnden Teams oder Teilzeitmodellen ist das Gold wert. Ob in der Pflegeeinrichtung, im Supermarkt oder im Freizeitpark – du weißt, wann wer wo gebraucht wird.

Außerdem ist die Zeiterfassung oft Grundlage für die Lohnabrechnung. Wer etwa Minijobberinnen und Minijobber beschäftigt, muss zwingend die Aufzeichnungspflicht bei Minijobs erfüllen. Und auch beim Mindestlohn ist eine nachvollziehbare Dokumentation Pflicht.

Nicht zu vergessen: Auch Themen wie Pausenzeiten oder Umkleidezeit zählen zum Arbeitszeitrahmen – und gehören damit ebenfalls erfasst. Wer das vernachlässigt, riskiert unnötigen Ärger und im Zweifel teure Nachzahlungen.

Rechtliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung

Seit 2019 ist das Thema Arbeitszeiterfassung endgültig in den Fokus gerückt – dank des richtungsweisenden Urteils des Europäischen Gerichtshofs. Dieser hat damals entschieden, dass Unternehmen verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Und zwar zum Schutz der Gesundheit und Rechte der Arbeitnehmenden und zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der Arbeitgebenden.

Die rechtliche Grundlage ist seitdem klar: Es braucht ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem. Wie genau das in den deutschen Gesetzesrahmen einfließt, wurde mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 konkretisiert. Dort wurde klargestellt, dass die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber unmittelbar gilt – ganz unabhängig davon, ob der Gesetzgeber bereits aktiv geworden ist oder nicht.

Zentrale gesetzliche Regelungen ergeben sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Besonders relevant sind die Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten sowie zur Speicherdauer und dem Schutz personenbezogener Daten im Sinne des Arbeitsschutzes.

Je nach Branche – zum Beispiel in der Gastronomie, im Gesundheitswesen oder in der Logistik – können zusätzliche Anforderungen aus Tarifverträgen hinzukommen. Ein gutes Beispiel ist der Manteltarifvertrag für die Gastronomie, der oft spezielle Arbeitszeitregelungen enthält.

Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs und seine Auswirkungen

Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 hat weitreichende Auswirkungen auf die Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Das Urteil verpflichtet Arbeitgeber, die volle Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters einrichten müssen. Das Urteil soll für mehr Arbeitsschutz sorgen und ausufernde Arbeitszeiten eindämmen.

Ist Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber Pflicht?

Kurz gesagt: Ja. Arbeitgeber sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet – unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Die Pflicht ergibt sich nicht erst aus dem kommenden Gesetzgebungsverfahren, sondern unmittelbar durch die Rechtsprechung und das Arbeitsschutzgesetz. Wer denkt, das betrifft nur Großbetriebe oder Produktionsunternehmen, irrt gewaltig.

Gerade in Bereichen mit Schichtarbeit oder flexiblen Einsatzplänen – wie in der Pflege, Hotellerie oder im Einzelhandel – ist eine strukturierte Zeiterfassung essenziell. Auch für kleinere Unternehmen mit Minijobbern, Azubis oder Teilzeitkräften besteht die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Mehr dazu findest du auch in unserem Artikel zur Aufzeichnungspflicht bei Minijobs.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass du dich als Arbeitgeber frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzt und nicht erst auf das finale Gesetz wartest. Denn wer jetzt handelt, spart sich später unnötigen Stress – und möglicherweise auch Geldbußen. Besonders praktisch: Mit digitalen Lösungen wie gastromatic lässt sich die Zeiterfassung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient und benutzerfreundlich umsetzen.

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Wer ist von der Zeiterfassungspflicht betroffen?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Mitarbeitenden – ob Vollzeit, Teilzeit, Azubi oder Minijob. In der Praxis bedeutet das: Auch kurzfristig Beschäftigte, Saisonkräfte oder Mitarbeitende im Homeoffice müssen korrekt erfasst werden. Das gilt insbesondere für Branchen wie Freizeit & Kultur oder Hotellerie, wo flexible und saisonale Arbeitsmodelle gang und gäbe sind.

Ein Sonderfall sind Azubis – hier gelten teilweise zusätzliche Schutzvorschriften. Besonders bei minderjährigen Auszubildenden gibt es klare gesetzliche Grenzen, wie viele Stunden pro Tag und Woche gearbeitet werden darf. Mehr zu diesem Thema findest du hier: Arbeitszeiten für Azubis im Gastgewerbe.

Auch Führungskräfte mit sogenannter Vertrauensarbeitszeit sind nicht automatisch ausgenommen. Laut Rechtsprechung muss auch hier dokumentiert werden, wann die Arbeit beginnt und endet – allein schon zur Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten.

Noch ein wichtiger Punkt: Wer mit Abrufarbeit oder Arbeit auf Zuruf arbeitet (z. B. in Pflege- oder Logistikunternehmen), muss ebenfalls dafür sorgen, dass alle geleisteten Zeiten vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. Wer das nicht ernst nimmt, landet schnell in den typischen arbeitsrechtlichen Fallstricken – hier haben wir die häufigsten Stolperfallen zusammengefasst.

Manuelle vs. digitale Arbeitszeiterfassung: Was passt zu deinem Betrieb?

Wenn es um Arbeitszeiterfassung geht, stehen viele Betriebe vor einer grundsätzlichen Entscheidung: digital oder doch lieber klassisch auf Papier oder mit Excel? Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile – und vor allem unterschiedliche Auswirkungen auf deinen Arbeitsalltag.

Die manuelle Arbeitszeiterfassung – zum Beispiel mit Excel oder Stundenzetteln – ist vor allem in kleineren Betrieben noch weit verbreitet. Sie ist schnell eingerichtet und verursacht erstmal keine Kosten. Für viele Unternehmen im Einzelhandel oder im Freizeitbereich scheint das auf den ersten Blick ausreichend. Doch wer hier längerfristig plant, merkt schnell: Der administrative Aufwand ist enorm. Excel-Tabellen müssen gepflegt, ausgewertet und archiviert werden – und das für jeden einzelnen Mitarbeitenden. Fehlerquellen inklusive.

Hinzu kommen datenschutzrechtliche Bedenken. Bei der manuellen Erfassung ist es deutlich schwieriger, die Anforderungen der DSGVO konsequent umzusetzen. Gleichzeitig ist der Aufwand zur Nachvollziehbarkeit hoch, zum Beispiel wenn Behörden oder Betriebsräte Einblick fordern.

Anders sieht es bei der digitalen Arbeitszeiterfassung aus. Hier wird die Arbeitszeit automatisch erfasst – über Terminals, mobile Apps oder Weblösungen. Zeiten lassen sich direkt auswerten, mit Dienstplänen verknüpfen und für die Lohnabrechnung exportieren. Ein Beispiel: In der gastromatic App können Mitarbeitende per Smartphone stempeln, ihre Stunden einsehen oder Urlaubsanträge stellen – effizient, transparent und sicher.

Noch ein Vorteil: Digitale Systeme sind deutlich einfacher auf gesetzliche Änderungen anpassbar. Du musst nicht jedes Mal ein neues Excel-Template basteln, wenn sich Vorschriften ändern. Für viele Arbeitgebernde der Hauptgrund für den Umstieg.

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Tools zur Zeiterfassung im Vergleich

Der Markt für Zeiterfassungssysteme ist groß – von simplen Apps bis zu vollintegrierten HR-Tools. Welche Lösung für deinen Betrieb die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeitenden, Branche, gewünschte Funktionen und natürlich dein Budget. Die Methoden der Arbeitszeiterfassung sollten dabei auf die individuellen Bedürfnisse und technischen Möglichkeiten des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sein.

Die Auswahl an Zeiterfassungssystemen ist groß – doch nicht jedes Tool passt zu den Anforderungen im betrieblichen Alltag. gastromatic setzt genau hier an: Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, automatisierter Pausenregelung und integrierter Zuschlagsberechnung (z. B. für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit) bietet die Software alles, was du für eine rechtssichere und effiziente Zeiterfassung brauchst.

Darüber hinaus lassen sich Arbeitszeiten direkt mit Dienstplänen verknüpfen, Urlaubsanträge digital verwalten und sämtliche Daten bequem für die Lohnbuchhaltung exportieren. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgt für reibungslose Prozesse – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung.

Besonders praktisch: gastromatic lässt sich flexibel an unterschiedliche Betriebsgrößen und Branchen anpassen – von Gastronomie über Einzelhandel bis zur Pflege. Und: Wer bereits ein Dienstplansystem nutzt, profitiert von durchdachten Schnittstellen und automatisierten Workflows.

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Worauf solltest du bei der Auswahl der Software achten?

Die Entscheidung für eine Zeiterfassungssoftware ist mehr als ein Häkchen auf der To-do-Liste – sie beeinflusst deinen gesamten HR-Workflow. Deshalb solltest du beim Auswahlprozess strukturiert vorgehen.

Hier die wichtigsten Kriterien:

Rechtssicherheit: Achte darauf, dass das System gesetzeskonform ist und aktuelle Anforderungen erfüllt – z. B. Pausenregelungen, Ruhezeiten, Zuschlagsberechnung, Exportfunktionen für Lohnabrechnung.
Datenschutz & DSGVO: Die Lösung muss den Anforderungen der DSGVO gerecht werden. Besonders wichtig in sensiblen Bereichen wie Pflege oder Hotellerie. Mehr dazu findest du in unserem Artikel zum Thema Datenschutz in der Zeiterfassung.
Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv bedienbar sein – für dich, aber auch für deine Mitarbeitenden. Denn was bringt dir ein Tool, das keiner nutzen kann?
Integration & Skalierbarkeit: Überlege, welche Tools du jetzt und in Zukunft nutzen willst. Lässt sich die Zeiterfassung mit deiner Lohnabrechnung, deinem Dienstplan oder HR-Software verknüpfen?
Support & Weiterentwicklung: Anbieter mit starkem Support und regelmäßigen Updates bieten dir langfristig mehr Sicherheit – vor allem, wenn sich die gesetzliche Lage ändert.

Nicht zuletzt hilft es, sich Erfahrungsberichte aus der Praxis anzuschauen. Dort berichten Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, wie sie digitale Zeiterfassung erfolgreich eingeführt haben.

Datenschutz & DSGVO: Was Arbeitgeber unbedingt beachten müssen

Digitale Zeiterfassung ist komfortabel – aber sie ist auch ein datenschutzrechtliches Thema. Denn bei der Erfassung von Arbeitszeiten verarbeitest du personenbezogene Daten. Und das bedeutet: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) greift. Spätestens hier wird’s für viele Arbeitgeber ernst.

Grundsätzlich gilt: Du darfst Daten zur Arbeitszeiterfassung nur dann verarbeiten, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Diese liegt in der arbeitsrechtlichen Pflicht zur Dokumentation – du brauchst also nicht zwingend die Zustimmung deiner Mitarbeitenden. Trotzdem: Transparenz ist das A und O. Informiere dein Team klar und verständlich, welche Daten erfasst werden, wofür du sie nutzt und wie lange du sie speicherst.

Besonders heikel wird es bei Standortdaten (z. B. GPS beim mobilen Stempeln) oder biometrischen Merkmalen wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Diese Daten unterliegen besonders strengen Regeln und dürfen nur in Ausnahmefällen genutzt werden – und nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Mitarbeitenden. Eine gute Faustregel: Weniger ist mehr.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Arbeitszeiterfassung?

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmenden zu überwachen. Dies bedeutet, dass der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems mitbestimmen kann, um sicherzustellen, dass die Interessen der Arbeitnehmenden berücksichtigt werden.

Tipps zur erfolgreichen Umsetzung im Betrieb

Du willst die Zeiterfassung in deinem Unternehmen endlich rechtssicher und effizient gestalten? Gute Entscheidung! Damit der Umstieg auf ein neues System nicht im Chaos endet, hier ein paar praxiserprobte Tipps:

Mitarbeitende einbeziehen: Kommunikation ist der Schlüssel. Kläre frühzeitig, warum du das neue System einführst, wie es funktioniert und welchen Nutzen es bringt. Das baut Vertrauen auf – und reduziert Widerstände.
Pilotphase einplanen: Je nach Größe deines Unternehmens, starte am besten mit einer Testphase in einem Team oder einer Abteilung. So bekommst du schnell Feedback und kannst Optimierungen vornehmen, bevor du es im ganzen Unternehmen ausrollst.
Betriebsrat mit ins Boot holen: Falls es bei dir einen gibt, ist seine Beteiligung gesetzlich vorgeschrieben. Der Betriebsrat muss der Einführung von Systemen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle zustimmen – und dazu zählt auch die digitale Zeiterfassung.
Regeln festlegen: Wer stempelt wie und wann? Was gilt bei Krankheit, Urlaub, Dienstgängen? Lege klare Prozesse und Regeln fest – am besten schriftlich.
Schulungen anbieten: Mach dein Team fit im Umgang mit dem System – per Schulung, Video-Tutorial oder Handbuch. Gerade in Branchen mit hoher Fluktuation wie Einzelhandel oder Logistik lohnt sich eine einfache Onboarding-Lösung.

Wenn du wissen willst, wie andere Betriebe den Umstieg gemeistert haben, lohnt sich ein Blick auf die Erfahrungsberichte unserer Kunden.

„Die Zeiterfassung und die Transparenz durch die App ermöglichen jedem Mitarbeitenden eine deutlich effizientere Arbeit. Besonders gut gefällt uns außerdem, dass die Software die Verwaltung von Springer-Kräften optimiert, die für unser Filial-System sehr wichtig ist. "

Mareike Rosery, Personalreferentin bei Cove

Was muss genau erfasst werden? (Arbeitsbeginn, Pausen, Überstunden)

Die Arbeitszeiterfassung umfasst die Dokumentation des Arbeitsbeginns, des Arbeitsendes und der Pausenzeiten der Mitarbeiter. Es ist auch wichtig, Überstunden exakt zu dokumentieren, da diese zur Berechnung von Vergütung oder Freizeitausgleich notwendig sind. Die Genauigkeit der Zeiterfassung sollte immer so gewählt sein, dass sie den tatsächlichen Arbeitszeiten entspricht und klare Abrechnungen ermöglicht.

Häufige Fehler bei der Zeiterfassung – und wie du sie vermeidest

Leider sehen wir in der Praxis immer wieder dieselben Fehler. Damit dir das nicht passiert, hier die häufigsten Stolperfallen:

Lückenhafte Dokumentation: Wer nur vereinzelt oder unvollständig dokumentiert, riskiert Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen. Auch bei vermeintlich flexiblen Arbeitsmodellen wie Vertrauensarbeitszeit gilt: dokumentieren!
Falsche Pausenregelung: Pausenzeiten werden oft übersehen oder falsch berechnet. Dabei schreibt das Gesetz klare Regeln vor.
Keine Kontrolle über Mehrarbeit: Wer nicht aufpasst, riskiert unerlaubte Überstunden oder Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz. Besonders in Kombination mit Mindestlohnregelungen kann das teuer werden.
Datenschutzverletzungen: Wer ohne klare Informationspflicht oder mit unsicheren Tools arbeitet, verstößt gegen die DSGVO. Und das kann nicht nur teuer, sondern auch imageschädigend sein.
Sonderregelungen ignorieren: Es gibt viele Sonderfälle – von Azubis über Schichtarbeit bis zur Umkleidezeit. Diese müssen sauber berücksichtigt werden.

TIPP

Nutze eine Checkliste, um systematisch vorzugehen – und ziehe bei Bedarf auch rechtlichen oder technischen Rat hinzu.

Zukunft der Arbeitszeiterfassung: Wohin geht die Reise?

Die Arbeitswelt verändert sich – und damit auch die Zeiterfassung. Was früher mit Stechuhr und Papierzettel begann, ist längst Teil umfassender HR-Systeme und digitaler Plattformen. Die Zukunft? Flexibel, vernetzt und intelligent.

Ein Trend ist ganz klar: Automatisierung. Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit erfasst, mit Dienstplänen und Lohnabrechnungen verknüpft und automatisch ausgewertet. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Fairness.

Auch künstliche Intelligenz hält Einzug – zum Beispiel, wenn Systeme automatisch erkennen, wann Mitarbeitende Zuschläge erhalten oder Schichtverläufe analysieren, um die Einsatzplanung zu optimieren.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt in eine flexible, skalierbare Lösung investiert, ist für kommende Anforderungen bestens gewappnet.

Und selbst wenn du gerade erst anfängst: Es lohnt sich, den Blick nach vorn zu richten. Denn mit der richtigen Lösung ist Arbeitszeiterfassung nicht mehr nur eine Pflicht – sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.

So erfasst du Arbeitszeiten digital und sparst jede Menge Zeit dabei

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Fazit: Warum sich eine professionelle Zeiterfassung für Arbeitgebende lohnt

Ob gesetzliche Pflicht oder organisatorische Chance – Arbeitszeiterfassung ist längst nicht mehr optional. Sie schützt deine Mitarbeitenden, verschafft dir Klarheit im Personalmanagement und bietet die Basis für faire Löhne, effiziente Dienstpläne und fundierte Entscheidungen.

Gerade in Branchen wie Gastronomie, Logistik, Einzelhandel, Pflege oder Hotellerie, wo Schichtarbeit, Teilzeit und kurzfristige Änderungen zum Alltag gehören, ist eine saubere Dokumentation Gold wert. Wer hier schludert oder auf veraltete Methoden setzt, riskiert nicht nur Strafen, sondern auch Unzufriedenheit im Team.

Die gute Nachricht: Mit digitalen Lösungen wie gastromatic lässt sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht nur erfüllen, sondern aktiv nutzen – als Hebel für mehr Struktur, Motivation und Erfolg. Und wer frühzeitig in moderne Systeme investiert, bleibt auch bei zukünftigen gesetzlichen Änderungen auf der sicheren Seite.

Am Ende gilt: Die beste Arbeitszeiterfassung ist die, die im Alltag funktioniert – transparent, zuverlässig und an die Realität deines Betriebs angepasst.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung

1. Muss ich als Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einführen? Ja. Seit dem BAG-Urteil von 2022 besteht eine unmittelbare Verpflichtung für alle Arbeitgeber, ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Du musst also nicht auf ein offizielles Gesetz warten – die Pflicht gilt bereits jetzt. ➤ Mehr dazu hier

2. Welche Daten darf ich speichern und wie lange? Du darfst alle arbeitszeitrelevanten Daten speichern, solange dies notwendig und verhältnismäßig ist – meist sechs Monate bis zwei Jahre. Achte auf Datenschutzkonformität gemäß DSGVO und informiere deine Mitarbeitenden transparent.

3. Ist Excel zur Zeiterfassung ausreichend? Für den Einstieg oder sehr kleine Teams ja – langfristig jedoch nicht ideal. Excel ist fehleranfällig, wenig sicher und aufwendig in der Verwaltung. Eine digitale Lösung bietet mehr Komfort, Rechtssicherheit und Effizienz.

4. Welche Lösung eignet sich für kleine Betriebe oder Start-ups? gastromatic oder ähnliche Tools mit flexiblen Funktionen sind ideal – gerade wenn du wachsen willst. Auch im Einzelhandel oder in der Freizeitbranche zeigen viele Beispiele, dass der Einstieg digital gelingt. ➤ Erfahrungen lesen

5. Zählen Pausen, Umkleidezeit oder Bereitschaftsdienste zur Arbeitszeit? Teilweise ja. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit, müssen aber erfasst werden. Umkleidezeiten können dazugehören, wenn sie betrieblich angeordnet sind. ➤ Mehr zu Pausen ➤ Mehr zur Umkleidezeit

6. Was gilt für Minijobber oder Azubis? Auch für Minijobbende und Auszubildende gilt die Dokumentationspflicht – inklusive besonderer Vorschriften für Minderjährige. ➤ Aufzeichnungspflicht Minijob ➤ Arbeitszeiten für Azubis

7. Und wie ist das mit Zuschlägen – zum Beispiel für Nachtarbeit? Auch diese müssen korrekt dokumentiert und abgerechnet werden. Digitale Systeme helfen dir dabei, automatisch die richtigen Zuschläge zu berechnen. ➤ Nachtzuschläge in der Gastronomie

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