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Digitale Unterschrift

Die drei Formen digitaler Signaturen: rechtliche Grundlagen, Gültigkeit und Einführung im Betrieb

1.
Kurz und knapp
2.
Digitale Signatur: Rechtliche Grundlagen
3.
Die Vorteile von e-Signaturen
4.
Die drei Formen der Online-Signatur
5.
Wann eignet sich welche Form der elektronischen Signatur?
6.
Welche Dokumente darf man nicht digital unterschreiben?
7.
Einführung digitaler Unterschriften im Betrieb
8.
Fazit

Kurz und knapp

Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Abmahnungen – die sorgfältige Verwaltung von Dokumenten ist für Betriebe jeder Größenordnung nicht nur Pflichtprogramm, sondern oft auch ein lästiger Zeitfresser. Die Einführung digitaler Unterschriften bietet hier eine moderne und effiziente Lösung, um die Verwaltung von Dokumenten zu vereinfachen, ohne dabei auf Rechtskonformität zu verzichten.

Doch wie genau lässt sich die digitale Unterschrift im betrieblichen Kontext nutzen? Welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden, damit sie rechtsgültig sind? Und welche Vorteile ergeben sich daraus für Arbeitgebende und Arbeitnehmende?

In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie dir die digitale Unterschrift hilft, arbeitsrechtliche Prozesse zu optimieren, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zu erfüllen.

Digitale Signatur: Rechtliche Grundlagen

In der EU bildet die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) die zentrale rechtliche Grundlage für digitale Unterschriften. Diese regelt die Verwendung und Anerkennung elektronischer Signaturen und sorgt für einheitliche Standards innerhalb der EU. Ergänzt wird sie in Deutschland durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Wahl der richtigen Signaturart – einfache elektronische Signatur (EES), fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) – hängt vom Anwendungsfall und den rechtlichen Anforderungen ab.

So ist die digitale Signatur bei Arbeitsverträgen, Datenschutzvereinbarungen und Zusatzvereinbarungen gültig, jedoch nicht bei Kündigungen oder Dokumenten, die einer notariellen Beglaubigung bedürfen.

In der betrieblichen Praxis hängt die Zulässigkeit elektronischer Unterschriften davon ab, ob das jeweilige Dokument einer besonderen Formvorschrift unterliegt. Nach § 126 BGB ist für viele Verträge die Schriftform vorgeschrieben, bei der eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist gemäß § 126a BGB der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Das bedeutet, dass sie überall dort verwendet werden kann, wo die Schriftform gesetzlich erforderlich ist.

Die Verwendung digitaler Signaturen unterliegt zudem den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Besonders die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie bei der Identitätsprüfung, muss datenschutzkonform erfolgen. Vertrauensdienstanbieter, die digitale Signaturen ermöglichen, sind ebenfalls verpflichtet, höchste Sicherheitsstandards einzuhalten.

Die Vorteile von e-Signaturen

Digitale Signaturen bieten für sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende eine Vielzahl von Vorteilen, die insbesondere im Kontext der Digitalisierung und Prozessoptimierung relevant sind.

Sie ermöglichen eine erhebliche Zeitersparnis, da Verträge, Arbeitsverträge oder Genehmigungen innerhalb weniger Minuten unterzeichnet werden können, ohne dass physische Dokumente gedruckt, versandt oder manuell verwaltet werden müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten: Druckmaterialien, Porto und Verwaltungskosten entfallen, da alles digital abläuft.

Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität. Unterschriften können unabhängig von Ort und Zeit geleistet werden, was ideal für Remote-Arbeit oder internationale Teams ist. Mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets ist die Unterzeichnung zudem besonders unkompliziert.

Auch die Zusammenarbeit in Teams und wird durch digitale Unterschriften effizienter gestaltet. Automatisierte Workflows ermöglichen es, Unterschriften anzufordern und deren Status zu verfolgen, während mehrere Beteiligte gleichzeitig auf Dokumente zugreifen können.

Darüber hinaus leisten Unternehmen, die digitale Signaturen verwenden, einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Papierlose Workflows schonen Ressourcen, und der Verzicht auf Post- oder Kurierdienste reduziert CO₂-Emissionen.

Die drei Formen der Online-Signatur

Die eIDAS-Verordnung definiert drei Arten elektronischer Signaturen mit unterschiedlichem rechtlichen Gewicht:

Einfache elektronische Signatur (EES):
- Umfasst alle elektronischen Formen einer Signatur, z. B. ein eingescannter Name oder eine Checkbox.
- Hat keine besonderen Sicherheitsanforderungen und ist rechtlich weniger bindend.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
- Erfordert eine eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person.
- Muss den Inhalt des Dokuments nach der Signatur unveränderbar machen.
- Erfordert meist spezielle Software oder Hardware, wie z. B. digitale Zertifikate.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
- Höchste Sicherheitsstufe und einzige Form, die rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.
- Muss mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (Trust Service Provider, TSP) ausgestellt wird.
- Erfordert in der Regel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Wann eignet sich welche Form der elektronischen Signatur?

Im Folgenden geben wir dir ein paar Beispiele, für welche Dokumente sich die jeweiligen Formen der elektronischen Signatur eignen.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Im Arbeitskontext kann eine einfache elektronische Signatur (EES) für viele Dokumente ausreichend sein, insbesondere dann, wenn keine gesetzliche Schriftform erforderlich ist oder keine internen Richtlinien eine höhere Sicherheitsstufe verlangen.

Sie eignet sich besonders gut für alltägliche administrative Prozesse, wie etwa die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder die Zustimmung zu Überstunden und Dienstreisen. Auch für die interne Kommunikation und Verwaltung, wie Protokolle von Mitarbeitergesprächen oder Bestätigungen zu Weiterbildungen, ist die EES eine praktische und effiziente Lösung.

Darüber hinaus lässt sich die EES für Einverständniserklärungen einsetzen, beispielsweise zur Teilnahme an Schulungen oder Veranstaltungen, zur Zustimmung zu Homeoffice-Regelungen oder zur Erlaubnis von Foto- oder Videoaufnahmen für Unternehmenszwecke. Ebenso ist sie ausreichend für Empfangsbestätigungen, etwa bei der Übergabe von Arbeitsmaterialien wie Laptops oder Firmenhandys, sowie für Quittierungen von Schulungsunterlagen oder Sicherheitsleitfäden.

Eine einfache elektronische Signatur hat in der EU rechtliche Gültigkeit, allerdings trägt derjenige, der sich darauf beruft, im Streitfall die Beweislast. In kritischen oder sensiblen Kontexten (z. B. arbeitsrechtliche oder geschäftliche Konflikte) kann sie unter Umständen nicht als ausreichender Beweis anerkannt werden.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) eine ausgezeichnete Lösung für viele Dokumente, die keine gesetzliche Schriftform erfordern, aber eine höhere Beweissicherheit als eine einfache elektronische Signatur (EES) bieten sollen. Sie eignet sich besonders für rechtlich relevante Dokumente, bei denen die Identität des Unterzeichnenden sowie die Integrität des Dokuments sichergestellt werden müssen.

Ein typisches Einsatzgebiet der FES sind Arbeitsverträge. Da die FES die Identität der unterzeichnenden Person eindeutig zuordnen kann, wird sie in der Praxis oft für den Abschluss von Arbeits- oder Änderungsverträgen genutzt. Auch Gehaltsvereinbarungen oder Nachträge zu bestehenden Verträgen können mit einer FES rechtsgültig unterzeichnet werden.

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) immer dann erforderlich, wenn ein Dokument der gesetzlichen Schriftform unterliegt. Sie ist die einzige elektronische Signatur, die eine handschriftliche Unterschrift vollständig ersetzen kann und stellt sicher, dass sowohl die Identität der unterzeichnenden Person eindeutig nachgewiesen als auch die Unveränderbarkeit des Dokuments garantiert wird.

Welche Dokumente darf man nicht digital unterschreiben?

Im arbeitsrechtlichen Kontext gibt es klare gesetzliche Regelungen, welche Dokumente nicht online oder elektronisch unterschrieben werden dürfen. Ein zentrales Beispiel ist die Kündigung eines Arbeitsvertrags. Das bedeutet, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer eine Kündigung eigenhändig mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichnen müssen.

Elektronische Unterschriften, auch die rechtlich anerkannten qualifizierten elektronischen Signaturen (QES), sind in diesem Fall ausgeschlossen und machen die Kündigung unwirksam. Dasselbe gilt für Aufhebungsverträge.

Weitere arbeitsrechtliche Dokumente, die meist nicht elektronisch unterzeichnet werden können, sind Zeugnisse, Betriebsvereinbarungen oder Dokumente, die notariell beglaubigt eingereicht werden müssen.

Einführung digitaler Unterschriften im Betrieb

Die Einführung digitaler Signaturen im Betrieb erfordert eine sorgfältige Planung, die technische, rechtliche und organisatorische Aspekte berücksichtigt. Zunächst sollten die konkreten Anwendungsbereiche definiert werden, in denen digitale Signaturen eingesetzt werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, interne Freigabeprozesse, Lieferantenverträge oder Datenschutzvereinbarungen.

Es ist wichtig, vorab zu prüfen, ob bestimmte Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordern oder ob eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder eine einfache elektronische Signatur (EES) ausreicht.

Im nächsten Schritt geht es um die Auswahl eines geeigneten Anbieters für digitale Signaturen. Dieser sollte zertifiziert und als Vertrauensdienstanbieter gemäß eIDAS anerkannt sein. Dabei sollten Arbeitgebende darauf achten, dass die Lösung benutzerfreundlich ist und hohe Sicherheitsstandards erfüllt, wie etwa eine starke Verschlüsselung und zuverlässige Identitätsprüfungen.

Nach der Auswahl des Anbieters folgt die technische Integration der Signaturlösung in bestehende Systeme. Hierbei bieten viele Anbieter Schnittstellen (APIs), die es ermöglichen, digitale Signaturen direkt in Workflows wie das Dokumentenmanagement oder HR-Systeme einzubinden. Parallel dazu sollten die betrieblichen Prozesse angepasst werden, um papierbasierte Abläufe zu optimieren und einen digitalen Unterschriftsprozess zu ermöglichen.

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der Implementierung ist die Schulung der Mitarbeitenden. Insbesondere die Abteilungen, die häufig mit Dokumenten arbeiten, wie die Personalabteilung, sollten im Umgang mit der neuen Lösung geschult werden. Dabei sollten sowohl die rechtlichen Grundlagen als auch die Handhabung der Software und Best Practices zur sicheren Nutzung vermittelt werden.

Vor der unternehmensweiten Einführung empfiehlt es sich, eine Pilotphase in ausgewählten Abteilungen durchzuführen. So können mögliche Probleme identifiziert und die Akzeptanz der Mitarbeitenden getestet werden. Nach erfolgreicher Pilotphase kann die Lösung sukzessive auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.

Fazit

Die digitale Signatur erleichtert die Verwaltung und Optimierung von Prozessen im Arbeitsalltag erheblich. Die Wahl der passenden Signatur – einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – hängt dabei von den rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Dokuments ab. Durch die korrekte Anwendung digitaler Signaturen können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch Rechtskonformität und Effizienz sicherstellen.

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.