Themen

Digitale Stempeluhr – Vorteile der Online-Arbeitszeiterfassung

Welche Vorteile die mobile Zeiterfassung für dich und deinen Betrieb bietet

1.
Kurz und knapp
2.
Rechtliche Voraussetzungen: Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten
3.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung
4.
Zeiten erfassen via App mit der digitalen Stempeluhr
5.
Die digitale Stempeluhr von gastromatic
6.
Zeiterfassung in der Praxis
7.
Fazit

Kurz und knapp

Die Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten gehören spätestens seit dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom 13. September 2022 zur Pflicht, der alle Arbeitgebenden nachkommen müssen.

Möglichkeiten den neuen Bestimmungen Folge zu leisten gibt es viele, wobei nicht alle Zeiterfassungssysteme zeitgemäß und ohne viel Arbeitsaufwand realisierbar sind.

Klassische Zeiterfassungsgeräte, wie z. B manuelle Stempeluhren oder Stempelkarten, wollen häufig gewartet und repariert werden.

Händisch geführte Excel-Listen benötigen viel manuellen Pflegeaufwand und kosten wertvolle Zeit, die an einer anderen Stelle dann wieder fehlt.

Glücklicherweise gibt es aber auch noch webbasierte Zeiterfassungssysteme, wie die digitale Stempeluhr von gastromatic. Was sind deren Vorteile für dich?

Rechtliche Voraussetzungen: Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten

In Deutschland stecken das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)¹, das Mindestlohngesetz (MiLoG)² sowie im Einzelfall geltende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und privatrechtliche Vereinbarungen den rechtlichen Rahmen für die Arbeitszeit ab.

Insbesondere das Mindestlohngesetz (MiLoG) enthält mit seiner Dokumentationspflicht dabei klare Vorgaben, wie die Aufzeichnungspflicht umzusetzen ist. Es besagt:

Arbeitgeber (…) sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre (beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt) aufzubewahren.

Mindestlohngesetz (MiLoG)

Zudem basiert das jüngste BAG-Urteil von September 2022 auf dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019, welches feststellte, dass die EU-Arbeitszeitrichtlinie die Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit verlangt, nicht nur – wie bisher oft praktiziert – bei Überstunden.

Arbeitgebende sind demnach verpflichtet, ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten elektronisch erfasst.

Das bedeutet, dass Arbeitgebende zur täglichen Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet sind und ein nachträgliches Erfassen von Arbeitszeiten grundsätzlich nicht mehr möglich ist.

Darüber hinaus sollen Arbeitnehmende das Recht haben, ihre Arbeitszeitaufzeichnungen anzufordern, und Arbeitgebende müssen auf Verlangen eine Kopie zur Verfügung stellen. Diese Nachweise müssen für die gesamte Beschäftigungsdauer aufbewahrt werden, jedoch höchstens für 2 Jahre.

Die Nichtbefolgung der Aufzeichnungspflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden kann. Besonders relevant wird dies bei der Frage, ob Arbeitgebende vorsätzlich oder fahrlässig keine oder unvollständige Aufzeichnungen der Arbeitszeit erstellt haben.

Bußgelder vermeiden mit der digitalen Stempeluhr:

So geht's mit gastromatic

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Oft haben Arbeitnehmende kleine Zettelchen mit ihren Arbeitszeiten geschrieben und diese dann bei der verantwortlichen Person abgegeben. Diese musste dann alle Informationen händisch einpflegen und abgleichen.

Das ist nicht nur extrem fehleranfällig sondern auch ein wahnsinniger Aufwand, der mit den heutigen Möglichkeiten schlichtweg unnötig ist. Die Kombination aus digitaler Stempeluhr, Auswertung und Dienstplanung bietet dir eine massive Zeit- und damit einhergehend natürlich auch eine Kostenersparnis,

weil du deine Mitarbeitenden besser und genauer planen kannst.
weil du und deine Planenden (z. B. in der Personalabteilung) administrative Arbeitszeit sparen, die sie an anderer Stelle wertschöpfend einbringen können.
weil der vorbereitende Aufwand, z. B. für die Steuerberatung, durch Schnittstellen vereinfacht und somit verringert werden.

Zeiten erfassen via App mit der digitalen Stempeluhr

Die digitale Stempeluhr stellt in jedem Unternehmen einen großen Vorteil dar, den es zu nutzen gilt – sei es in der Gastronomie und Hotellerie, in der Werkstatt, im Büro oder auch im Homeoffice.

Mitarbeitende können sich über die Stempeluhr ganz einfach einloggen, sodass unübersichtliche und herumfliegende Stundenzettel der Vergangenheit angehören.

Zudem bietet die digitale Zeiterfassung via Stempeluhr nicht nur Arbeitgebenden, sondern auch Arbeitnehmenden einige weitere Vorteile:

Flexibilität

Handys, Tablets und Laptop sind inzwischen die Basisausstattung in der Arbeitswelt und daran haben wir uns auch gerne gewöhnt. Viele Mitarbeitende, vor allem jüngere, sind es gewohnt, für alle Lebensbereiche eine Smartphone-App zu verwenden.

Da liegt es nahe diesen Komfort auch für die nötige Zeiterfassung zu Arbeitsbeginn und Feierabend anzubieten. Die digitale Zeiterfassung geht schnell, einfach und Änderungen können auf Knopfdruck direkt bei allen Nutzer*innen synchronisiert werden.

Zeitersparnis

Durch die Zeiterfassung via App hast du nicht nur den Überblick über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden. Auch der Aufwand die Arbeitsstunden auszuwerten hält sich in Grenzen, denn du kannst diese auf einer Plattform, die mit der App gekoppelt ist, direkt auswerten und bestätigen.

Kostenüberblick

Die Zeiterfassung-Apps funktionieren meist so, dass sie mit einer Plattform gekoppelt sind, auf der du alle gestempelten Zeiten sehen kannst. Das hilft dir dabei, den Überblick über die verrichtete Arbeit und somit die volle Kontrolle deiner Kosten zu behalten.

Wenn alle Zeiten bestätigt sind, können die Daten dann direkt an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden. Hierfür kannst du dir die Daten als Excel-Tabelle exportieren.

Transparenz

Das Stundenkonto zeigt dir an, welche*r Mitarbeiter*in etwa schon viele Minus- oder Überstunden gesammelt hat. So kannst du die jeweilige Person in der nächsten Dienstplanung dementsprechend berücksichtigen und achtest so auf deine Kosten.

Durch das Arbeitszeitkonto haben Mitarbeitende zudem jederzeit Einblick in den Status Quo ihrer Arbeitszeiten. Bei Unstimmigkeiten können sie dann direkt mit dir in Kontakt treten und ein mögliches Missverständnis schnell und unkompliziert aus dem Weg räumen, anstatt bis zum Monatsende damit warten zu müssen.

Rechtssicherheit

Alle seriösen Anbieter von Apps für Zeiterfassung sorgen schon in der Entwicklung dafür, dass alle rechtlichen Grundlagen mitgedacht sind und du dir bei der Erhebung der Daten keine Gedanken mehr machen musst.

Gerade im Gastgewerbe ist das interessant, weil es hier viele Minijobber*innen gibt und häufig Zollprüfungen durchgeführt werden. Mit einer entsprechenden Plattform, die die rechtskonforme Dokumentation der Daten für dich übernimmt, bist du so automatisch auf der sicheren Seite und kannst dich angenehmeren Themen widmen.

Kommunikation

Da die Zeiterfassung nicht mehr über händische Stundenzettel abgewickelt, sondern direkt mit dem System synchronisiert wird, fallen viele Schritte weg, die vorher zu einem erhöhten Kommunikationsaufwand geführt haben.

Mit einer digitalen Lösung kannst du direkt über die App mit deinen Mitarbeitenden kommunizieren und diese auch mit dir. So sparst du dir lästiges Hinterhertelefonieren und E-Mail-Schreiben.

Die digitale Stempeluhr von gastromatic

Die digitale Stempeluhr von gastromatic ist über jedes herkömmliche Handy, Tablet, PC oder Laptop aufrufbar. Mit einer vierstelligen ID melden sich Mitarbeitende im System an, stempeln eigenständig ihren Arbeitsbeginn, ihre Pausen und melden sich nach Schichtende wieder ab.

Dein Team kann sich entweder per Smartphone-App oder direkt vor Ort über ein Tablet für den Arbeitstag einstempeln. Zudem kannst du deinen Mitarbeitenden auch zusätzliche Informationen anzeigen lassen oder Nachrichten für die verschiedenen Schichten hinterlegen, die für den jeweiligen Tag relevant sind.

Zum Beispiel gibt es ein Widget für das Wetter oder aber du kannst anzeigen lassen, wer noch für den Tag eingeteilt ist und ob es etwas Wichtiges zu beachten gibt (z. B. der Besuch einer großen Gesellschaft in einem Restaurant). Das sind natürlich nur Beispiele, denn die Stempeluhr-App kannst du ganz nach deinen bzw. euren Bedürfnissen im Betrieb gestalten.

Sie dient dabei einerseits als digitale Stempeluhr, andererseits als Kommunikationskanal für dich und dein Team. Alle aktiven Mitarbeitenden sind mit der aktuellen Arbeitszeit in der digitalen Stempeluhr aufgelistet und man kann sehen, welche*r Kolleg*in sich momentan in der Pause befindet. Diese Art der Zeiterfassung fördert Transparenz und eigenverantwortliches Arbeiten der Mitarbeitenden.

Das Zeiterfassungsterminal der App gewährleistet, dass die tatsächlich geleistete Ist-Arbeitszeit erfasst und dokumentiert wird. Das hilft einerseits dem*der Arbeitgeber*in dabei, den richtigen Überblick über Arbeitszeiten zu behalten und gibt andererseits den Mitarbeitenden eine Sicherheit, die in einer Zettelwirtschaft nicht gewährleistet ist.

Zur Absicherung vor Missbrauch haben Arbeitgebende außerdem die Möglichkeit zusätzlich zur ID der Arbeitnehmenden eine Fotoverifizierung durchzuführen.

Neben der Arbeitszeiterfassung ist einer der großen Vorteile bei gastromatic, dass direkt im System die Zeiten ausgewertet und bestätigt werden können. Die dadurch entstehenden Arbeitszeitkonten bieten Arbeitgebenden also auch noch eine gute Entscheidungsgrundlage für zukünftige Dienstpläne.

Zeiterfassung in der Praxis

Einer unserer Kunden, Pottsalat Mainz, ein Lieferdienst-Franchise, das köstliche Bowls und Salate zaubert, hat die digitale Stempeluhr von gastromatic bereits kurz nach Eröffnung in seinen Arbeitsalltag integriert.

Im Video siehst du, wie gastromatic auch dich und dein Team bei der Erfassung und Auswertung von Zeiten unterstützen kann. Diese Features stellen wir im Video vor:

Einstempeln (mit Nachricht)
Ausstempeln bei Arbeitsende (mit Abfrage bei Dienstplanabweichung)
Schichten zur Bewerbung ausschreiben
Bewerbung auf Schichten
Kontrolle und Auswertung der Arbeitszeiten

Zeiterfassung in der Praxis:

Im Video erfährst du wie's geht

Willst du auch mit gastromatic durchstarten und die Vorteile der digitalen Zeiterfassung für dich und dein Team nutzen?

Vereinbare einen Info-Termin

Fazit

Gerade im Gastgewerbe, in dem geregelte Arbeitszeiten oft ein Fremdwort sind, ist es gar nicht so leicht den Überblick zu behalten.

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung steht aber fest: Arbeitgebende müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einrichten, mit dem sich die täglich geleisteten Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch erfassen lassen.

Die Vorteile einer Zeiterfassungs-App liegen auf der Hand. Neben der Zeitersparnis und Kostenkontrolle zählen vor allem die Rechtssicherheit, Flexibilität und Transparenz zu den guten Argumenten für ein digitales System zur Arbeitszeiterfassung.

Egal, ob du nur wenige Mitarbeitende beschäftigst, in einem mittelständigen Betrieb oder großen Unternehmen arbeitest. Die Erfassung der Arbeitszeiten via App lohnt sich in jedem Fall.

Mit einem System wie gastromatic dokumentierst du nicht nur rechtskonform und minutengenau die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden. Auch die Kommunikation mit deinem Team wird durch die digitale Zeiterfassung vereinfacht.

Zudem musst du dir auch keine Gedanken mehr machen, wenn die nächste Betriebsprüfung ins Haus steht. Bei einer Prüfung rufst du einfach im System den entsprechenden Zeitraum auf und führst einen Export der Daten durch. So bist du immer auf der (rechts)sicheren Seite!

Verweise

¹Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

²Mindestlohngesetz (MiLoG)

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Zeiterfassung

Schau dir gastromatic in der kostenlosen Live-Demo an!

Jetzt Platz sichern

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.