Themen
Vorteile, Datenschutz & praktische Tipps
- 1.Kurz & knapp
- 2.Was ist eine digitale Personalakte?
- 3.Was gehört in die Personalakte? Und was nicht?
- 4.Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?
- 5.Welche gesetzlichen Vorgaben muss ich bei der digitalen Personalakte beachten?
- 6.Welche Rolle spielt der Datenschutz und die Datensicherheit in der digitalen Personalakte?
- 7.Wie lange muss ich die Daten in digitalen Personalakten speichern?
- 8.Welche Rechte und Pflichten hat der Betriebsrat, wenn es um die digitale Personalakte geht?
- 9.In 5 Schritten zur digitalen Personalakte
- 10.Welche Fehler passieren bei der digitalen Personalakte am häufigsten?
- 11.Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte: Was eine gute HR-Software können muss - am Beispiel gastromatic
- 12.Fazit – Lohnt sich die digitale Personalakte?
Kurz & knapp
Adressen, Arbeitsverträge, Zeitaufzeichnungen und vieles mehr – die Daten und Dokumente, die du für jeden und jede deiner Mitarbeitenden sammelst, füllen schnell ganze Ordner. Damit du die nicht immer herumschleppen musst, geht das Ganze auch digital. Die digitale Personalakte macht das Leben im Personalmanagement aber nicht nur – im wahrsten Sinn des Wortes – leichter, sondern auch effizienter und strategischer. Was du dabei beachten musst und wie du deine Personalakten am besten digitalisierst, erfährst du in diesem Artikel.
Was ist eine digitale Personalakte?
Das Bundesarbeitsgericht definiert Personalakten als:
„… eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen.“¹
In Personalakten sammelst du also alle wichtigen Informationen und Unterlagen rund um deine Mitarbeitenden und dein Arbeitsverhältnis mit ihnen. Anstatt die Dokumente aber in Papierform abzulegen, speicherst du sie in der digitalen Personalakte, wie der Name schon sagt, digital ab. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass das bloße Scannen der Papierdokumente nicht ausreicht, um eine erfolgreiche digitale Personalakte zu erstellen; eine sinnvolle Aktenstruktur muss geschaffen werden, und es können zusätzliche Kosten durch die Digitalisierung der Papierdokumente entstehen.
Was gehört in die Personalakte? Und was nicht?
In Personalakten sammelst du also alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Beschäftigung der jeweiligen Mitarbeiterin oder des jeweiligen Mitarbeiters stehen. Das sind zum Beispiel:
- Bewerbungsunterlagen,
- amtliche Urkunden und Ausweiskopien,
- Arbeitsverträge und eventuelle Zusatzvereinbarungen,
- Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse,
- Gehalts- und Lohnbescheinigungen,
- Sozialversicherungsunterlagen,
- Leistungsbeurteilungen und
- Zeugnisse.
GUT ZU WISSEN
Vorsicht bei besonders schützenswerten Daten und Dokumenten wie ärztlichen Bescheinigungen und Ergebnissen aus betriebsärztlichen Untersuchungen. Informationen wie diese unterliegen der Schweigepflicht und dürfen nur in Ausnahmefällen aufbewahrt werden.
Es ist wichtig, alle relevanten Personaldokumente zentral und sicher zu speichern, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?
Wie in vielen Bereichen bringt die Digitalisierung auch im Personalwesen mehrere Vorteile mit sich. Zu den wichtigsten zählen:
Spare Zeit
Digitale Personalakten steigern die Effizienz deiner Personalverwaltung und sparen so Zeit. Dir fehlt noch eine Krankmeldung? Dann fordere sie einfach direkt an und lass deine Mitarbeitenden fehlende Dokumente über die App direkt ins System laden.
Behalte den Überblick
Speichere deine digitalen Personalakten zentral in deinem System der Wahl und behalte so stets den Überblick. Du kannst nicht nur deinen Personalstand jederzeit prüfen, sondern erhältst zum Beispiel auch Informationen über die Fluktuation in deinem Betrieb.
Reduziere Papier
Papier kostet Geld und sollte in Zeiten des Klimawandels möglichst sparsam eingesetzt werden. Digitale Personalakten sparen viel Papier, da du Unterlagen, die du digital bekommst, nicht mehr ausdrucken musst.
Automatisiere Prozesse
Ob das Ausfüllen von Vereinbarungen oder Erinnerungen an Fristen – viele Prozesse lassen sich mithilfe einer digitalen Personalakte schnell und einfach automatisieren, damit du dich im Personalmanagement auf Strategisches konzentrieren kannst.
Bleib flexibel
Moderne Personalmanagementsysteme wie gastromatic geben dir und deinen Mitarbeitenden jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Informationen und Dokumente und ermöglichen eine direkte und rasche Kommunikation via PC und Handy-App für eine reibungslose Zusammenarbeit.
Fühl dich sicher
Gute Personalmanagementsysteme sorgen dafür, dass die Daten deiner Mitarbeitenden in digitalen Personalakten sicher und rechtskonform gespeichert werden. Das beruhigt dein Gewissen und minimiert die rechtlichen Risiken in deinem Betrieb.
Tue etwas für unsere Umwelt
In Zeiten des Klimawandels ist der Verzicht auf Papier ein wichtiger Schritt in eine grünere Zukunft. Die digitale Personalakte ist eine meist recht simple und effektive Maßnahme zum Schutz unseres Planeten.
Welche gesetzlichen Vorgaben muss ich bei der digitalen Personalakte beachten?
Eine allgemeine Verpflichtung zum Anlegen von Personalakten – ob in Papierform oder digital – gibt es nicht. Einzige Ausnahme: der öffentliche Dienst. Erste Verpflichtungen zur digitalen Aufbewahrung einzelner Dokumente gibt es aber auch schon für Unternehmen. Das gilt zum Beispiel für Nachweise:
- der Elternschaft,
- der Einschreibung an einer Universität bei Werkstudierenden und
- von Krankenkassen über Versicherungspflichten.
Diese Liste wird der Gesetzgeber vermutlich in naher Zukunft mit weiteren Unterlagen ergänzen. Daher ist es sinnvoll, schon heute digitale Personalakten einzuführen.
Welche Rolle spielt der Datenschutz und die Datensicherheit in der digitalen Personalakte?
Da du in digitalen Personalakten auch personenbezogene Daten sammelst, sind Datenschutz und Datensicherheit enorm wichtig. Grundsätzlich gilt, dass personenbezogene Daten nur gespeichert werden dürfen, solange ein berechtigtes Interesse dafür besteht – also zum Beispiel ein Dienstverhältnis. Außerdem musst du personenbezogene Daten beim Übertragen sicher verschlüsseln.
Laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)² und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben deine Mitarbeitenden zudem das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakten zu nehmen. Gleichzeitig musst du aber auch sicherstellen, dass keine Personen ohne entsprechende Berechtigung Zugriff auf diese Daten erhalten. Zugreifen dürfen nur die Personen, die die Daten für ihre Arbeit benötigen – also in der Regel deine Personalbeauftragten. Gut zu wissen: Es ist verboten, zusätzliche Akten, auf die Mitarbeitende keinen Zugriff haben, anzulegen.
In Bezug auf die Einführung digitaler Personalakten ist es wichtig zu beachten, dass die Zustimmung des Betriebsrats oder der Belegschaft oft nicht erforderlich ist, obwohl eine frühzeitige Information der Mitarbeiter empfohlen wird.
Wie lange muss ich die Daten in digitalen Personalakten speichern?
Wie lange du bestimmte Daten und Unterlagen aufbewahren musst bzw. darfst, hängt von der Art der Informationen und Dokumente ab. So gelten für Arbeitsverträge andere Aufbewahrungsfristen als für Lohnzettel oder Steuerunterlagen. Da in der Personalakte verschiedene Dokumententypen zusammenkommen, unterscheiden sich auch die Fristen:
- Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Arbeitsverträge und Co. beträgt 3 Jahre. Danach können Mitarbeitende meist keine arbeitsrechtlichen Ansprüche mehr geltend machen und zum Beispiel kein Arbeitszeugnis mehr einfordern.
- Unterlagen im Zusammenhang mit Gehältern und Beiträgen an die Sozialversicherungen musst du meist 6 Jahre lang aufbewahren.
- Steuerrelevante Geschäftsunterlagen musst du 10 Jahre lang aufbewahren. Hier gehören zum Beispiel auch Fahrtenbücher dazu.
Ob du Dokumente digital oder in Papierform aufbewahrst, ist dem Gesetzgeber in den meisten Fällen egal. Einzige Ausnahmen: Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben oder Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung. Kritische Dokumente wie diese solltest du auch weiterhin in Papierform ablegen, um sie im Streitfall im Original vorlegen zu können.
Welche Rechte und Pflichten hat der Betriebsrat, wenn es um die digitale Personalakte geht?
Es gibt noch weder eine gesetzliche Vorschrift noch ein entsprechendes Urteil, das besagt, dass der Betriebsrat zu einer Digitalisierung deiner Personalakten zustimmen muss. Ihn einzubinden, hat jedoch viele Vorteile und kann unangenehme Diskussionen während und nach der Implementierung einer neuen Software verhindern.
Wichtig ist, dass der Betriebsrat kein Recht darauf hat, Personalakten einzusehen. Das darf er nur, wenn Mitarbeitende ihn bitten, gemeinsam Einsicht zu nehmen. Ein Zugriff ohne die betroffenen Mitarbeitenden würde deren Persönlichkeitsrechte verletzen. Vorgesetzte hingegen haben wichtige Zugriffsrechte auf die Personaldaten der Mitarbeiter, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen und die HR-Abteilung zu entlasten.
Endlich alle Personaldaten an einem Platz - mit der digitalen Personalakte von gastromatic!
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In 5 Schritten zur digitalen Personalakte
Du möchtest die dicken Aktenordner mit Personalunterlagen in deinem Betrieb loswerden? Dann ist es höchste Zeit, deine HR-Prozesse zu digitalisieren. Die digitale Personalakte ist der ideale erste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro:
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse
Bevor du eine Software anschaffst, solltest du erst einmal genauer hinsehen: Welche Personalprozesse kosten euch im Alltag am meisten Zeit? Gibt es branchenspezifische Besonderheiten wie Schichtbetrieb oder Arbeitszeitregelungen? Welche Funktionen hättest du gerne, auf welche kannst du verzichten?
Am besten schreibst du die individuellen Anforderungen deines Betriebs an eine digitale Personalakte im Speziellen beziehungsweise ein digitales Personalmanagement im Allgemeinen zusammen. Hier ein paar der wichtigsten Bereiche:
- DSGVO-Konformität: Erfüllt die Software alle aktuell geltenden Datenschutzrichtlinien und -gesetze? Wo befinden sich die Server?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv und einfach zu bedienen?
- Kosten: Was kosten Anschaffung, Schulung und laufende Wartung? Wie viel Budget hast du? Welche zusätzlichen Kosten könnten anfallen?
- Personalisierbarkeit: Wie gut lässt sich die Software an die Anforderungen deines Betriebs anpassen?
- Integration: Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen brauchst du? Wie kannst du Daten zwischen den Systemen austauschen?
- Mobilität: Wie greifen du und deine Mitarbeitenden auf das System zu? Gibt es eine Webplattform und eine App?
- Onboarding-Prozess: Gibt es einen klaren Prozess für die Implementierung der Software in deinem Betrieb? Bietet das Softwareunternehmen Schulungen an und wenn ja, sind diese kostenpflichtig?
- Support: Wer ist deine Ansprechperson vor, während und nach dem Kauf? Gibt es einen zentralen Kontakt, der dich betreut? Wie schnell erreichst du jemanden und über welche Kanäle?
- Skalierbarkeit: Wächst die Software mit? Welche Erweiterungen sind möglich?
Lass dir beim Zusammenstellen deines Anforderungskatalogs ruhig von Expertinnen und Experten helfen. Das kann dein Personaldienstleister sein oder das erfahrene Team eines Softwareanbieters wie gastromatic.
Schritt 2: Auswahl der passenden Software
Um herauszufinden, welche Software am besten zu dir und deinem Betrieb passt, vergleichst du am besten mehrere Systeme miteinander. Suche dir drei bis fünf vielversprechende Anbieter und schicke allen denselben Fragenkatalog zu. Du kannst dir die Systeme auch im Rahmen von Demos zeigen lassen oder vielleicht findest du ein Unternehmen, das mit der Software arbeitet, das dir mehr über das System erzählen kann. Berate dich auch mit deinem Team, bevor du dich für ein System entscheidest.
Schritt 3: Digitalisierung & Datenspeicherung
Gute Softwareanbieter unterstützen dich im Rahmen eines Onboardings auch nach dem Kauf bei der Implementierung und Verwendung des neuen Systems in deinem Betrieb. Sobald alle Papierunterlagen digitalisiert sind, die neue Software mit deinen bestehenden Personalsystemen verknüpft wurde und ein reibungsloser Datenaustausch möglich ist, solltest du noch definieren, wer welche Bearbeitungs- und Zugriffsrechte bekommt. Es gilt: So wenige Menschen wie möglich, so viele wie nötig.
Eine mangelhafte Führung kann die Vorteile der Digitalisierung einschränken, daher ist es wichtig, die digitale Personalakten optimal zu verwalten und zu pflegen.
Schritt 4: Schulung deiner Teams
Mit Schulungen holst du deine Mitarbeitenden an Bord. Lass dich dabei vom Softwareanbieter unterstützen und achte darauf, nach einiger Zeit weitere Kurse zum Auffrischen und Festigen der Inhalte anzubieten. Nimm dir Zeit, die Fragen deiner Mitarbeitenden zu beantworten und ihnen eventuelle Sorgen rund um das neue System zu nehmen.
Schritt 5: Umsetzung und Go-live
Sobald die neue Software integriert, alle Daten und Unterlagen digitalisiert und korrekt zusammengeführt wurden und auch deine Mitarbeitenden genau wissen, was zu tun ist, kannst du das neue System mit deinen Teams im Alltag nutzen.
TIPP VOM PROFI
Frage in regelmäßigen Abständen bei den Nutzenden nach, wie sie die Software finden, und verbessert so das Nutzererlebnis in eurem Betrieb.
Welche Fehler passieren bei der digitalen Personalakte am häufigsten?
Einer der größten Stolpersteine bei der digitalen Personalakte ist und bleibt der Datenschutz. Da die Regeln hier sehr streng sein können, passieren oft Fehler. Achte darauf, dass alle Daten deiner Mitarbeitenden:
- auf europäischen (am besten deutschen) Servern gespeichert werden,
- bei jeder Übertragung verschlüsselt sind,
- von so wenig Menschen wie möglich eingesehen werden können und
- vor unberechtigten Zugriffen von innen und außen ausreichend geschützt sind.
Während dein Softwareanbieter einen großen Beitrag zum maximalen Datenschutz leistet, ist es im Alltag vor allem deine Aufgabe, sicherzustellen, dass die Daten zweckgebunden und mit größter Sorgfalt genutzt werden. Insbesondere die Zugriffskontrolle liegt in deiner Hand und will gut überlegt und stringent umgesetzt werden.
Datenmigration und Mitarbeiterschulungen als weitere Stolpersteine
Neben dem Schutz der Daten wird auch die reibungslose und fehlerfreie Übertragung der Daten gerne zum Stolperstein. Sobald du beschließt, deine Personalakten zu digitalisieren, wirst du nicht nur einige Dokumente neu scannen, sondern auch bestehende digitale Daten ins neue System übertragen müssen. Überlege dir dabei, welche Daten überhaupt übertragen werden sollen. Wenn Daten nämlich fehlerhaft sind oder das falsche Format haben, kann das die Nutzung des gesamten Systems behindern und deine Auswertungen ungenau machen. Am besten legst du im Zuge dessen auch gleich fest, wie du Daten in Zukunft ins System aufnimmst, um eine möglichst hohe Datenqualität zu gewährleisten.
Auch die Schulung der Mitarbeitenden ist ein Aspekt, der gerne vernachlässigt wird. Wenn jedoch nicht alle wissen, wie sie das System bestmöglich nutzen und was sie davon haben, könnte so manche Funktion ungenutzt bleiben. Im Rahmen von Schulungen vermittelst du deinen Teams nicht nur die Verwendung und die Vorteile des neuen Systems, sondern kannst ihnen auch Ängste und Sorgen nehmen.
Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte: Was eine gute HR-Software können muss - am Beispiel gastromatic
Personalmanagementsysteme gibt es am Markt viele. Neben gastromatic findest du auch Software wie DocuWare mit Fokus auf das Dokumentenmanagement, Personio und Sage HR als Generaltools, Papershift als Schichtmanagementsoftware oder DATEV, ein Unternehmen, das sich mit seinen Systemen vorrangig an Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfungen und Rechtsanwaltskanzleien wendet.
In gastromatic legst du für jeden und jede deiner Mitarbeitenden eine digitale Personalakte an, in der du neben den Stammdaten und Dokumenten auch Details zum Arbeitsverhältnis, Rollen und Fähigkeiten festhalten kannst. So wird die digitale Personalakte zum Basecamp für all deine Mitarbeiterdaten, in das du immer wieder zurückkehrst, wenn du Informationen über deine Teammitglieder brauchst.
Zusätzlich zu dieser sicheren, datenschutzkonformen Datenbasis kannst du in gastromatic dein Dokumentenmanagement machen. Lege alle Unterlagen zentral ab und fordere fehlende direkt bei deinen Mitarbeitenden an, die diese dann über die App direkt hochladen können. Damit du nichts vergisst, kannst du alle Änderungen, wie neue Adressen, zeitabhängig eingeben und dich von gastromatic automatisch an Fristen erinnern lassen.
Das Ergebnis ist ein (so gut wie) papierloses Büro mit effizienten Prozessen, die Zeit und Kosten sparen, sowie eine zentrale, digitale Personalverwaltung, mit der du dich und dein Unternehmen fit für die Zukunft machst.
Fazit – Lohnt sich die digitale Personalakte?
Angesichts der zunehmenden Digitalisierung wirst du mit einer digitalen Personalakte nicht nur aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern erfüllst auch die Erwartungen deiner Mitarbeitenden. Die Investition rechnet sich meist schon aufgrund der Zeitersparnis, die sich mit einem elektronischen System ergibt. Mit dem richtigen Anbieter sicherst du dir auch die DSGVO-Konformität deiner Personaldaten und optimierst zugleich deine kurz- und langfristige Mitarbeiterplanung und -kommunikation.
Verweise
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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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