Der Algorithmus macht's möglich - 5 Gründe, wieso ein automatischer Dienstplan fairer ist

Ein psychologisch besonders stressiger Aspekt ist, dass es für Dienstplan-Verantwortliche an der Tagesordnung ist, Schichten zu vergeben, die von Mitarbeitenden als unfair empfunden werden. Dabei kann man sich bei der Dienstplanung von der Digitalisierung in dieser Hinsicht durchaus entlasten lassen. Schon jetzt erfreuen wir uns privat als auch beruflich vieler digitaler Helfer, die uns das Leben leichter machen – Streamingplattformen, E-Mail-Provider, Online-Banking. Es gibt unzählige Beispiele von digitalen Tools, die unseren Alltag komfortabler und vor allem auch effizienter gestalten.

Automatisierte Prozesse gehen noch einen Schritt weiter, machen sich Daten zu Nutze, um die bequemen digitalen Prozesse noch bequemer zu machen. Dabei geht es jedoch nicht darum irgendwann nur noch faul auf dem Sofa zu liegen. Vielmehr soll die Automatisierung Zeit für Anderes schaffen. Und sie verfolgt gerade in der Personalplanung noch drei weitere Zwecke: gesteigerte Wirtschaftlichkeit, Objektivität bei der Planung und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Mit gastromatic könnt ihr euren Dienstplan automatisch erstellen und euren schlaflosen Nächten endlich ein Ende setzten. Denn er löst diese hochkomplexe Aufgabe nicht nur schnell, sondern sorgt auch noch dafür, dass der Dienstplan möglichst fair gestaltet ist. So wird das Arbeiten für alle besser – nicht nur für euch, sondern auch für eure Mitarbeitenden.

Wieso dein Dienstplan davon so richtig profitiert, erfährst du in diesem Artikel.

Gibt man „Dienstplan automatisch erstellen“ in online Suchmaschinen ein, landet man auf den Seiten von Unternehmen, die digitale Personalplanungstools anbieten. Der digitale Dienstplan – im Vergleich zu einem analogen, auf Papier geschriebenen Dienstplan – wird mit Hilfe einer Software erstellt. Streng genommen zählt auch Microsoft Excel zu Software, die du für das Schreiben deines Dienstplans nutzen kannst. Was wir jedoch damit meinen, ist die automatische Dienstplanung mit nur wenigen Klicks und ohne das zeitintensive, manuelle Zuordnen von Mitarbeitenden zu Schicht! Wir gehen hier also einen Schritt weiter und über die reine Digitalisierung von Dienstplänen hinaus: Es geht um eine völlig neue, Algorithmus-basierte Art des vollautomatisierten Planens, die bestimmte Kriterien für euch berücksichtigt, die ihr selbst als Dienstplan-Verantwortliche gar nicht alle im Blick haben könnt. Neben dem automatischen Einhalten gesetzlicher Vorgaben und der Optimierung nach wirtschaftlichen und mitarbeiterbezogenen Rahmenbedingungen – die ihr vorab natürlich ganz individuell festlegt – bietet so ein intelligentes System vor allem einen Vorteil: dass Mitarbeiterwünsche und eine faire Verteilung der Schichten berücksichtigt werden. Und das macht nicht nur euch als Planerinnen und Planer, sondern auch euer Team happy!

Die Automatisierung ist einfach der nächste logische Schritt nach der Digitalisierung überall dort, wo Daten verarbeitet werden. So wie bei der Dienstplanung.

Der automatisierte Dienstplan ist also die Erweiterung zum digitalen Dienstplan und nutzt die hinterlegten Daten, um auf Basis deiner individuellen Bedürfnisse und der von dir definierten Parameter den bestmöglichen Dienstplan zu schreiben. Ganz ohne Arbeit geht es natürlich nicht, denn du musst einige vorbereitende Einstellungen vornehmen, damit der Algorithmus überhaupt arbeiten kann. Ist das erledigt, geht der Rest quasi wie von selbst, eben vollautomatisch.

Der Algorithmus des automatisierten Dienstplans benötigt also allerlei Zutaten, damit er deinen Dienstplan gut erarbeiten kann. Die Zutaten sind unter anderem:

Ist das alles angelegt, probiert der Algorithmus sämtliche Kombinationen für deinen Dienstplan aus und serviert dir am Ende ein Ergebnis. Das ist nicht nur eine feine Sache, weil du selbst nicht mehr am Dienstplan feilen musst, sondern hat noch ganz andere Vorteile.

Heißt es also schon bald: Fair, fairer, automatisch? Was passiert, wenn ein Algorithmus und nicht der Mensch die Dienstplanung macht? Das ist eine Frage, mit der wir von gastromatic uns schon sehr lange beschäftigen. Nach reichlicher Tüftelei steht fest: Oh ja, der automatische Dienstplan, wie wir ihn programmiert haben, ist ein unschlagbarer Fach- und Fairness-Profi. Dabei ist er jedoch auf vom Menschen gemachte Regeln angewiesen und macht genau das, was ihr ihm sagt. Er ist somit ein verlässlicher Helfer, der nie Regeln bricht, immer zu 100% konzentriert ist und unermüdlich alle Schichtkombinationen ausprobiert, bis er die beste gefunden hat. Der automatische Dienstplan steht Planenden also zu Seite, wann immer sie ihn brauchen – und ist dabei fairer und objektiver, als es ein Mensch sein könnte.

Warum genau das so ist, erklären wir euch jetzt genauer: Hier kommen fünf Gründe, wieso der automatische Dienstplan Fairness auf ein neues Level hebt.

Der übliche Planungszeitraum in der Gastronomie beträgt eine Woche. Der automatisierte Dienstplan betrachtet den kompletten Monat oder sogar einen noch größeren Zeitraum. Dadurch können die Arbeitszeiten über den gesamten Monaten fairer verteilt werden und es stauen sich keine Unter- oder Überstunden am Ende eines Monats an. Außerdem bedeutet das für Mitarbeitende eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und privater Lebensführung: Dadurch, dass nicht mehr nur wochenweise geplant wird, haben Mitarbeitende mehr Zeit, um sich auf ihre Arbeitszeiten einzustellen. Durch einen längeren Planungszeitraum haben sie so einen längeren Vorlauf und können ihr Privatleben besser mit ihrem beruflichen Leben in Einklang bringen. Zwar werden Dienstpläne dennoch wochenweise veröffentlicht, wenn ihr das möchtet, doch ist immer auch eine vorausschauende Grobplanung involviert, die dann wöchentlich optimiert wird (zum Beispiel wegen kurzfristigen Einflüssen wie Wetter, Eventausfall etc.).

Hinzu kommt, dass auch die Vergangenheit berücksichtigt werden kann: Der längere Planungszeitraum bezieht nicht nur die Zukunft, sondern auch die Vergangenheit in die Dienstplanung mit ein. Beispiel: Eine Planerin möchte die dritte Woche im Monat planen; die vergangenen zwei Wochen (Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten, freie Wochenenden, Wunschzeiten – alles in der Automatisierung berücksichtigt) werden bei der Planung mit einbezogen und bilden so die Grundlage für die Zukunft.

Zudem ermöglicht das eine schlaue Vorausschau: Durch den längeren Zeitraum werden auch Abwesenheiten in ferner Zukunft automatisch mit einbezogen (Urlaube, Berufsschule, Weiterbildungen etc.). Das hat natürlich Auswirkungen auf die Planung in der nahen Zukunft. Als Planende*r hat man das manchmal nicht im Blick und wundert sich dann in der folgenden Woche, warum so wenige planbare Stunden zur Verfügung stehen.

Es kommt nicht selten vor, dass ein Abend besser läuft als erwartet und Mitarbeitende entsprechend länger arbeiten als ursprünglich geplant. Häufen sich solche Abweichungen von Plan- und Ist-Zeiten, wird es für Planende schnell schwierig, im Blick zu behalten, wie viel die Mitarbeitenden im laufenden Monat bereits tatsächlich gearbeitet haben. Der automatisierte Dienstplan bekommt diese Daten direkt aus der integrierten Zeiterfassung, so dass Informationen wie bereits geleistete Überstunden stets berücksichtigt werden und keine Mitarbeitenden zu viel (oder auch zu wenig) arbeiten müssen.

Ein von Hand geschriebener Dienstplan ist immer – mehr oder weniger bewusst – durch den Menschen, der ihn schreibt, geprägt. Subjektive Vorlieben und persönliche Meinungen können zu einer unfairen Behandlung einzelner Mitarbeitenden führen, selbst wenn wir das nicht wollen. Ein automatisierter Dienstplan hat keine subjektiven Beweggründe und wird immer alle Mitarbeitenden objektiv und – basierend auf voreingestellten Regeln – unvoreingenommen behandeln. Er hat außerdem im Überblick, dass ungeliebte Schichten nicht immer auf eine Person fallen. Wer selbst den Dienstplan schreibt, muss dabei noch nicht einmal eine schlechte Absicht haben. In einen Dienstplan fließen einfach so viele Informationen ein, dass man sich unmöglich alles merken und berücksichtigen kann.

Wir Menschen können schon sehr viel, aber unsere Gedächtnisleistung ist begrenzt. Wir können uns nämlich im Schnitt nur fünf Dinge gleichzeitig merken (daher auch unsere fünf Gründe – wir haben da noch ein paar mehr auf Lager). ;-) Wie bereits in einem unserer Beiträge, den perfekten Dienstplan schreiben, gezeigt, sind es aber wesentlich mehr Einflussfaktoren, die für das Schreiben eines optimalen Dienstplans eine Rolle spielen. Ein automatisierter Dienstplan kann ohne Probleme alle wesentlichen Faktoren berücksichtigen, dafür wurde er entwickelt. Durch die intelligente Gewichtung der einzelnen Einflussfaktoren können diese entsprechend ihrer Relevanz in die Dienstplanung einfließen. Die Automatisierung bei der Dienstplanung nimmt dir die Kopfschmerzen in Bezug auf regulatorische Vorgaben, denn die sind schon hinterlegt und werden beim automatischen Dienstplanschreiben berücksichtigt, ohne dass du etwas dafür tun musst. Der Algorithmus achtet auf Urlaub, individuelle Sperrzeiten, rechtliche Ruhezeiten, maximale Tagesarbeitszeiten sowie maximale Arbeitstage pro Woche und reguliert Arbeitszeitkonten und Sollstunden. Die gesetzlichen Vorgaben wie maximale Arbeitszeiten, Pausenregelungen können als zwingende Regeln einfließen, aber natürlich auch Wünsche der Mitarbeitenden als weiche Kriterien. Dass Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden, seht also fest – wie hoch ihr die Relevanz für eure Planung einstuft, entscheidet aber schlussendlich ihr.

Neben der immensen Zeitersparnis ist insbesondere eine neue Form der Fairness mit dem automatischen Dienstplan verbunden. Beschweren sich dennoch Mitarbeitende über den Dienstplan, kann man darauf verweisen, dass die Automatisierung die Schichten bereits möglichst fair verteilt hat und dabei alle im Team „gleich“ behandelt wurden. Gerade im Kontext von New Work und dem immer größer werdenden Bedürfnis nach veränderten Arbeitsstrukturen und -Prozessen von Seiten der Arbeitnehmer*innen ist das ein großer Hebel, um die Zufriedenheit im Team zu steigern.

Und was auch zu beachten ist: Durch die Regeln, die man einstellen kann, und die Ergebnisse, welche die Maschine liefert, findet auch ein Wissenstransfer statt. Der Mensch lernt sozusagen durch die Maschine und wird gleichzeitig durch sie entlastet. Denn es gibt einen klaren Prozess, auf den man sich zu hundert Prozent verlassen kann. Und falls jetzt jemand Angst bekommt, dass Dienstplanschreibende ersetzbar werden: Keine Sorge! Man könnte sagen, dass die Automatisierung euch „unmenschliche Arbeit“ abnimmt, so dass ihr mehr Zeit und Kapazitäten für’s Wesentliche habt: für die Menschen in eurem Betrieb. Langfristig werden auch im Gastgewerbe das Zwischenmenschliche, alternative Führungsstile, flachere Hierarchien und dergleichen eine immer größere Rolle im Personal-Kontext spielen. Die freigewordene Zeit kann genutzt werden, um HR mit neuem Leben zu füllen. Denn wir sind sicher: Aus „Human Resources“ werden künftig „Human Relations“, und das besser heute als morgen. Nur so bleibt man in Zeiten von Fachkräftemangel mit seiner Arbeitgebermarke wettbewerbsfähig.

Ihr habt Lust bekommen, unsere automatische Dienstplanung auszuprobieren? Dann meldet euch gleich hier an und werdet zum*zur Automatisierungspionier*in!

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen und Themenseite: Zeiterfassung