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Aufzeichnungspflicht Minijob – Wichtige Regeln für Arbeitgebende

Welche Pflichten Arbeitgebende nach dem Mindestlohngesetz beachten müssen

1.
Kurz und knapp
2.
Gesetzliche Regelungen zur Aufzeichnungspflicht bei Minijobs
3.
Welche Pflichten ergeben sich daraus für Arbeitgebende?
4.
Das passiert bei Unterlassung der Aufzeichnungspflicht
5.
Mindestlohn ab 1. Januar 2025
6.
Wie lange müssen die Arbeitszeitnachweise der geringfügig Beschäftigten aufbewahrt werden?
7.
Möglichkeiten zur Umsetzung der Aufzeichnungspflicht
8.
Arbeitszeiten erfassen mit gastromatic
9.
Lade dir unser Formular zur Arbeitszeiterfassung herunter
10.
Fazit
11.
FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kurz und knapp

Als Arbeitgeber seid ihr nach dem Arbeitszeitgesetz in Deutschland dazu verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten eurer Minijobber aufzuzeichnen und belegen zu können.

Doch wie könnt ihr die Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden einfach und rechtskonform erfassen und welche gesetzlichen Regelungen gelten für euch als Arbeitgeber?

Gesetzliche Regelungen zur Aufzeichnungspflicht bei Minijobs

Geringfügig Beschäftigte sind beliebt – egal ob in der Gastronomie oder im Einzelhandel. Doch werden die Arbeitnehmenden in der Aufzeichnungspflicht – sprich der detaillierten Aufzeichnung ihrer Arbeitszeiten – oftmals schlicht vernachlässigt.

Am 1. Januar 2015 wurde im Zuge der Einführung des gesetzlichen Mindestlohnes auch die Aufzeichnungspflicht für Arbeitgebende festgelegt und nach § 17 MiLoG (Mindestlohngesetz)¹ müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden.

Die Einhaltung des MiLoG und damit die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden vom Arbeitsbereich Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Hauptzollämter geprüft. Die Aufzeichnungen gehören zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung.

GUT ZU WISSEN

Es genügt nicht, dass ihr die Arbeitszeit der Arbeitnehmenden im Arbeitsvertrag manifestiert und euch bei einer Prüfung darauf beruft. Ihr müsst die tatsächliche Arbeitszeit dokumentieren.

Welche Pflichten ergeben sich daraus für Arbeitgebende?

Im Sinne des § 17 MiLoG seid ihr als Arbeitgeber*in verpflichtet

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
spätestens 7 Kalendertage nach dem Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.
Diese Aufzeichnungen müsst ihr mindestens 2 Jahre aufbewahren.

TIPP

Zwei Jahre müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Gesetz her aufbewahrt werden. Wir empfehlen euch, diese länger aufzubewahren, denn die Sozialversicherung hat ebenfalls einen Anspruch auf die Zeitnachweise und kann diese sogar vier Jahre rückwirkend prüfen.

Sollten eure Mitarbeitenden im Betrieb in mobilen Tätigkeiten arbeiten, entfiel laut Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV)² bis September 2022 die Erfassung der Beginn- und Endzeit.

Dieses hat sich mit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022³ geändert, das die Zeiterfassung für Firmen als verpflichtend bestimmt.

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Das passiert bei Unterlassung der Aufzeichnungspflicht

Wenn ihr die Stunden gar nicht, unvollständig oder nicht rechtzeitig aufzeichnet sowie nicht mindestens 2 Jahre aufbewahrt, kann dieses Vergehen teuer werden.

Euch drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €, denn ihr verstoßt damit gleich doppelt gegen die geltende Rechtslage: 1. gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz und 2. gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien.

Mindestlohn ab 1. Januar 2025

In ganz Deutschland gibt es eine gesetzlich festgelegte Verdienstuntergrenze – auch Mindestlohn genannt. Dieser Mindestlohn gilt für alle Arbeitnehmenden über 18 Jahre und damit auch für alle Minijobber.

Der Mindestlohn ist der Bruttolohn, den ihr als Arbeitgeber euren Mitarbeitenden mindestens pro Zeitstunde an Gehalt zahlt. In den vergangenen Jahren ist er regelmäßig gestiegen und liegt ab dem 1. Januar 2025 bei 12,82 € pro Stunde⁴.

Damit ist auch die Verdienstgrenze im Minijob dynamisch, da sie sich am Mindestlohn und an einer wöchentlichen Arbeitszeit von zehn Stunden orientiert. Das bedeutet: Erhöht sich der Mindestlohn, steigt auch die finanzielle Verdienstgrenze, die aktuell bei 556 € im Monat⁵ liegt.

Sprich, ihr habt durch den gestiegenen Mindestlohn bei euren Mitarbeitenden in Minijobs mehr Ausgaben – trotz zeitlich identischer Arbeitsleistung. Behaltet diese personellen Kosten bei eurer Planung für das kommende Jahr im Hinterkopf.

Wie lange müssen die Arbeitszeitnachweise der geringfügig Beschäftigten aufbewahrt werden?

Die Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden und sind am besten zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung zu legen.

Unterschriften von euch als Arbeitgeber sowie von Minijobbern sind nicht nötig. Dass die Stundennachweise für Minijobber korrekt sind, habt ihr in eurer Tätigkeit im Unternehmen sicherzustellen.

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Möglichkeiten zur Umsetzung der Aufzeichnungspflicht

Es gibt seitens des Gesetzgebers bisher keine Vorgaben, wie die Dokumentationspflicht der Zeiterfassung jeder Arbeitsstunde der Betriebe zu erfolgen hat. So könnt ihr die Aufzeichnungen als Nachweis entweder in Papierform, mithilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erstellen.

Denkt nur daran, dass ihr bei einer ungeplanten Überprüfung durch den Zoll oder einem Betriebsprüfer der Sozialversicherung die gesamten Arbeitsaufzeichnungen für die Minijobber parat habt und nicht erst stundenlang in Ordnern im Keller danach suchen müsst.

Da Stundenzettel sich bekanntlich auch gerne in Luft auflösen, ist die Digitalisierung der Zeiterfassung mit einem digitalen Zeiterfassungssystem für viele Branchen von Vorteil.

Im Fall einer spontanen Prüfung könnt ihr mit nur einem Klick alle notwendigen Anforderungen für die Behörden zusammenstellen. Das wirkt nicht nur professionell, sondern ist auch „state of the art“.

Arbeitszeiten erfassen mit gastromatic

Eine digitale Stempeluhr, wie die von gastromatic, stellt in vielerlei Hinsicht einen Vorteil in verschiedenen Branchen dar – sei es in Gaststätten, in der Hotellerie, Baugewerbe, Büro oder auch im Homeoffice.

Eure Mitarbeitenden können sich ganz einfach online einloggen – egal ob vom Smartphone, Laptop, PC oder vom Tablet. Mit einer persönlichen Kennung melden sich eure Arbeitnehmenden im System an, stempeln ihre Pausen und melden sich zum Feierabend eigenständig wieder ab, sodass die tatsächlich geleistete Ist-Arbeitszeit korrekt erfasst wird.

Das hilft euch als Arbeitgeber einerseits dabei, den Aufzeichnungspflichten nachzukommen sowie den Überblick über eure Arbeitnehmenden zu behalten und gibt andererseits den Mitarbeitenden eine Arbeitszeitnachweis-Sicherheit, die in mit der Papier-Zettelwirtschaft nicht gewährleistet ist.

Neben der digitalen Zeiterfassung ist einer der großen Vorteile bei gastromatic, dass die Zeiten im System auch gleich ausgewertet werden können. Die dadurch entstehenden Arbeitszeitkonten der Beschäftigten bieten euch als Arbeitgeber also auch noch eine optimale Grundlage für zukünftige Dienstpläne in eurem Unternehmen.

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Lade dir unser Formular zur Arbeitszeiterfassung herunter

Arbeitszeitaufzeichnung per Excel klingt nicht gerade sexy. Warum? Bedenkt den Aufwand, den ihr damit habt! Schließlich müsst ihr für alle Mitarbeitenden ein separates Tabellenblatt pro Monat anlegen, in dem die Arbeits- und Pausenzeiten festgehalten werden.

Zusätzlich müsst ihr im Auge behalten, wer zu den Minijobbern, Aushilfen oder Vollzeitbeschäftigten gehört und ob es zu Über- oder Minusstunden gekommen ist.

Falls ihr dennoch nicht darauf verzichten wollt, findet ihr hier eine clever aufgebaute Excel-Tabelle:

Stundenzettel Minijob Excel:

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Fazit

Ihr möchtet Zeiten, Tätigkeiten und Arbeitsverhältnisse immer im Blick haben und eurer Dokumentationspflicht professionell und mit wenigen Schritten nachkommen.

Dann ist eine digitale Lösung für euren Betrieb zu empfehlen, damit ihr alle geringfügig beschäftigten Mitarbeitenden und eure gesamten Teams im Blick habt.

Übrigens kann eine digitale Arbeitszeiterfassung auch eine super Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung bilden. Man kann sie direkt in ein Format exportieren, das die Buchhaltung braucht, was wiederum den Mehraufwand verringert und euch selbst bei der Lohnabrechnung Kosten spart.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wer ist von der Dokumentationspflicht befreit?

Bei Beschäftigung von Minijobbern in Privathaushalten und von engen Familienangehörigen muss kein Stundennachweis erfolgen. Sollte es sich bei euch als Arbeitgeber um eine juristische Person, wie z. B. eine GmbH oder eine rechtsfähige Personengesellschaft handeln, dann kommt es auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.

Ist ein Nachweis über Arbeitszeiten verpflichtend?

Ja, siehe Mindestlohngesetz unter § 17 MiLoG. Zudem wurde im September 2022 durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschlossen, dass Arbeitgebende nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG⁶ verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von allen Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann – auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Wer ist verpflichtet die Stundenzettel zu führen?

Ihr als Arbeitgeber seid in der Pflicht, die Arbeitszeiten samt Arbeitsleistung und Pausen als Aufzeichnung zu dokumentieren.

Ist eine Lohnabrechnung für Minijobber Pflicht?

Alle Minijobber müssen eine Lohnabrechnung erhalten. Gut dokumentierte Gehaltsnachweise sind besonders wichtig, wenn zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung der Prüfer Einsicht verlangt und so die Einhaltung des Mindestlohns sichtbar ist.

Verweise

¹Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG)

²Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV)

³BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht vom 13. September 2022

⁴gastromatic Whitepaper zum Thema Mindestlohn

⁵Maximaler Verdienst im Minijob

⁶Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG)

Alle Arbeitszeiten digital auf einen Blick

Zur Stundenauswertung

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.