Themen
Warum arbeitsrechtliches Wissen für Filialleitungen entscheidend ist
- 1.Warum Arbeitsrecht im Handel wichtig ist
- 2.Die Rolle des Filialleiters
- 3.1. Überstunden nicht richtig erfassen
- 4.2. Ruhezeiten und maximale Arbeitszeit ignorieren
- 5.3. Minusstunden falsch behandeln
- 6.4. Urlaubsanträge nicht rechtssicher dokumentieren
- 7.5. Kündigungen formell falsch umsetzen
- 8.6. Arbeitsverträge fehlen oder sind unvollständig
- 9.7. Zeiterfassung nicht gesetzeskonform umgesetzt
- 10.8. Pausenregelungen ignorieren
- 11.9. Datenschutzpflichten bei Personaldaten vernachlässigen
- 12.10. Fehlende Nachweise und unvollständige Dokumentation
- 13.Fazit: Arbeitsrecht ist Alltag – besonders für Filialleitungen
Filialleiter:innen im Einzelhandel tragen Verantwortung – für Umsatz, Team, Prozesse. Was viele unterschätzen: Auch arbeitsrechtlich bist du mittendrin. Insbesondere im deutschen Arbeitsrecht gibt es viele spezifische Regelungen, die beachtet werden müssen. Du koordinierst Urlaube, verteilst Schichten, prüfst Krankmeldungen – und trägst damit eine zentrale Rolle bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Das Problem: In der Hektik des Alltags schleichen sich schnell Fehler ein. Und die können teuer werden – für dich, dein Team oder den ganzen Betrieb. Ob unbezahlte Überstunden, zu kurze Ruhezeiten oder fehlerhafte Kündigungen: Viele Verstöße passieren nicht aus böser Absicht – sondern aus Unwissen.
Warum Arbeitsrecht im Handel wichtig ist
Das Arbeitsrecht spielt eine zentrale Rolle im Handel, da es die Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern regelt. Im Einzelhandel, wo viele Mitarbeitende beschäftigt sind und die Arbeitsbedingungen oft anspruchsvoll sind, ist das Arbeitsrecht von besonderer Bedeutung. Ein wesentlicher Aspekt des Arbeitsrechts im Handel ist die Position des Filialleiters.
Als Filialleiter trägst du die Verantwortung für die Führung und Organisation der Filiale und musst dich mit verschiedenen arbeitsrechtlichen Fragen auseinandersetzen. Dazu gehören die Kündigung von Mitarbeitern, die Abmahnung bei Fehlverhalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von zum Beispiel Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen. Ein fundiertes Wissen im Arbeitsrecht hilft dir, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Die Rolle des Filialleiters
Als Filialleiter im Einzelhandel trägst du eine Vielzahl von Verantwortungen, die weit über die bloße Verwaltung des Tagesgeschäfts hinausgehen. Deine Rolle umfasst die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, die Sicherstellung eines fairen und sicheren Arbeitsumfelds und die Führung deines Teams. Du bist das Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern und musst sicherstellen, dass alle arbeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Dies beinhaltet die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten, die Einhaltung von Ruhezeiten und Pausenregelungen sowie die faire Behandlung aller Mitarbeiter:innen. Deine Entscheidungen und Handlungen haben direkte Auswirkungen auf die Arbeitsatmosphäre und die rechtliche Sicherheit der Filiale.
Deshalb zeigen wir dir hier 10 typische arbeitsrechtliche Fehler, die du als Filialleitung unbedingt vermeiden solltest – inklusive Tipps, wie du sie in den Griff bekommst.
1. Überstunden nicht richtig erfassen
Viele Überstunden entstehen im Einzelhandel spontan – wegen Personalengpässen, Lieferverzögerungen oder hohem Kundenandrang. Doch auch wenn sie „einfach dazugehören“, bedeutet das nicht, dass sie rechtlich irrelevant sind. Im Gegenteil: Unzureichend dokumentierte Überstunden gehören zu den häufigsten Fehlerquellen im Arbeitsrecht. Um rechtliche Fallstricke zu vermeiden, sollten Arbeitgeber daher stets eine genaue Dokumentation führen. Im Konfliktfall entscheidet oft das Arbeitsgericht über die Rechtmäßigkeit der Maßnahmen.
Nach § 3 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)¹ dürfen Mitarbeitende maximal 8 Stunden täglich arbeiten – mit Ausnahmen bis 10 Stunden, sofern innerhalb von 6 Monaten der Durchschnitt 8 Stunden nicht überschreitet.
Was du beachten solltest:
- Überstunden sind nur zulässig, wenn sie angeordnet oder betrieblich notwendig sind.
- Sie müssen erfasst und transparent genehmigt werden.
- „Mal eben was dranhängen“ ist keine rechtssichere Lösung.
Wichtig: Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen – das bestätigte auch das Bundesarbeitsgericht im September 2022. Wird diese Pflicht ignoriert, ist der Nachweis im Konfliktfall praktisch unmöglich.
Besser machen:
- Nutze eine digitale Zeiterfassung, die Überstunden automatisch erfasst und Auswertungen ermöglicht
- Informiere dein Team, dass auch „freiwillige“ Mehrarbeit dokumentiert werden muss
- Schaffe klare Regeln, wann Überstunden zulässig und wie sie auszugleichen sind
Tipp: Nutze ein Tool zur digitalen Zeiterfassung, das rechtssicher dokumentiert – und dich automatisch auf Grenzwerte hinweist.
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2. Ruhezeiten und maximale Arbeitszeit ignorieren
Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG §3) darf niemand mehr als 8 Stunden täglich arbeiten (max. 10 Stunden mit Ausgleich). Frühschicht nach Spätschicht – das passiert im Handel öfter, als erlaubt. Doch laut § 5 ArbZG sind mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen verpflichtend. Verstöße gelten nicht als Kavaliersdelikt, sondern als Ordnungswidrigkeit (§ 22 ArbZG). Im Streitfall kann das Arbeitsgericht über die Rechtmäßigkeit der Arbeitszeitregelungen entscheiden.
Besonders kritisch: Kombinationen von Teildienst, Samstagsarbeit und Mehrfachschichten können schnell zur Überschreitung der zulässigen Gesamtarbeitszeit führen.
Häufige Fehler:
- Frühschicht nach Spätschicht
- Personalmangel führt zu 10-Tage-Wochen
- Keine Erfassung von Pausen oder Teildiensten
Diese Verstöße können nicht nur zu Bußgeldern führen – sie belasten auch das Team und gefährden die Arbeitsatmosphäre.
Besser machen:
- Plane Schichten mit automatischer Prüfung auf Ruhezeiten
- Vermeide spontane Änderungen ohne Rücksprache
- Dokumentiere auch Pausen und Unterbrechungen korrekt
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3. Minusstunden falsch behandeln
Minusstunden entstehen z. B. durch schlechte Auslastung, kurzfristige Planänderungen oder freiwillige Freistellung. Aber: Nicht jede Minusstunde darf einfach vom Zeitkonto abgezogen werden.
Ohne eindeutige Regelung im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung sind Minusstunden unzulässig – das geht aus mehreren BAG-Urteilen² hervor. In einem solchen Fall kann es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommen. Eine nachträgliche „Verrechnung“ ist oft nicht rechtssicher.
Besser machen:
- Erarbeite mit der Geschäftsleitung eine verbindliche Regelung zu Zeitkonten
- Kläre, ob und wie Minusstunden vereinbart werden dürfen
- Halte alle Abweichungen schriftlich fest – transparent für alle Beteiligten
Was du brauchst:
- Klare Regelung im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung
- Nachvollziehbare Dokumentation
- Transparente Kommunikation im Team
Tipp: Minusstunden nicht als Strafe, sondern als Steuerungselement sehen – aber nur mit fairer Absicherung.
4. Urlaubsanträge nicht rechtssicher dokumentieren
Urlaub ist ein sensibles Thema – und rechtlich klar geregelt. Nach dem § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)³ müssen Urlaubsansprüche spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Wird der Urlaub nicht genehmigt oder dokumentiert, kann das rechtlich problematisch werden.
Mündliche Zusagen, Post-its oder Zuruf-Absprachen reichen nicht aus. Und: Wird Urlaub ohne triftigen Grund verweigert, kann das Schadensersatzansprüche nach sich ziehen.
Fehler entstehen, wenn:
- Urlaubsansprüche übersehen werden
- Rückstellungen nicht gemacht werden
- zu viele oder zu wenige gleichzeitig frei haben
Besser machen:
- Nutze ein Tool mit schriftlicher Genehmigung & Archivfunktion
- Kommuniziere Urlaubsfristen und Absprachen klar
- Vermeide Mehrfachbelegung durch transparente Jahresübersichten
Digitale Tools mit Urlaubsmodul helfen dir, den Überblick zu behalten – und Urlaubspläne rechtssicher zu dokumentieren.
5. Kündigungen formell falsch umsetzen
Filialleiter:innen dürfen Kündigungen nur dann aussprechen, wenn sie ausdrücklich dazu bevollmächtigt wurden. Der Ausspruch der Kündigung muss unter Einhaltung aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Fristen erfolgen. Doch selbst dann müssen alle Formvorschriften des § 623 BGB⁴ eingehalten werden: Kündigungen sind nur wirksam, wenn sie schriftlich und eigenhändig unterschrieben sind.
Was regelmäßig schiefläuft:
- Kündigung per E-Mail, mündlich oder WhatsApp
- Keine Dokumentation der Zustellung
- Fehlender oder falscher Kündigungsgrund
- Fehlende Abmahnung und mangelnde Begründung bei verhaltensbedingter Kündigung
Besser machen:
- Sprich Kündigungen nur nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung oder HR aus
- Halte alle Gespräche schriftlich nach
- Nutze Checklisten für formale Voraussetzungen
WICHTIG
Bei Kündigungen immer Rücksprache mit der Geschäftsführung oder der Personalabteilung halten – und niemals „aus dem Bauch heraus“ handeln.
6. Arbeitsverträge fehlen oder sind unvollständig
Gerade bei Aushilfen, befristeten Stellen oder Saisonkräften wird das Thema oft aufgeschoben – oder nur „mündlich geregelt“. Ein gefährlicher Fehler, denn ohne schriftlichen Vertrag gilt automatisch das gesetzliche Arbeitsverhältnis – inklusive aller Rechte und Pflichten. Außerdem müssen laut § 2 NachwG⁵ alle wesentlichen Arbeitsbedingungen spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich übergeben werden. Die Einhaltung der formellen Anforderungen des Arbeitsvertrages ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Fehlt dieser Nachweis, drohen Bußgelder – und erhebliche Risiken im Konfliktfall (z. B. bei Kündigung oder Stundenabweichung).
Worauf du achten solltest:
- Jedes Beschäftigungsverhältnis braucht einen schriftlichen Arbeitsvertrag
- Befristungen müssen vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart sein
- Änderungen (Stundenanzahl, Tätigkeiten) sollten immer dokumentiert werden
Besser machen:
- Stelle sicher, dass jede:r Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag einen unterschriebenen Vertrag erhält
- Dokumentiere alle Vertragsänderungen schriftlich (auch bei interner Versetzung)
- Nutze digitale Vorlagen mit zentraler Ablage zur Kontrolle
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7. Zeiterfassung nicht gesetzeskonform umgesetzt
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (1 ABR 22/21) ist klar: Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. Die Zeiterfassung muss verlässlich, objektiv und zugänglich sein. Das Arbeitsgericht hat klargestellt, dass eine lückenlose Zeiterfassung notwendig ist.
Typische Fehler:
- Nur Arbeitsbeginn/-ende erfasst, keine Pausen
- Selbstnotizen ohne Gegenprüfung
- Unvollständige Nachweise bei Teilzeitkräften
Besser machen:
- Verwende eine digitale Lösung mit automatischer Erfassung & Exportfunktion
- Halte gesetzliche Grenzen (z. B. max. tägliche Arbeitszeit) ein
- Informiere dein Team über die Bedeutung und Pflicht zur Zeiterfassung
Mit digitaler Zeiterfassung (z. B. via App oder Terminal) bist du auf der sicheren Seite – rechtlich und organisatorisch.
8. Pausenregelungen ignorieren
Nach § 4 ArbZG gilt:
- Ab 6 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten Pause
- Ab 9 Stunden Arbeit: mindestens 45 Minuten Pause
- Pausen dürfen nicht ans Schichtende gelegt werden – sie müssen zur Erholung dienen
Fehler entstehen häufig, wenn Pausen „vergessen“, „durchgearbeitet“ oder nicht geplant werden. Das ist nicht nur rechtlich bedenklich, sondern auch aus gesundheitlicher Sicht kritisch und kann bei Kontrollen teuer werden. Im Streitfall kann das Arbeitsgericht über die Einhaltung der Pausenregelungen entscheiden.
Besser machen:
- Plane Pausen aktiv in die Schicht mit ein
- Erfasse Pausenzeiten digital, kontrollierbar und automatisiert
- Kommuniziere klar: Pausen sind keine Option, sondern Pflicht
9. Datenschutzpflichten bei Personaldaten vernachlässigen
Urlaubslisten auf dem Schwarzen Brett, Krankmeldungen im E-Mail-Verteiler, Schichtpläne in WhatsApp – das alles verstößt gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)⁶.
Personaldaten sind besonders schützenswert. Auch du als Filialleitung darfst nur Zugriff auf Daten haben, die du für deine Arbeit brauchst – nicht mehr.
Besser machen:
- Nutze Tools mit DSGVO-konformer Benutzerverwaltung
- Vermeide offene Aushänge sensibler Daten
- Informiere neue Mitarbeitende über ihre Datenschutzrechte
Achte auf DSGVO-konforme Tools und klare Zugriffsrechte.
10. Fehlende Nachweise und unvollständige Dokumentation
Im Streitfall zählt nicht das, „was gesagt wurde“, sondern das, was nachgewiesen werden kann. Fehlende Unterlagen führen schnell zu Nachteilen – für dich als Führungskraft und für das Unternehmen. Im Zweifel musst du als Führungskraft nachweisen können, dass du rechtlich korrekt gehandelt hast – z. B. bei Arbeitszeitüberschreitung, Urlaubsgenehmigung oder Zeugniserstellung.
Besser machen:
- Ersetze Zettelwirtschaft durch digitale Dokumentation
- Archiviere Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Zeitnachweise systematisch
- Schaffe Transparenz durch strukturierte Kommunikation – idealerweise digital
- Zugriff auf alle Unterlagen bei Bedarf
Fazit: Arbeitsrecht ist Alltag – besonders für Filialleitungen
Du musst keine Jurist:in sein, um ein Team rechtssicher zu führen. Aber du solltest die wichtigsten Regeln kennen – und die häufigsten Fehler vermeiden. Denn das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern schützt auch dein Team, deine Vorgesetzten – und dich selbst.
Mit smarten Tools wie gastromatic lassen sich viele dieser Risiken im Alltag abfedern – z. B. durch automatische Pausenvorgaben, rechtssichere Zeiterfassung und eine transparente Urlaubsübersicht.
FAQ
Welche arbeitsrechtlichen Pflichten haben Filialleiter:innen im Einzelhandel?
Filialleiter:innen sind häufig verantwortlich für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben im Tagesgeschäft – etwa bei Arbeitszeiten, Urlaubsplanung oder Dokumentation. Dazu zählen u. a. die korrekte Erfassung der Arbeitszeit (§ 3 ArbZG), die Gewährleistung gesetzlicher Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) und der sorgsame Umgang mit Personaldaten gemäß DSGVO. Auch wenn sie keine arbeitsrechtliche Ausbildung haben, sind sie in der Praxis oft rechtlich mitverantwortlich.
Welche Fehler passieren bei der Zeiterfassung im Handel besonders häufig?
Typische Fehler sind: fehlende oder lückenhafte Zeiterfassung, nicht dokumentierte Pausen, falsche Überstundenberechnung und manuelle Notizen ohne Nachweisfunktion. Laut Bundesarbeitsgericht sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, ein verlässliches System zur vollständigen Zeiterfassung bereitzustellen. Excel oder Papierlisten reichen dafür nicht mehr aus.
Müssen Überstunden im Einzelhandel immer bezahlt werden?
Überstunden müssen entweder bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden – es sei denn, der Arbeitsvertrag enthält eine zulässige Pauschalregelung. Entscheidend ist: Überstunden dürfen nicht „stillschweigend“ vorausgesetzt werden. Jede Mehrarbeit muss nachweisbar angeordnet oder betrieblich erforderlich sein und dokumentiert werden.
Wie viel Ruhezeit ist im Einzelhandel zwischen zwei Schichten gesetzlich vorgeschrieben?
Nach § 5 ArbZG beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen mindestens 11 Stunden. Eine Verkürzung ist nur in wenigen Sonderfällen erlaubt, etwa in Krankenhäusern oder Notdiensten – nicht aber im Einzelhandel. Schichtpläne müssen diese Ruhezeit berücksichtigen, sonst drohen Bußgelder.
Dürfen Filialleiter:innen Kündigungen aussprechen?
Nur wenn sie ausdrücklich vom Arbeitgeber dazu bevollmächtigt wurden, dürfen Filialleiter:innen Kündigungen aussprechen. Die Kündigung muss schriftlich (§ 623 BGB), persönlich unterschrieben und nachweislich zugestellt werden. Mündliche Kündigungen, WhatsApp-Nachrichten oder E-Mails sind rechtlich unwirksam.
Was ist bei der Pausenregelung im Einzelhandel wichtig?
Ab einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden müssen mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten Pause gewährt werden (§ 4 ArbZG). Die Pause muss spätestens nach 6 Stunden genommen werden und darf nicht am Schichtende liegen. Diese Regel gilt auch bei Teilzeitkräften.
Verweise
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