Arbeitsrecht & Dienstplan – Arbeitszeit nach dem ArbZG

Der Dienstplan ist für Gastronom*innen & Hotelleitende unerlässlich – er ist extrem wichtig für ein erfolgreiches Personalmanagement und die damit verbundene Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Gäste. In diesem Kontext ist jedoch auch das Wissen um Arbeitszeitgesetze eine zentrale Grundsäule gastronomischen Erfolgs.

Arbeitgeber*innen üben mit der Erstellung des Dienstplanes das Weisungsrecht auch insoweit aus, als sie – unter Beachtung gewisser beiderseitiger Interessen – den Arbeitnehmenden vorgeben können, wer wann wie lange und wie oft arbeiten soll.

Hierfür müssen Arbeitgebende jedoch die gesetzlich vorgeschriebenen Rahmenbedingungen einhalten. Tun sie das nicht, können ihnen saftige Geldbußen drohen. Nicht nur das: Auch auf die Kundschaft wirkt es sich aus, wenn Gastronomie-Mitarbeiter*innen überarbeitet und müde sind oder schlichtweg Personal fehlt.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG) sowie im Einzelfall geltende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und privatrechtliche Vereinbarungen gilt es daher zu beachten. Wir beleuchten für euch die gesetzliche Perspektive und haben die arbeitszeitlichen Rahmenbedingungen hier zusammengefasst.

Die Arbeitszeit ist in § 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) so definiert, dass sie die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen umfasst. Häufig bezieht man sich dabei auf das Eintreffen und Verlassen der Arbeitsstätte.

Um sich gegebenenfalls vor ärgerlichen Auseinandersetzungen mit den Aufsichtsbehörden zu schützen, beleuchten wir hier die arbeitszeitrechtlichen Basics außerhalb von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.

Für Personen unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG). Außerdem sind besondere Bestimmungen für werdende und stillende Mütter nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) und für Mitarbeitende mit Behinderungen nach dem 9. Sozialgesetzbuch (SGB IX) zu beachten.

Gerne verweisen wir hier auf unsere Blogartikel zu den Themen Rechte und Pflichten von Auszubildenden, Jugendschutz und dem Mutterschutzgesetz.

Die werktägliche Arbeitszeit darf gemäß § 3 ArbZG acht Stunden nicht überschreiten. Die Werktage sind nach dem ArbZG die Wochentage Montag bis einschließlich Samstag. Also darf ein*e Arbeitnehmer*in insgesamt 48 Stunden (= 6 Tage x 8 Stunden) in der Woche arbeiten.

Ausnahmsweise kann die werktägliche Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 Abs. 2 ArbZG).

Eine Beschäftigung über zehn Stunden am Tag ist nur dann erlaubt, wenn ein außergewöhnlicher Fall nach § 14 ArbZG vorliegt. Ein außergewöhnlicher Fall liegt in der Regel nur in ganz seltenen Fällen vor, beispielsweise bei Notfällen, die einen unverhältnismäßigen Schaden zur Folge haben. Hohes Arbeitsaufkommen oder Personalengpässe zählen nicht dazu.

Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, den Arbeitnehmer*innen Ruhepausen zu gewähren, damit diese sich erholen und etwas essen können. Ruhepausen sollten grundsätzlich im Voraus festgelegt werden oder zumindest vorhersehbar sein. Arbeitnehmende sind währenddessen zu keiner Arbeitsleistung verpflichtet.

Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sind den Arbeitnehmer*innen 30 Minuten Ruhepause zu gewähren. Arbeiten diese mehr als neun Stunden, muss man ihnen ab dann weitere 15 Minuten Pause einräumen. Die Pause kann auch in 15-Minuten-Abschnitte aufgeteilt werden.

Im Hinblick auf Prüfungen durch den Zoll ist außerdem wissenswert: Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten sind nicht an eine bestimmte Form gebunden. Wichtig ist das genaue Erfassen von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten, die exakte Lage der einzelnen Pausen ist davon jedoch nicht betroffen.

Die Einsatzzeiten aus dem Dienstplan können auch als Aufzeichnung der Arbeitszeit des Mitarbeiters gelten. In jedem Fall muss erkennbar sein, dass die geleisteten Arbeitszeiten und damit einhergehenden Ruhepausen stattgefunden haben und dokumentiert wurden.

Die Ruhezeit ist die Zeit zwischen dem Arbeitsende und dem Arbeitsbeginn. Bei der Dienstplanung ist zu beachten, dass Arbeitnehmende nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben müssen.

In Bereichen wie u.a. in Gaststätten kann die Ruhezeit um eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird, § 5 Abs. 2 ArbZG.

Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mindestens zwei Stunden in der Nachtzeit liegt. Die Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr und in Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr. Nachtarbeitnehmende sind diejenigen, die an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr Nachtarbeit leisten.

Den Nachtarbeitnehmer*innen stehen aufgrund der besonderen körperlichen Belastung durch die Nachtarbeit besondere Leistungen wie Zuschläge oder bezahlte arbeitsfreie Tage und regelmäßige ärztliche Untersuchungen auf Kosten der Arbeitgebenden zu.

Die Nachtarbeitnehmer*innen dürfen auch werktäglich, also bei einer 6-Tage-Woche, nicht länger als acht Stunden arbeiten. Eine Überschreitung auf bis zu zehn Stunden ist nur ausnahmsweise dann möglich, wenn innerhalb von einem Kalendermonat oder vier Wochen die werktäglichen acht Stunden im Durchschnitt nicht überschritten werden.

Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer*innen an Sonn-und Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden, § 9 ArbZG. Gastronomie und Hotellerie stellen natürlich Ausnahmen dar.

Das Mindestlohngesetz enthält klare Vorgaben, wie die Aufzeichnungspflicht umzusetzen ist. Es besagt in : „Ein Arbeitgeber (…) ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre (beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt) aufzubewahren.“ Auch die Gesamtlänge der Pausen muss festgehalten werden.

Für die Überprüfung müssen Arbeitgeber*innen folgende Unterlagen in deutscher Sprache bereithalten: Arbeitsvertrag, Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen und Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen.

Nach dem BAG-Urteil im September 2022 wird es nun konkreter, was die Ausgestaltung der Urteilsinhalte angeht. Der aktuelle Referentenentwurf zur Änderung der Arbeitszeitgesetzes sieht vor, dass die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmer*innen obligatorisch über die komplette Arbeitszeit abläuft – und nicht wie bisher häufig praktiziert lediglich bei Überstunden. Hintergrund dieses BAG-Urteils ist hierbei das EuGH-Urteil zur EU-Arbeitszeitrichtlinie aus 2019, das die Rechte der Arbeitnehmer*innen stärkte und Arbeitnehmerschutzmaßnahmen weiter in den Vordergrund stellte.

Im Zuge der Neuauflage des Arbeitszeitgesetzes soll auch das Jugendarbeitsschutzgesetz reformiert werden, sodass die Arbeitszeiterfassungspflicht in Zukunft auch Jugendliche betrifft.

Inzwischen sind Arbeitgeber*innen demnach verpflichtet, für alle Mitarbeitenden ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Ausnahmen sollen aber auch möglich sein, sofern dies in Betriebs- oder Dienstvereinbarungen festgelegt wurde. Auch Mitarbeitende, bei denen die geschuldete Tätigkeit wegen besonderer beruflicher Merkmale nicht im Voraus festgelegt werden kann (beispielsweise bei Führungskräften) können von dieser Pflicht ausgenommen werden.

Erhalten Arbeitnehmer*innen jedoch steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, sind die Arbeitszeitnachweise unabhängig von der Höhe des Verdienstes zu führen und für bis zu zehn Jahre aufzubewahren.

Arbeitgeber*innen sind zur dringenden Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet, denn bei Verstößen drohen Geldbußen von bis zu 15.000 Euro oder gar Freiheitsstrafen nach §§ 22, 23 ArbZG. Eine Geldbuße kann schon dann drohen, wenn Arbeitgebende die Arbeitnehmer*innen zum Beispiel über die Grenzen der Arbeitszeit hinaus, also beispielsweise über zehn Stunden beschäftigen oder die Ruhepausen nicht gewährt. Tun sie dies gar willentlich und wiederholen sich die Handlungen auf beharrliche Art, kann dies sogar eine Straftat sein.

Wer seine Personalplanung gesetzeskonform und stressfrei organisieren möchte, sollte auf eine Software wie gastromatic zurückgreifen, denn hier werden die Daten automatisch gespeichert und können im Falle einer Zollkontrolle schnell und unkompliziert vorgezeigt werden.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen und Themenseite: Zeiterfassung