Themen
Wer eine braucht und was Arbeitgebende beachten müssen
- 1.Kurz und knapp
- 2.Was ist eine Arbeitserlaubnis und wer braucht sie?
- 3.Voraussetzungen für eine Arbeitserlaubnis
- 4.In 5 Schritten zur Beantragung der Arbeitserlaubnis für deine Mitarbeitenden
- 5.Fiktionsbescheinigung als Brücke zur Arbeitserlaubnis
- 6.Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt
- 7.Rechte, Pflichten & Tipps für Arbeitgebende
- 8.Fazit
- 9.Verweise
Kurz und knapp
Wusstest du, dass am deutschen Arbeitsmarkt mehr als eine halbe Million Arbeitskräfte fehlen? Du bist also in guter Gesellschaft, wenn du auch in anderen Ländern nach Mitarbeitenden suchst. Arbeitnehmende ohne deutsche Staatsbürgerschaft benötigen jedoch eine Arbeitserlaubnis, bevor du sie beschäftigen darfst.
Ob es eine Arbeitserlaubnis braucht oder nicht und für wie lange diese ausgestellt wird, hängt von vielen Faktoren ab, darunter das Herkunftsland und die Branche. Wir haben für dich im folgenden Beitrag zusammengefasst, worauf du besonders achten musst und wie du mit vorausschauender Planung und einem guten Dokumentenmanagement Problemen vorbeugen kannst. Arbeitgebende müssen verschiedene Anforderungen erfüllen, um eine Arbeitserlaubnis für ausländische Mitarbeitende zu beantragen.
Was ist eine Arbeitserlaubnis und wer braucht sie?
Eine Arbeitserlaubnis ist kein separates Dokument, sondern lediglich ein Vermerk im Aufenthaltstitel, also dem Dokument, das Menschen dazu berechtigt, sich in Deutschland aufzuhalten. Die Arbeitserlaubnis ist eng mit den Aufenthaltsdokumenten verknüpft, die den rechtlichen Status der Person in Deutschland bestätigen. Das kann eine Aufenthaltserlaubnis, eine Niederlassungserlaubnis, ein Visum oder Ähnliches sein.
Dein Ansprechpartner für alle Fragen rund um Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis ist die Ausländerbehörde, die für deinen Betrieb zuständig ist. Eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit braucht es nur dann, wenn deine Mitarbeitenden für ihre Berufe bestimmte Qualifikationen nachweisen müssen. Das ist häufig in der IT, im Gesundheitswesen oder in der Bildung der Fall. Mitarbeitende aus diesen Branchen müssen vor Beschäftigungsbeginn ihre relevanten Schul- und Uniabschlüsse anerkennen lassen. Keine Qualifikationsnachweise benötigen saisonale Arbeitende, Kunstschaffende, Hausangestellte und Au-pairs.
EU oder nicht EU: Die Frage des europäischen Wirtschaftsraumes
Ob und für wie lange jemand eine Arbeitserlaubnis erhält, hängt nicht nur von Branche und Beruf ab, sondern auch von der Herkunft. Grundsätzlich unterscheiden das Aufenthaltsgesetz¹ und die Verordnung über die Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern² zwischen EU- und Nicht-EU-Bürgerinnen und -Bürgern. Darüber hinaus hat Deutschland mit bestimmten Ländern eigene Abkommen geschlossen.
Keine Arbeitserlaubnis benötigst du für Mitarbeitende aus anderen EU-Staaten sowie aus der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island – also den vier Mitgliedsstaaten der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA). Für Staatsangehörige des europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) gelten ähnliche Regelungen wie für EU-Bürger. Die meisten anderen Staatsbürgerinnen und -bürger benötigen eine Arbeitsgenehmigung. Im Zweifelsfall fragst du am besten direkt bei der zuständigen Ausländerbehörde nach.
GUT ZU WISSEN
Seit dem Brexit gelten auch für Großbritannien Sonderregelungen. Wer schon vor dem 31.12.2020 in Deutschland wohnhaft war, braucht keine Arbeitserlaubnis. Alle anderen schon.
Sonderfälle: Fachkräfte und Kontingente
Grundsätzlich gilt, dass Arbeitskräfte mit beruflichen Qualifikationen bessere Chancen haben, eine Arbeitserlaubnis zu bekommen, als unqualifizierte. Der Besitz einer inländischen qualifizierten Berufsausbildung oder einer gleichwertigen im Ausland erworbenen Qualifikation ist oft eine Voraussetzung. Damit Arbeitgebende, die hochqualifizierte Fachkräfte aus dem Ausland beschäftigen möchten, nicht so lange auf die Arbeitserlaubnis warten müssen, gibt es bei der Ausländerbehörde sogar ein eigenes beschleunigtes Fachkräfteverfahren.
GUT ZU WISSEN
Die EU hat für hochqualifizierte Fachkräfte die „Blaue Karte“ eingeführt. Wer diese hat, besitzt automatisch einen Aufenthaltstitel und eine Arbeitserlaubnis für EU-Länder, also auch für Deutschland.
Einen Sonderfall stellen auch Mitarbeitende aus den Westbalkanstaaten dar, genauer gesagt aus:
- Albanien
- Bosnien und Herzegowina
- Kosovo
- Montenegro
- Nordmazedonien und
- Serbien.
Für unqualifizierte Arbeitskräfte aus diesen Ländern gibt es in Deutschland ein jährliches Kontingent von 50.000 Aufenthaltstiteln. Darüber hinaus kann die Bundesagentur für Arbeit bei Bedarf Sonderkontingente schaffen, um bei zeitlich begrenzten Engpässen in bestimmten Branchen oder Berufsgruppen rasch zusätzliche Arbeitskräfte auf den Arbeitsmarkt zu holen.
Voraussetzungen für eine Arbeitserlaubnis
Damit eine Arbeitserlaubnis erteilt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören:
- ein konkretes Jobangebot und/oder einen unterzeichneten Arbeitsvertrag. Eine Einstellungszusage des Unternehmens ist ebenfalls erforderlich.
- eine dem deutschen Arbeitsmarkt entsprechende Bezahlung und angemessene Arbeitsbedingungen. Für Antragsteller:innen über 45 Jahre muss ein bestimmtes Bruttojahresgehalt nachgewiesen werden.
- ein Mangel an verfügbaren Arbeitskräften aus Deutschland, den EU- und EWR-Staaten (ihnen müsstest du als Betrieb Vorrang geben, was die Ausländerbehörde in manchen Fällen im Rahmen einer sogenannten Vorrangprüfung prüft). Die Ausübung der Tätigkeit ist nur mit einem entsprechenden Vermerk im Aufenthaltstitel gestattet.
GUT ZU WISSEN
Ausländische Mitarbeitende mit Arbeitserlaubnis haben dieselben Rechte wie ihre deutschen Kolleginnen und Kollegen. Sie müssen gleich viel verdienen, haben dieselben Urlaubsansprüche und es gelten dieselben Regelungen für Arbeitszeiten und Überstunden.
Wer vorab ein Einreisevisum braucht und wer nicht
Ausländische Mitarbeitende müssen zudem ein Einreisevisum beantragen, bevor sie nach Deutschland kommen. Dieses Visum kann nach erfolgreicher Prüfung dann in einen Aufenthaltstitel samt Arbeitserlaubnis umgewandelt werden. Ausgenommen davon sind die „Best Friends“-Staaten, also:
- Australien
- Israel
- Japan
- Kanada
- Neuseeland
- Republik Korea
- Vereinigte Staaten von Amerika
- Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland
- Andorra
- Monaco
- San Marino
Bürgerinnen und Bürger dieser Staaten können auch ohne Visum einreisen und erst nach ihrer Einreise Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis beantragen.
GUT ZU WISSEN
Ausländische Mitarbeitende über 45 Jahre müssen in ihrem Job in Deutschland ein bestimmtes Mindestgehalt nachweisen. Die Verlängerung der Chancenkarte ist nur möglich, wenn die Fachkraft ein Angebot für eine qualifizierte Beschäftigung vorweisen kann. So will der Staat die Altersversorgung dieser Menschen sicherstellen.
In 5 Schritten zur Beantragung der Arbeitserlaubnis für deine Mitarbeitenden
Um Einreisevisum und Aufenthaltstitel kümmern sich deine Mitarbeitenden meist selbst. An der Arbeitserlaubnis solltest du dich allerdings beteiligen, um deinen Mitarbeitenden den Prozess so einfach wie möglich zu machen. Ein konkretes Arbeitsplatzangebot ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Erteilung einer Arbeitserlaubnis.
- Finde zunächst einmal heraus, welche Behörde für deinen Betrieb und die jeweilige Berufsgruppe zuständig ist. Meist ist es die Ausländerbehörde in dem Bezirk, in dem du deinen Betriebssitz hast. Für bestimmte Gruppen wie Spezialitätenköche oder Kunstschaffende gibt es zentrale Teams bei der Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit (BA) in Bonn.
- Besorge dir die notwendigen Dokumente und Formulare, allen voran eine Kopie des Reisepasses deiner ausländischen Arbeitskräfte und, falls bereits vorhanden, eine Kopie ihrer Aufenthaltstitel (zum Beispiel Visa). Fülle das Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“³ aus.
- Wenn für die Stelle eine Berufsausbildung notwendig ist (Stichwort: reglementierte Berufe), musst du bzw. muss die Bewerberin oder der Bewerber diese Ausbildung nachweisen. Dafür muss sie oder er den Abschluss und alle relevanten Zeugnisse aus dem Ausland bei der jeweils zuständigen deutschen Stelle offiziell anerkennen lassen.⁴
- Hol dir nach Möglichkeit immer eine Vorabzustimmung⁵ für die Beschäftigung deiner ausländischen Mitarbeitenden. Mit solch einer Vorabzustimmung bekommen deine Mitarbeitenden ihre Aufenthaltstitel samt Arbeitserlaubnis um einiges schneller.
- Reiche alle Unterlagen bei der zuständigen Ausländerbehörde ein und warte auf deren Rückmeldung. Das kann bis zu vier Wochen und länger dauern.
Sobald der Antrag genehmigt wurde, erhalten deine ausländischen Mitarbeitenden ihren Aufenthaltstitel inklusive Arbeitserlaubnis.
Wie eine Arbeitserlaubnis aussieht, welche Dokumente benötigt werden und wie du sie verlängerst
Der Aufenthaltstitel sieht aus wie ein Personalausweis im Scheckkartenformat. Die Arbeitserlaubnis ist ein Vermerk auf der Rückseite. Steht dort „Erwerbstätigkeit gestattet“, darf selbständig und unselbstständig in Deutschland gearbeitet werden. Steht dort „Beschäftigung gestattet“, darf ausschließlich unselbstständig gearbeitet werden.
Denk daran, dass du befristete Arbeitserlaubnisse bei Bedarf rechtzeitig verlängern musst. Damit du keine Frist verpasst, kannst du dir im Dokumentenmanagement von gastromatic Erinnerungen setzen. So behältst du immer den Überblick und kannst auch deine Mitarbeitenden gegebenenfalls an Fristen erinnern. Dies ist besonders wichtig für Personen, die in Deutschland arbeiten möchten und auf eine rechtzeitige Verlängerung angewiesen sind.
GUT ZU WISSEN
Falls die Genehmigung der Verlängerung länger dauert, als die aktuelle Arbeitserlaubnis gültig ist, beantragst du am besten gleich eine Fiktionsbescheinigung, um die Zeit zu überbrücken.
Schon von der Chancenkarte für qualifizierte ausländische Fachkräfte gehört?
Seit 2024 gibt es in Deutschland die sogenannte Chancenkarte. Sie ermöglicht es ausländischen Fachkräften, auch ohne Jobzusage nach Deutschland einzureisen und dann hier vor Ort nach einer Stelle zu suchen. Die Chancenkarte bietet vielfältige Möglichkeiten, um in Deutschland Fuß zu fassen und berufliche Chancen zu nutzen. Im Gegensatz zum Visum zur Arbeitsplatzsuche dürfen Menschen mit der Chancenkarte bis zu 20 Stunden pro Woche arbeiten, um ihren Lebensunterhalt zu sichern. Auch Probearbeiten ist mit der neuen Karte möglich.
Für dich als Arbeitgeber hat das gleich mehrere Vorteile: Du hast mehr qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber vor Ort, kannst diese bei Bedarf in Teilzeit schon einmal beschäftigen und danach rascher anstellen, wenn du möchtest. Bei Menschen mit Chancenkarte musst du dich weder um deren Einreise noch braucht es eine gesonderte Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit.
Fiktionsbescheinigung als Brücke zur Arbeitserlaubnis
Eine Fiktionsbescheinigung kann ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Arbeitserlaubnis sein. Wenn ein Antrag auf eine Arbeitserlaubnis gestellt wird, kann es einige Zeit dauern, bis dieser bearbeitet ist. In dieser Zwischenzeit bietet die Fiktionsbescheinigung eine vorübergehende Lösung, die es ermöglicht, im Bundesgebiet zu bleiben und zu arbeiten.
Die Fiktionsbescheinigung ist kein Ersatz für die Arbeitserlaubnis, sondern ein vorübergehender Status, der die bestehenden Rechte und Pflichten des aktuellen Aufenthaltsdokuments bestätigt. Sie ist besonders nützlich, um die Zeit zu überbrücken, bis die endgültige Entscheidung über die Arbeitserlaubnis getroffen wird.
Um eine Fiktionsbescheinigung zu erhalten, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ein gültiger Aufenthaltstitel muss vorliegen.
- Der Antrag auf Arbeitserlaubnis muss bereits gestellt, aber noch nicht bearbeitet sein.
- Es muss ein Nachweis über die bestehenden Rechte und Pflichten des aktuellen Aufenthaltsstatus erbracht werden.
Die Fiktionsbescheinigung bietet somit eine wichtige Möglichkeit, während des Wartezeitraums in Deutschland zu bleiben und zu arbeiten, ohne in rechtliche Unsicherheiten zu geraten.
Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt
Die Beantragung und Erteilung von Arbeitserlaubnissen hat vielfältige Auswirkungen auf den deutschen Arbeitsmarkt. Einerseits ermöglichen Arbeitserlaubnisse es ausländischen Fachkräften, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in Deutschland einzubringen, was zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz in den Unternehmen führen kann. Besonders in Branchen mit Fachkräftemangel, wie bei IT-Spezialisten oder Wissenschaftlern, sind diese zusätzlichen Arbeitskräfte von großem Vorteil.
Andererseits kann die Zunahme ausländischer Arbeitskräfte auch zu einer erhöhten Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt führen. Dies könnte potenziell die Arbeitslosigkeit unter inländischen Arbeitskräften erhöhen, wenn nicht ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.
Es ist daher wichtig, dass die Arbeitserlaubnis fair und gerecht gehandhabt wird. Die Vorrangprüfung, bei der geprüft wird, ob keine geeigneten inländischen oder EU-Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, ist ein Beispiel für eine solche Maßnahme. So wird gewährleistet, dass die Integration ausländischer Arbeitskräfte in den deutschen Arbeitsmarkt sowohl den Unternehmen als auch den Arbeitnehmern zugutekommt.
Insgesamt tragen ausländische Arbeitskräfte mit Arbeitserlaubnis erheblich zum Wirtschaftswachstum bei und bieten Unternehmen die Möglichkeit, qualifizierte Mitarbeitende zu finden, die sie dringend benötigen. Eine sorgfältige und gerechte Handhabung der Arbeitserlaubnisse ist daher im Interesse aller Beteiligten.
Rechte, Pflichten & Tipps für Arbeitgebende
Um die Beschaffung von Einreisevisum und Aufenthaltstitel kümmern sich zwar in der Regel deine ausländischen Mitarbeitenden. Dennoch sieht das Aufenthaltsgesetz¹ vor, dass Arbeitgebende alle Unterlagen prüfen. Außerdem musst du eine Kopie des Aufenthaltstitels aufbewahren (im Dokumentenmanagement von gastromatic geht das ganz einfach). Auch Wissenschaftler unterliegen spezifischen Regelungen und benötigen unter bestimmten Bedingungen eine Arbeitserlaubnis.
Darüber hinaus ist es deine Pflicht, die Ausländerbehörde spätestens vier Wochen nach der Kündigung ausländischer Mitarbeitender darüber zu informieren, dass ihr das Beschäftigungsverhältnis beendet habt. Auch im Fall eines Arbeitgeberwechsels, zum Beispiel, wenn du ausländische Mitarbeitende mit Arbeitserlaubnis von einem anderen Unternehmen abwirbst, musst du die Ausländerbehörde informieren.
TIPP
Wenn du Mitarbeitende beschäftigst, die eine Arbeitserlaubnis brauchen, sichere dich auch vertraglich ab. Erwähne dafür im Arbeitsvertrag zum Beispiel, dass der Vertrag nur gilt, wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen.
Verstöße gegen das Aufenthaltsgesetz betreffen beide Seiten
Wenn du Mitarbeitende aus Drittstaaten ohne Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigung beschäftigst, kann dich der Staat nicht nur aufgrund einer Ordnungswidrigkeit, sondern auch strafrechtlich belangen. Dir drohen Bußgelder bis zu 500.000 Euro und sogar Haftstrafen. Außerdem musst du die nicht bezahlten Sozialversicherungsbeiträge und Steuern nachzahlen.
Auch die Mitarbeitenden, die du illegal beschäftigt hast, kommen in solchen Fällen meist nicht mit einem blauen Auge davon. Neben möglichen Geld- und Haftstrafen droht ihnen auch eine Ausweisung und Abschiebung. Es empfiehlt sich also, jeglichen Verstößen vorzubeugen.
Fazit
Während dank EU und EFTA bereits viele Arbeitskräfte keine Arbeitserlaubnis für eine Beschäftigung in Deutschland brauchen, gibt es immer noch zahlreiche Drittstaatenbürgerinnen und -bürger, die ohne Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis weder in Deutschland leben noch arbeiten dürfen. Angesichts des Fachkräftemangels am deutschen Arbeitsmarkt kommen daher viele Betriebe nicht darum herum, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Mit guter Planung und einer sorgfältigen Verwaltung können Arbeitgebende ihre ausländischen Mitarbeitenden jedoch beim Beantragen von Aufenthaltstiteln und Arbeitsgenehmigungen gut unterstützen und so den Grundstein für eine kurz- oder langfristige Zusammenarbeit legen.
Verweise
Papierchaos war gestern! Behalte den Überblick über alle wichtigen Mitarbeiterdokumente – effizient, digital & sicher.
Mehr erfahren
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
Ähnliche Beiträge
7 min.
Überstunden erfassen: Einfach und gesetzeskonform – So geht’s!
Wie lassen sich Überstunden korrekt dokumentieren, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und welche digitalen Lösungen erleichtern die Erfassung? Erfahre, wie du Überstunden effizient verwaltest und rechtliche Fallstricke vermeidest.
4 min.
Resturlaub: Rechte, Pflichten und Fristen
Hier erfährst du, was Resturlaub eigentlich ist, welche Fristen und Sonderregelungen es gibt, und bekommst nützliche Tipps, wie Arbeitgebende und -nehmende am besten damit umgehen.
7 min.
Arbeitserlaubnis in Deutschland beantragen - So klappt’s ohne Stress
Wer ausländische Mitarbeitende einstellen möchte, braucht oft eine Arbeitserlaubnis. Dieser Artikel zeigt, wer sie benötigt und wie der Antrag reibungslos klappt.