Themen

Abmahnung im Arbeitsrecht

Gründe, Fristen & rechtliche Tipps für die Abmahnung deiner Mitarbeitenden

1.
Kurz & knapp
2.
Was ist eine Abmahnung?
3.
Gründe für Abmahnungen: Wann darf ich abmahnen?
4.
Von der Ermahnung zur Abmahnung und Kündigung: Wann droht das Aus?
5.
Wie schreibt man eine Abmahnung?
6.
Rechte und Pflichten des Arbeitgebers
7.
Wann kommt eine Abmahnung in die Personalakte?
8.
Wie können Mitarbeitende auf Abmahnungen reagieren?
9.
Fazit: Wann ist eine Abmahnung sinnvoll & welche Alternativen gibt es?
10.
FAQs
11.
Verweise

Kurz & knapp

Fehlverhalten wie Unpünktlichkeit oder Unfreundlichkeit und mangelhafte Arbeitsleistungen fallen nicht selten zulasten der anderen. Was aber kannst du tun, wenn Mitarbeitende ihren Verpflichtungen nicht angemessen nachkommen? Im ersten Schritt suchst du vermutlich den Dialog und sprichst das unerwünschte Verhalten oder die schlechte Leistung an, möglicherweise in Form einer Verwarnung. Hilft das nichts, braucht es vermutlich mehr Nachdruck. Und genau hier kommt die Abmahnung ins Spiel.

Im folgenden Beitrag erfährst du, wann du sie einsetzen kannst und solltest, wie sie aussehen muss und welche rechtlichen Folgen sie hat.

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung ist wie eine Gelbe Karte beim Fußball. Mit ihr rügen Arbeitgebende ein vertragswidriges Verhalten oder mangelhafte Leistungen eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin. Zugleich stellst du mit einer Abmahnung eine Konsequenz, meist die Kündigung, in den Raum, für den Fall, dass der oder die Gerügte künftig nichts am Verhalten oder der Leistung ändert. Rechtlich geregelt ist die Abmahnung nicht im Arbeitsrecht, sondern im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB, § 314 II)¹. Eine Abmahnung ist zudem Bestandteil der Personalakte und verjährt nicht.

GUT ZU WISSEN

Eine mildere Form der Abmahnung ist die Ermahnung. Dabei rügst du Mitarbeitende zwar, drohst aber nicht gleich mit Konsequenzen, zum Beispiel mit einer Kündigung.

Gründe für Abmahnungen: Wann darf ich abmahnen?

Prinzipiell kannst du bei jedem persönlichen Fehlverhalten oder bei jeder mangelhaften Leistung eine Abmahnung aussprechen. Sie hat allerdings einen sehr formalen Charakter und wird in der Regel als Drohung aufgefasst. Im Sinne eines wertschätzenden Miteinanders empfiehlt es sich daher, Abmahnungen erst einzusetzen, wenn Gespräche und Ermahnungen nicht geholfen haben.

Die Gründe, warum Abmahnungen ausgesprochen werden, sind so vielfältig wie die Menschen, die für dich arbeiten. Die häufigsten Abmahnungsgründe sind unter anderem:

Wenn sich Mitarbeitende nicht an Verträge oder Vereinbarungen halten Beispiel: Wenn deine Mitarbeitenden deine Arbeitsanweisungen missachten oder zu spät kommen, verstoßen sie gegen den Arbeitsvertrag, den du mit ihnen abgeschlossen hast. Achtung: Bei bestimmten Regelverstößen, wie dem Alkoholkonsum, ist eine Abmahnung zulässig, wobei Sucht als Krankheit nicht abgemahnt werden darf.
Wenn Beschäftigte im Miteinander negativ auffallen Beispiel: Wenn Mitarbeitende dich oder andere mobben, belästigen oder beleidigen, liegt ein triftiger Grund für eine Abmahnung vor. Auch Diebstahl am Arbeitsplatz kann eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
Wenn Mitarbeitende die eigene Sicherheit oder die anderer gefährden Beispiel: Wenn jemand keine Schutzkleidung trägt oder Gefahrenhinweise ignoriert, ist nicht nur seine Gesundheit, sondern auch die anderer in Gefahr. Die Begehung solcher Pflichtverletzungen kann schwerwiegende Konsequenzen haben.
Wenn Beschäftigte die vereinbarte Leistung nicht erbringen Beispiel: Einem Kollegen passieren häufig Fehler, die andere ausbaden müssen, oder eine Kollegin verweigert gewisse Tätigkeiten, die laut Arbeitsvertrag dazugehören. Bei wiederholten Fehlern kann eine Abmahnung folgen. Was als Fehlverhalten oder mangelnde Leistung angesehen wird, ist nicht immer klar und kann subjektiv sein. Daher empfiehlt es sich, immer erst das Gespräch zu suchen und im Zweifelsfall eine zweite Meinung einzuholen. Kein Grund für eine Abmahnung sind zum Beispiel häufige Krankenstände.

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Von der Ermahnung zur Abmahnung und Kündigung: Wann droht das Aus?

Eine Abmahnung soll den betroffenen Personen die Chance geben, ihr Verhalten zu ändern und eine Kündigung abzuwenden. Ob eine Abmahnung verpflichtend ist oder nicht, hängt von der Art der Kündigung ab. Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG)² unterscheidet zwischen:

der personenbedingten Kündigung, weil Mitarbeitende aus persönlichen, gesundheitlichen oder fachlichen Gründen die vereinbarte Arbeit nicht verrichten können (selbst wenn sie wollten). Hier ist meist keine Abmahnung notwendig, aber sie kann im Fall von Streitigkeiten von Vorteil sein.
der verhaltensbedingten Kündigung, weil sich Mitarbeitenden nicht so verhalten, wie sie sich laut Arbeitsvertrag verhalten sollten. In dem Fall braucht es eine Abmahnung vorab.
der betriebsbedingten Kündigung, weil nicht genug Arbeit vorhanden ist, um die Mitarbeitenden weiterzubeschäftigen. Hier braucht es keine Abmahnung.

Im Rahmen dieser Unterscheidung wird deutlich, unter welchen Voraussetzungen eine Abmahnung ausgesprochen werden kann und welche Bedeutung sie im Arbeitsrecht hat.

Für dich heißt das: Wenn du Mitarbeitende aufgrund ihrer Persönlichkeit oder ihres Verhaltens feuern möchtest, solltest du eine Abmahnung in Betracht ziehen. Die Frage, die sich hier stellt, ist: Kann die betroffene Person ihr Verhalten ändern? Lautet die Antwort ja oder vielleicht, solltest du mindestens einmal abmahnen, bevor du eine Kündigung aussprichst.

GUT ZU WISSEN

Gesetzliche Fristen für Abmahnungen gibt es nicht. Wir empfehlen: Sprich Abmahnungen möglichst zeitnah aus und lass auch danach nicht zu viel Zeit verstreichen. Es könnte sonst der Eindruck entstehen, dass „ja alles nicht so schlimm war“.

Praxisbeispiel: Alex Langschläfer und die Frühschicht

Für Alex Langschläfer ist jedes Morgengrauen ein Graus. Er arbeitet in der Pflege in einem kleinen Pflegeheim und hat dort immer wieder Frühschicht. Zu der kommt er nun schon zum dritten Mal unentschuldigt zu spät. Was kann seine Chefin Jasmin tun? Für eine Kündigung ist es noch zu früh, also sucht Jasmin das Gespräch und ermahnt Alex, ab sofort bitte seine Arbeitszeit einzuhalten und pünktlich zur Frühschicht zu kommen.

Nach drei Wochen stellt sie fest, dass Alex immer noch zu spät zur Frühschicht kommt und jemand aus seinem Team daher immer länger bleiben muss. Die Stimmung im Team ist deswegen angespannt. Daher entscheidet sich Jasmin nun für eine Abmahnung. Sie informiert Alex darüber und erklärt ihm, dass ihm eine Kündigung droht, wenn er nicht ab sofort die definierte Arbeitszeit einhält. Nun liegt es an Alex Langschläfer, dafür zu sorgen, sein Verhalten zu ändern.

Wie schreibt man eine Abmahnung?

Laut Gesetz ist eine Abmahnung zwar an keine bestimmte Form gebunden, sie sollte aber stets schriftlich erfolgen, damit du im Zweifelsfall etwas in der Hand hast. E-Mail gilt hier auch, die meisten Unternehmen gehen aber auf Nummer sicher und lassen sich die ausgedruckte schriftliche Abmahnung von dem oder der betroffenen Mitarbeitenden unterzeichnen. Es ist ratsam, eine Kopie der Abmahnung auch an die Personalabteilung zu übergeben und sich diese Übergabe bestätigen zu lassen, um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden.

Achte außerdem darauf, dass deine Abmahnung folgende Voraussetzungen erfüllt:

Formuliere sie klar und konkret.
Beschreibe die Verhaltensweise oder die Leistung, die du beanstandest, möglichst genau und erwähne nach Möglichkeit auch Ort, Datum und Uhrzeit.
Erkläre, warum das Verhalten oder die Leistung einen Vertragsbruch darstellt, und mach klar, dass du die jeweilige Verhaltensweise bzw. die mangelhafte Leistung nicht weiter duldest.
Erwähne dezidiert die Kündigung als mögliche Konsequenz, wenn der oder die Betroffene nichts am Verhalten ändert bzw. die Leistung nicht verbessert.

Die 3 Funktionen einer Abmahnung

Sobald du deine Abmahnung verfasst hast, prüfe am besten noch einmal, ob sie neben den genannten Voraussetzungen die folgenden drei Funktionen erfüllt:

Hinweisen: Du musst den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin darauf hinweisen, dass sein oder ihr Verhalten vertragswidrig ist bzw. die vertraglich vereinbarte Leistung nicht erbracht wurde.
Ermahnen: Du musst den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin auffordern, das Verhalten künftig zu ändern bzw. die Leistung künftig zu erbringen.
Warnen: Du musst ihm oder ihr für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen.

Wann ist eine Abmahnung ungültig?

Wenn eine Abmahnung die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, kann sie für unwirksam erklärt werden. Die häufigsten Gründe für ungültige Abmahnungen sind:

Unbestimmtheit Vermeide zu vage Formulierungen oder zu allgemeine Vorwürfe.
Verjährung Lass nicht zu viel Zeit zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung sowie der Abmahnung und der Kündigung verstreichen.
Verletzte Persönlichkeitsrechte Formuliere deine Abmahnung nicht beleidigend oder herablassend.
Unwahrheiten Bleibe in deiner Abmahnung bei den Fakten und übertreibe nicht.
Diskriminierung Geschlecht, Alter, Religion oder ethnische Herkunft darfst du niemals als Grund (auch nicht als Teilgrund) für eine Abmahnung heranziehen.
Unverhältnismäßigkeit Vermeide Abmahnungen aufgrund geringfügiger Fehltritte oder Bagatellverstöße.

Abgemahnte Arbeitnehmer haben das Recht, gegen eine ungültige Abmahnung vorzugehen und sollten sich über ihre Möglichkeiten informieren.

Frag im Zweifelsfall immer bei deiner Rechtsberatung nach. Die Beurteilung von Verhalten und Leistung ist oft subjektiv. Die Einschätzung von Experten kann daher nie schaden.

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Als Arbeitgeber hast du das Recht, eine Abmahnung auszusprechen, wenn ein Mitarbeiter sich vertragswidrig verhält. Dabei ist es wichtig, dass die Abmahnung präzise formuliert und sachlich gerechtfertigt ist. Vor der Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte muss der betroffene Mitarbeiter die Möglichkeit haben, seine Sicht der Dinge darzulegen.

Eine Abmahnung darf nicht willkürlich oder diskriminierend sein. Du bist verpflichtet, den Mitarbeiter über die möglichen Konsequenzen einer Abmahnung, wie etwa eine Kündigung, zu informieren. Dies schafft Klarheit und gibt dem Mitarbeiter die Chance, sein Verhalten zu ändern.

Die Dokumentation der Abmahnung in der Personalakte ist dein Recht als Arbeitgeber. Achte jedoch darauf, dass die Abmahnung nicht länger als notwendig in der Akte bleibt. Der Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, gegen die Abmahnung vorzugehen, falls er sie für ungerechtfertigt hält.

Es gibt spezialisierte Anwälte und Unternehmen, die dich bei der Erstellung und Ausgabe von Abmahnungen unterstützen können. Es ist essenziell, dass du dich an die gesetzlichen Vorschriften hältst und die Abmahnung fair und gerecht ist, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Eine Abmahnung sollte niemals zu einer Diskriminierung des Mitarbeiters führen. Informiere den Mitarbeiter stets über die möglichen Konsequenzen und halte dich an die gesetzlichen Vorgaben, um eine faire und transparente Vorgehensweise zu gewährleisten.

Wann kommt eine Abmahnung in die Personalakte?

Sobald dein Mitarbeiter die Möglichkeit hatte, seine bzw. ihre Sicht der Dinge darzulegen, kommt die Abmahnung in die Personalakte. Die Verwaltung dieser Akten kann durch den Einsatz einer geeigneten Software effizienter gestaltet werden.

Verändert der oder die Betroffene danach das Verhalten, verliert die Abmahnung mit der Zeit ihre Warnfunktion. Du kannst sie also irgendwann nicht mehr als Vorstufe für eine Kündigung heranziehen. Wie viel Zeit dafür vergehen muss, ist nicht gesetzlich geregelt, sondern von Fall zu Fall unterschiedlich. Am besten vereinbarst du gemeinsam mit den Betroffenen eine Zeitspanne und vielleicht auch konkrete Schritte, damit klar ist, wer was wann erwartet.

TIPP

Du kannst Abmahnungsfristen auch in deinen Arbeitsverträgen oder in Betriebsvereinbarungen definieren. So lassen sich spätere Unklarheiten vermeiden.

Kommt es nach der Abmahnung nicht mehr zu dem Fehlverhalten bzw. verbessert sich die Leistung, bleibt die Abmahnung fürs Erste in der Personalakte. Das Gesetz verpflichtet dich nicht, sie zu entfernen, aber es gibt Gerichtsurteile, die aus Datenschutzgründen eine Löschung nach zwei bis drei Jahren nahelegen.

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Wie können Mitarbeitende auf Abmahnungen reagieren?

Im besten Fall nehmen sie die Abmahnung ernst und ändern ihr Verhalten bzw. verbessern ihre Leistung. Wenn deine Mitarbeitenden jedoch das Gefühl haben, dass die Abmahnung ungerechtfertigt war, haben sie mehrere Möglichkeiten, darauf zu reagieren:

Mitarbeitende haben ein Recht auf Gegendarstellung. Abgemahnte Arbeitnehmer können eine schriftliche Gegendarstellung verfassen, die du in die Personalakte aufnehmen musst, auch wenn du nicht zustimmst.
Mitarbeitende können sich beim Betriebsrat beschweren. Dieser prüft dann die Abmahnung und unterstützt bei der Lösungsfindung.
Mitarbeitende können die Abmahnung vom zuständigen Arbeitsgericht prüfen lassen. Stellt das Gericht fest, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist, musst du sie aus der Personalakte löschen. Die Beweislast liegt in solch einem Verfahren bei dir als Arbeitgeber*in.

Reagiert eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter auf die Abmahnung nicht, bedeutet das nicht gleich, dass sie automatisch gerechtfertigt ist. Sie kann auch nach einer Kündigung noch infrage gestellt und gerichtlich geprüft werden.

GUT ZU WISSEN

Theoretisch haben auch deine Mitarbeitenden das Recht, dich als Arbeitgeberin abzumahnen, wenn du deinen Pflichten als solcher nicht gerecht wirst und zum Beispiel deine Mitarbeitenden wiederholt zu spät bezahlst.

Fazit: Wann ist eine Abmahnung sinnvoll & welche Alternativen gibt es?

Die Abmahnung ist ein wichtiges Hilfsmittel, um von deinen Mitarbeitenden die Verhaltensweisen und die Leistung einzufordern, die sie dir mit ihrer Unterschrift im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung zugesichert haben. Allerdings hat so eine Abmahnung einen sehr offiziellen Charakter und kann sich negativ auf euer Arbeitsverhältnis auswirken. Niemand wird gerne ermahnt wie ein Kind. Versuche es daher immer erst mit Mediation statt Eskalation. Lässt sich eine Abmahnung dennoch nicht vermeiden, versuche, so professionell und wohlwollend wie möglich zu bleiben. Am Ende hat jeder und jede eine zweite Chance verdient, oder?

FAQs

Welches Verhalten ist abmahnfähig?

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber jede Verhaltensweise abmahnen, die deinen Betrieb stört und dazu führt, dass du nicht die Arbeitsleistung bekommst, die du mit deinem oder deiner Beschäftigten vereinbart hast. Zu den häufigsten Fehlverhalten, die abgemahnt werden, zählen ständige Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, gesundheitsgefährdendes Verhalten oder konstantes Mobbing. Die Begehung von Straftaten am Arbeitsplatz, wie Diebstahl oder Unterschlagung, kann eine sofortige Kündigung rechtfertigen, ohne dass vorher eine Abmahnung nötig ist. Auch wenn trotz mehrmaliger Ermahnungen die Leistung nicht passt, kannst du eine Abmahnung nutzen, um deiner Forderung Nachdruck zu verleihen.

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?

Obwohl viele meinen, sie müssten mindestens drei Mal abmahnen, bevor eine Kündigung möglich ist, sieht das Gesetz keine Mindestanzahl von Abmahnungen vor. Es gibt keine festgelegte Zahl von Abmahnungen, die ausgesprochen werden muss; entscheidend ist vielmehr die Schwere des Fehlverhaltens des Arbeitnehmers. Einzig bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist es deine Pflicht, vorab eine Abmahnung auszusprechen. So gibst du dem Mitarbeitenden die Chance, sein oder ihr Verhalten zu ändern, um das Arbeitsverhältnis zu retten. Bei einer personenbezogenen Kündigung musst du vor der Kündigung nur abmahnen, wenn der oder die Beschäftigte theoretisch etwas tun könnte, um an der Situation etwas zu ändern.

Zwei Beispiele: Eine Abmahnung ist empfehlenswert, wenn es darum geht, dass ein sehr introvertierter Mitarbeiter versucht, ein wenig offener auf Kundinnen und Kunden zuzugehen.

Eine Abmahnung ist nicht notwendig, wenn sich herausstellt, dass eine Yogatrainerin entgegen ihren Angaben nicht die notwendige Trainerausbildung hat.

Kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Von Gesetzes wegen bist du nicht verpflichtet, eine Abmahnung zu löschen. Eine Abmahnung ist ein Bestandteil der Personalakte und verjährt nicht. Arbeitsgerichte sind jedoch schon mehrmals zu dem Urteil gekommen, dass Abmahnungen aus Datenschutzgründen nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden sollten. Darüber hinaus können betroffene Mitarbeitende eine Entfernung erzwingen, wenn sie die Abmahnung für ungerechtfertigt halten und vom Arbeitsgericht Recht bekommen.

Muss ich den Betriebsrat über Abmahnungen informieren?

Von Gesetzes wegen bist du nicht verpflichtet, den Betriebsrat zu informieren, wenn du Mitarbeitende abmahnst. Es ist jedoch ratsam, eine Kopie der Abmahnung auch an die Personalabteilung zu senden und sich die Übergabe bestätigen zu lassen, um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden. Erst wenn die Abmahnung tatsächlich zur Kündigung führt, musst du den Betriebsrat hinzuziehen.

Ist eine Abmahnung per WhatsApp oder E-Mail gültig?

Über welchen Kanal du eine Abmahnung übermittelst, steht dir frei. Um im Streitfall aber etwas Schriftliches vorweisen zu können, drucken viele Unternehmen die Abmahnung aus und lassen sie sich von der oder dem Abgemahnten handschriftlich unterzeichnen. Alternativ kann spezielle Software genutzt werden, um die Erstellung und Verwaltung von Abmahnungen effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.

Wie lange ist eine Abmahnung gültig?

Das hängt vom Inhalt der Abmahnung ab. Bei schwerwiegenden Verstößen, die als 'Fehlers' bezeichnet werden, wie das Ignorieren von Anweisungen oder unhöfliches Verhalten, ist die Dokumentation entscheidend für die Bewertung der Schwere der Vorfälle. Offizielle Fristen gibt es hier nicht, es gilt jedoch der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Wenn du einer Mitarbeiterin aufgrund mangelnder Leistung eine Abmahnung erteilst, wirst du ihr vermutlich ein paar Wochen Zeit geben, um ihre Leistungen zu verbessern.

Geht es jedoch darum, dass ein Mitarbeiter unfreundlich zur Kundschaft ist, wirst du erwarten, dass er sofort nach der Abmahnung sein Verhalten ändert. Sollte er das nicht tun, folgt vermutlich recht rasch eine weitere Abmahnung oder sogar die Kündigung.

Verweise

¹Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB, § 314 II)

²Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

Abmahnungen ordentlich dokumentieren? Die digitale Personalakte macht’s einfach!

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.